Tooprogram.ru

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Базы данных access видео уроки

Система управления базами данных. Microsoft Office Access

Урок 10. Информатика 9 класс ФГОС

Конспект урока «Система управления базами данных. Microsoft Office Access»

· Элементы баз данных, такие как таблица, форма, запрос и многое другое.

СУБД – система управления базами данных – это программное обеспечение, которое предназначено для создания, хранения и обработки баз данных. Системы управления базами данных позволяют создавать структуру базы данных, заполнять ее информацией, редактировать структуру и содержание, выполнять сортировку данных, осуществлять поиск информации в базе данных, выводить нужную информацию на экран монитора, в файл и на бумажный носитель, устанавливать защиту баз данных. СУБД помогает работать с большими объёмами информации, собирая все данные в большую справочную систему, при помощи которой можно быстро искать и выбирать нужную информацию.

В настоящее время существует большое количество различных СУБД. По способу доступа к базам данных их можно разделить на две группы: настольные и серверные.

Настольные СУБД ориентированы на обслуживание одного пользователя, работающего на определённом компьютере с базами данных в любой момент времени. К настольным СУБД относятся:

Недостатки настольных СУБД стали очевидными, когда возникла необходимость одновременной работы с ними большого числа пользователей. Поэтому следующим этапом развития СУБД стало создание серверных СУБД.

Серверные СУБД используют принцип централизованного хранения и обработки данных, который основан на архитектуре клиент-сервер.

СУБД, хранящая данные, и прикладная программа, интерпретирующая эти данные, являются разными приложениями, то есть существуют приложение-сервер и приложение-клиент. К серверным СУБД относятся:

Итак, более простыми и распространёнными настольными базами данных являются Microsoft Access и OpenOffice.org Base. На данном уроке мы с вами познакомимся с программой создания баз данных OpenOffice.org Base.

Для начала запустим эту программу и познакомимся с её интерфейсом.

Открываем приложение OpenOffice Base. В появившемся окне выбираем пункт “Создать новую базу данных”. Нажимаем кнопку готово и в появившемся окне указываем имя базы данных и путь для сохранения. В нашем случае назовём базу данных «Сведения о четвертных оценках учащихся» и укажем путь к своей рабочей папке.

Появится окно программы. Вверху находится строка заголовка, где указано название нашей базы данных и программы, в которой оно открыто. Чуть ниже находится строка меню, панель инструментов, рабочая область и строка состояния.

Основными объектами базы данных являются таблицы, формы, запросы и отчёты.

Таблицы — главный объект базы данных. Он предназначен для хранения данных. На основе таблицы создаются остальные объекты базы данных. Реляционная база данных может состоять из множества взаимосвязанных таблиц.

Следующий объект – формы. Формы являются вспомогательными объектами. Их создают для того, чтобы работа пользователя при вводе, просмотре и редактировании данных в таблице была более удобной.

Запросы – это команды и их параметры, с которыми пользователь обращается к СУБД для поиска данных, сортировки, добавления, удаления и обновления записей.

Отчёты – это документы, которые формируются на основе таблиц и запросов. Они предназначены для вывода на печать.

Давайте создадим базу данных «Сведения о четвертных оценках учащихся», которая будет содержать сведения об учащихся: номер, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения и класс; и оценки за первую четверть по учебным предметам: математика, русский язык, биология, химия, физика и английский язык.

Данная база данных будет состоять из двух таблиц. Первая таблица будет содержать поля: номер, фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения и класс. Вторая: номер, оценки по математике, русскому языку, биологии, химии, физике и английскому языку за первую четверть.

Итак, создадим первую таблицу и назовём ее «Сведения об учащихся». Для этого в рабочей области слева выберем объект Таблицы и справа Создать таблицу в режиме дизайна. В появившемся окне в столбце имя поля укажем название первого поля: номер и укажем его тип: числовой. Далее имена второго, третьего, четвёртого и пятого полей будут фамилия, имя, отчество, пол, а их тип будет текстовым. Поле дата рождения будет типа дата, а класс – числовой.

Прежде чем сохранить таблицу, необходимо указать поле – ключ. Вспомним, что ключ – это поле или совокупность полей, значения которых в записях не повторяются, то есть являются уникальными. В нашем случае это будет поле с именем «Номер». Для этого нажмём на ячейке рядом с названием поля правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберем первичный ключ.

