Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд

Ms access database

MS Access – Database Management System by Microsoft

MS Access or Microsoft Access is Database Management System (DBMS) by Microsoft. In Microsoft Access, Jet Database Engine is merged with the Graphical User Interface (GUI) and Software development tools. You can create customizable database applications using MS Access with many built-in functions like string, numeric, date, and information functions. MS Access 2016 is a part of the MS Office suite. Here we will learn the basics of MS Access and its designing and implementation in context as an accounting system. Let us get started.

Suggested V >

MS Access – What is Microsoft Access?

As we have learned before a Database Management System is a software that helps its users store and effectively manage databases. It is a systematic system/software to create, store, manage, manipulate, retrieves and update any kind of data.

One of the main applications of DBMS is that it can also be used to manage an accounting system. And MS Access is one of the popular DBMS tools that is used for the same. As Microsoft’s primary database program MS Access has many applications in the economic world.

In accounting it may be used for reviewing accounts, tracking down invoices, keeping a check on the creditors of the company, reviewing final accounts at year end etc. MS Access is a very effective tool for financial management and even tax management.

Components of MS Access

There are seven major components of Microsoft Access. When we create a component in Access it is an object, and several similar objects grouped together will constitute a class. Let us take a look at the components.


In MS Access Tables store the data or the information that you feed the program. The data table can be created with the required field names, properties etc as desired by the user. If the table is not created correctly, the database may be slow in giving results or give wrong results entirely. So it is essential the table be created properly and carefully.


Relationships are the connections that form between one or more table. So the relationships can be one-on-one, one-to-many and then of course many-to-many.


Queries are when the user or the programmer requests the database for information. The objects help create a SQL compatible query, which can help store data and retrieve information from the database. Queries can also sort and filter data as per the query statement.


This is an object class which allows the programmer/designer to create a user interface for MS Access. A form is defined by tables and queries.


Once all the data has been entered into the database, the user will want to view the information. For this he can run reports which will allow him to view the information, or summarize the information. The reports can be customized by the user. The source of the information in these reports are the tables and the queries.


Macros are tools on MS Access that allow you to automate tasks on your forms or reports. They are predefined actions that add functionality and efficiency to your database. They can perform a series of actions like open a table, run queries, create reports etc. The command will be performed each time the macro button is clicked on.


These are the foundations of the software that allows the programmer to create a set of predefined instructions called sub-routines. These modules can be used throughout the database, they can be used from anywhere in the database.

Solved Question for You

Q: Every component that is created using access is a subject and several such similar objects constitute a class. True or False?

Ans: MS Acces is a popular DBMS system to create, store and manage databases. Every component that is created using Access is an object and several such objects constitute a class. Access is functionally available with seven object classes.

32-битный Excel и 64-битный SQL Server

Прочитать в SQL Server табличку из Excel… В самом деле, что может быть проще? Для этого существует масса возможностей. Есть инструмент Integration Services, который бывшие DTS, есть мастер импорта/экспорта, который «за сценой» то же самое, можно по-быстрому сваять собственное ADO.NET-приложение, наконец, если неохота стрелять из пушек по воробьям, можно воспользоваться механизмом прилинкованных серверов, известным, как DTS, еще со времен семерки, который позволяет легко и элегантно увидеть теоретически любой ODBC/OLE DB-достижимый источник в виде таблицы (совокупности таблиц) или результата непосредственного (ad hoc) запроса. Так было до тех пор, пока 64-битная архитектура не перестала быть чем-то из области hi end и пришла на ноутбуки разработчиков и пользователей. Обычный пользователь, наверное, все-таки вряд ли будет ставить себе сервер баз данных, но для разработчика отнюдь не экзотична ситуация, когда на одной х64-машине уживаются 64-битный SQL Server с 32-битным MS Office. В этом случае создание прилинкованного сервера на Excel или Access вызывает проблему, потому что драйвера для них, понятно, 32-битные, которые SQL Server, будучи 64-битным, не понимает. Нет у него в списке известных ему провайдеров ничего похожего, хотя офис со всеми прибамбасами, включая connectivity, на компе стоит.

Читать еще:  Создание таблиц в access


Соответственно, попытка использовать прилинкованный сервер на Excel, как описано в документации, приводит к ошибке Msg 7302, Level 16, State 1, Line 1
Cannot create an instance of OLE DB provider «Microsoft.ACE.OLEDB.12.0» for linked server…
Возникает извечный вопрос «что делать»?

Ну как что делать. Поставить 64-битного провайдера, разумеется. Вот здесь (Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable) их как раз раздают две штуки: AccessDatabaseEngine.exe и AccessDatabaseEngine_x64.exe. Скачиваем ту, которая 64-битная, запускаем установку и получаем отлуп.