Читать еще:  Способы создания объектов в ms access

Теперь сохраним нашу таблицу при помощи команды Файл далее сохранить как. Указываем имя таблицы «Сведения об учащихся» и нажимаем окей. Закрываем нашу таблицу.

Обратите внимание, что в рабочей области Таблицы появилась наша сохранённая таблица. Для редактирования/изменения данной таблицы необходимо выделить её левой кнопкой мыши и на панели инструментов нажать кнопку «редактировать». Снова откроется наша таблица в режиме дизайна. Здесь мы можем добавлять и удалять поля, изменять их тип и многое другое.

Аналогичным образом создаём и сохраняем ещё одну таблицу с именем «Оценки первая четверть».

Полем-ключом в этой таблице будет поле с именем «Номер». Поля с именами номер и Оценки по математике, русскому языку, биологии, химии, физике и английскому языку в данной таблице будут относится к числовому типу.

Для заполнения таблицы можно использовать несколько способов: первый непосредственно вводить данные в таблицу – и второй создать форму для ввода информации.

Давайте таблицу «Сведения об учащихся» заполним методом ввода данных в неё. Для этого откроем её двойным щелчком мыши по ней. И введём необходимые данные. Первая запись будет содержать следующее: Номер: 1; Фамилия: Иванов, Имя: Андрей; Отчество: Игоревич; Пол будем обозначать буквами м или ж. В данном случае м. Дата рождения 3.06.2000. Класс 11.

Для перехода к следующей ячейке можно использовать клавишу Tab или стрелку на клавиатуре «Вправо». Аналогично заполним все ячейки данной таблицы.

Есть ячейки, в которых данные отображаются не полностью, то есть не вмещаются в размер поля. Для того, чтобы расширить размер поля необходимо подвести курсор к правой границе названия поля, курсор изменится на стрелку. Теперь нажимаем левую кнопку мыши и растягиваем поле до нужного размера. После заполнения нажимаем кнопку cохранить и закрываем нашу таблицу.

Вторую таблицу «Оценки первая четверть» заполним с помощью форм. Для этого в объектах таблицы выберем формы, затем будем использовать мастер для создания форм. В появившемся окне выбираем необходимую таблицу, затем выбираем нужные для заполнения поля путём перемещения из левого окна в правое. Одинарная стрелка для перемещения по одному полю, двойная – для перемещения всех полей сразу. Так как нам нужно заполнить всю таблицу – выберем все.

Нажимаем дважды кнопку дальше. На пятом шаге выбираем оформление нашей формы. Обратите внимание, что при выборе формы можно просмотреть, что в итоге получится. Выберем первую. Можно выбрать расположение текста по отношению к ячейкам для заполнения: слева или справа. Переходим к седьмому шагу путем нажатия на кнопку дальше дважды. На данном шаге выбираем цвет оформления формы. Например, светло-синий. И на последнем, восьмом шаге зададим имя форме «Первая четверть». Нажимаем кнопку готово.

Откроется форма для заполнения. Вводим необходимые данные о первом учащемся. Номер — 1. Для перехода к следующей ячейке можно использовать левую кнопку мыши, щелкнув в нужном месте или клавишу Tab. Далее математика – 5, русский язык – 4, биология – 4, химия – 5, физика – 4 и английский язык – 5.

Чтобы перейти к заполнению данных о втором учащемся необходимо нажать на кнопку следующий или клавишу Tab. Заполняем сведения о данном учащемся и остальных аналогичным образом.

После заполнения данной формы просто ее закрываем. Для просмотра данных таблицы можно перейти к объектам таблицы и открыть «Оценки первая четверть».

Данная база данных может быть в дальнейшем изменена путём редактирования (исправление, удаление) старых или внесения новых данных, изменения содержимых отдельных полей и структуры всей таблицы.

К таблице можно применять такое действие как сортировка. Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или убыванию. Давайте отсортируем данные в таблице сведения об учащихся. Будем сортировать поле фамилия в алфавитном порядке, то есть по возрастанию. Для этого откроем таблицу, поставим курсор в поле – фамилия и нажмем на кнопку сортировка на панели инструментов. Обратите внимание, что все фамилии упорядочились по алфавиту.

Читать еще:  Access и 1с

На данном уроке нам также необходимо познакомиться с таким объектом как запросы.

Запрос (справка) – это таблица, которая содержит интересующие пользователя сведения, извлечённые из базы данных. Таблица содержит записи и поля, которые содержатся в запросах на выборку данных, удовлетворяющих заданным условиям (условиям выбора).

Условия выбора записываются в форме логических выражений, сформированных из высказываний на естественном языке. Для задания условий выбора используются простые и сложные логические выражения.

В данной таблице приведены простые логические выражения и их значения.

Приложения для создания баз данных. Основные понятия

Данный урок поможет пользователям ознакомиться с основным функционалом продукта компании Microsoft, а именно Microsoft Access, а также будет рассмотрен графический интерфейс и показаны несколько примеров, как на практике создавать базы данных в этой системе.

Тема: Технологии поиска и хранения информации

Урок: Приложения для создания баз данных. Основные понятия

1. Знакомство с Microsoft Access

В пакет программ Microsoft Office входит программа Microsoft Access (рис. 1). Это средство для создания баз данных, для хранения, обработки и быстрого доступа к нужной информации.

Само название access, если мы заглянем в электронный словарь, означает доступ. Кстати говоря, электронный словарь также является базой данных, созданной для учебных целей.

Работая с различными приложениями Microsoft Office, мы приобрели определенные навыки редактирования, вставки объектов, форматирования документов. Все эти навыки пригодятся нам и для работы с Microsoft Access. Особенно те навыки и знания, которые мы приобрели при работе с программой Microsoft Excel. В частности, работа с таблицами, выбор формата данных.

2. Создание базы данных в MS Access, настройка ее параметров

Создавать базу данных можно на основе тех шаблонов, которые предлагаются в самой программе (рис. 2), либо на основе шаблонов, которые есть на сайте разработчиков (рис. 3).

3. Информационные системы, их назначение и сферы применения

Возможно, среди предлагаемых шаблонов не окажется ни одного, который полностью соответствует поставленной вами задаче. Но, тем не менее, попробовать создать базу данных на основе шаблона очень полезно для того, чтобы познакомиться со структурой базы данных, с основными элементами базы и их назначением. Давайте попробуем сделать это.

Для того чтобы создать базу данных, после запуска программы Microsoft Access достаточно щелкнуть на кнопку Office и выбрать команду «Создать» (рис. 4).

Нам тут же будет предложено имя по умолчанию, можно открыть каталог и выбрать, куда именно будет сохранена база данных, после чего нажать на кнопку Создать.

Но можно поступить и по-другому, можно использовать для создания базы шаблоны. В группе категории шаблонов выберем локальные шаблоны (рис. 5). Мы увидим список доступных нам локальных шаблонов. Из этого списка нужно выбрать ту задачу, которая ближе всего к той задаче, которая стоит перед нами. Выберем, например, шаблон Учащиеся (рис. 6). Нам будет предложено имя базы данных по умолчанию, мы можем выбрать каталог, куда сохранить базу, и щелкнуть Создать.

Итак, база данных создана, но пока она не содержит никакой информации, а только готовые шаблоны различных элементов базы. Поскольку база данных может содержать активные элементы, щелкнем Параметры->Включить активное содержимое, которое в дальнейшем может быть в базу включено.

4. Основные объекты созданной нами в MS Access базы данных

Для того чтобы увидеть все элементы созданной базы, щелкнем в области переходов (рис. 7), и мы можем отобразить все типы объектов, которые есть в нашей базе (рис. 8). Есть таблицы, есть запросы, есть формы и отчеты.

Данные можно вводить либо в таблицы, либо в соответствующие таблицам формы.

Если мы рассмотрим окно программы Microsoft Access (рис. 9), мы увидим много известных нам уже элементов интерфейса. Это и кнопка Office, и панель быстрого доступа, и вкладки на ней, но появилось нечто новое, новый элемент – область переходов (№5 на рис. 9). Именно в этой области мы видим все элементы базы данных, такие как таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы.

О том, что представляет собой каждый этот элемент, можно узнать из справочной системы приложения. На следующих уроках мы узнаем о способах создания этих элементов и об их назначении.