То есть если бы рядом с 64-битным SQL Server не стоял 32-битный Office, то за ради Б-га, но высокие технологии у нас развились до такой высоты, что непонятно, что делать. Сносить 32-битный Office и ставить вместо него 64-битный только для того, чтобы залезть SQL Serverом в Excelную табличку? Сносить 64-битный SQL Server и ставить взамен 32-битный только тоже для того же? Не думаю, что это гибкий вариант решения, да и не всегда подобная возможность имеет место быть. Например, как пишет мужик, The MS Access database is a production environment at the customers site, and it is not an option for me to de-install it and install a 64 bits version. It is also not an option to de-install the existing SQL Server 64 bit and install the 32 bits version, of course. An additional installation of a SQL Server 32 bits, only providing the link to MS Access would be the only option then. I find this quite horrible. Начинается непонимайка. Since there is no 64-bit Jet, you need download and install the 64-bit version of «Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable». — Thanks for your answer, but I when I install the AccessDatabaseEngine_X64.exe I get the following error (см.Рис.1) — Please refer to this KB article: — The article in the link in your last message tells to de-install all Office 32 bits products. That makes no sense to me, because the goal is to connect to the 32 bits MS Access database. — You need to install the 64-bit version of “Microsoft ACE OLEDB Provider” to connect to an Access file (32-bit or 64-bit) from SQL Server. — But I tried to install the 64 bits driver, but it is giving me an installation error. — The previous KB article explains the cause and provide the solution, you can refer to it. — You are guiding me in circles.

Собственно, проблема в том, чтобы заставить поставиться 64-битную версию Microsoft ACE OLEDB Prov >The fact that they cannot forces us to compile two different versions of our application; one specifically for x86 platform and one for x64 platform. Then we have to somehow determine which version of the ACE driver is installed so we know which version (32 or 64 bit) of our application to install. Life would be much simplier if we could just compile our app for the default AnyCPU and then both 32 and 64 dataproviders were allowed to be installed… Why can’t 32 and 64 bit ACE coexist? — It’s based upon the fact that Microsoft does not support the side by side install of 32 and 64-bit Microsoft Office 2010 or their dependent components. — I’m sorry, but that’s not a very helpful answer to the question. Q: Why can’t the 32 and 64 bit versions of the Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable (AccessDatabaseEngine.exe and AccessDatabaseEngine_X64.exe) both be installed on the same machine? A: Microsoft does not support the side by side install of 32 and 64-bit Microsoft Office 2010. That’s not answering, that’s just repeating the question in other words. Q: Why can’t I do this? A: Because we don’t support it. Q: Why can’t you support it? A: Because we don’t support it.

В качестве обходного пути решения для себя я использовал установку AccessDatabaseEngine_X64.exe с ключом /passive, который позволяет 64-битной версии провайдера встать бок о бок с 32-битной версией Office. Необходимо подчеркнуть, что этот способ не является официально поддерживаемым Microsoft, имеются также предостережения относительно возможных проблем с несовместимостью. When I installed the driver AccessDatabaseEngine_x64.exe… MS Office Pro Plus starts a MS Configuration Process that can take up to a minute or two before a document or Office program opens. If office 2010 32 bit is installed and if 64-bit ace is installed with /passive, then **every** time you run Access 2010, you get an automatic installation routine that resets to the 32-bit drivers for office. В моем случае (Office 2013 Pro Plus, SQL Server 2012 Developer Ed., Windows 8.1) видимых проблем (тьфу-тьфу-тьфу) пока не возникло, однако еще раз хочу заметить, что это все, что называется, as is и без каких-либо обязательств.

Читать еще:  Как сделать связи в access

Скачиваю AccessDatabaseEngine_x64.exe, создаю System Restore Point на всякий пожарный (хотя, по-моему, при обновлении офисных компонент она и так создается автоматически), ставлюсь из командной строки. Вот возможные ключи:



В отличие от Рис.2 установка запускается


и где-то через полминуты сухо, по-деловому завершается без всяких фанфар, ОК, ура, я встала и т.д. Сейчас мы поглядим, какой это Сухов. На Рис.1 из контекстного меню Providers говорим Refresh и, что называется, чувствуем разницу.


Это вселяет. По-быстрому сварганил незатейливый xslx:


В SQL Server создаем прилинкованный сервер на этот Excel:

и с замиранием читаем:

Msg 7399, Level 16, State 1, Line 1
The OLE DB provider «Microsoft.ACE.OLEDB.12.0» for linked server «XlsLnkSrv» reported an error. The provider did not