Читать еще:  Как сделать запрос в access 2020

Следует отметить, что все объекты базы можно хранить в одном файле с расширением .accsdb (рис. 10).

5. Работа с таблицами, настройки таблиц и типы данных ее полей

Основной элемент базы данных – это таблица. В ней хранится информация об описываемых в базе данных объектах. Таблица состоит из строк записей и столбцов, которые называются полями.

В таблице описываются однотипные данные, т. е. данные, имеющие общие характеристики. Проектирование базы данных как раз и начинается с выбора описываемых объектов и выделения общих для них характеристик. Названия этих характеристик как раз и будут служить названиями столбцов, т. е. полей.

Пусть мы хотим создать базу данных музея картин Санкт-Петербурга. Вся необходимая нам информация есть у нас в текстовом документе, также есть набор иллюстраций. Эти материалы и послужат основой для создаваемой базы данных.

Итак, описываемыми объектами являются музеи, какие же можно выделить общие характеристики? У каждого музея есть название, есть адрес, фотографии здания музея, краткое описание музея, часы работы, адрес сайта, стоимость входного билета и т. д. Вот эти названия как раз и будут служить названиями полей.

Посмотрим, как создать таблицу и внести в нее эти данные. Основным элементом базы данных является таблица, куда записывается информация об описываемых объектах (рис. 11). Она состоит из столбцов полей, в которых отображаются названия характеристик объектов и строк записей, в которых мы записываем значения этих самых полей для каждой записи.

Для того чтобы создать новую таблицу, достаточно нажать на кнопку Создание (рис. 11) и выбрать Таблица. Можно ввести названия поля (рис. 12), ввести значение этого поля, и мы тут же видим, что тут же появляется новый столбец (новое поле) и новая строка (новая запись) для следующей порции данных (рис. 13). Как только мы закончим вводить данные в таблицу, мы ее закрываем, и далее нам предлагается диалоговое окно сохранения (рис. 14) – мы нажимаем Сохранить и далее вводим название этой таблицы.

В электронной таблице можно вводить данные разных форматов:

Но все данные одного поля должны иметь общий формат, определить формат можно в режиме конструктора таблиц для того, чтобы он соответствовал формату вводимых данных. Давайте посмотрим, как это сделать.

Иногда при попытке ввести данные в ячейку мы сталкиваемся с невозможностью это сделать, например, мы скопировали в буфер обмена краткое описание музея. Щелкнем ПКМ на ячейке, куда мы хотим ввести эту информацию, выберем из контекстного меню команду вставить, но вместо того, чтобы получить результат, мы увидим сообщение «Слишком длинный текст для изменения» (рис.15).

Появление такого сообщения может быть связано с тем, что тип данных не соответствует типу поля. Изменить тип поля можно, перейдя в режим конструктора, выбрав соответствующую кнопку в строке состояния (рис. 16), либо щелкнув ПКМ на вкладке, после чего выбрать режим Конструктор (рис. 16), либо щелкнув в области перехода на название нашей таблицы (рис. 17).

В режиме конструктора мы можем выбрать тип каждого поля. Щелкнем в ячейке, в которой обозначается тип данных, и выберем из контекстного меню требуемый тип данных (рис. 18). В данном случае – это MEMO. Закроем режим конструктора, сохраним изменения и попробуем еще раз ввести данные из буфера. Теперь у нас все получилось (рис. 19), потому что тип данных соответствует типу поля.

6. Заключение

Список литературы

  1. Угринович Н.Д. Информатика-9. – М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2012.
  2. Гейн А.Г., Юнерман Н.А. Информатика-9. – М.: Просвещение, 2012.
  3. Соловьёва Л.Ф. Информатика и ИКТ. Учебник для 9 класса. – СПб.: БХВ-Петербург, 2007.

Дополнительные рекомендованные ссылки на ресурсы сети Интернет

Домашнее задание

  1. Каким способом можно использовать шаблоны баз данных, находящиеся на сайте Microsoft?
  2. Какое расширение имеют файлы с базами данных MS Access?
  3. Какие типы данных существуют в MS Access?
  4. Какой новый элемент управления появляется в MS Access, который отсутствует в MS Word и MS Excel?

Если вы нашли ошибку или неработающую ссылку, пожалуйста, сообщите нам – сделайте свой вклад в развитие проекта.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector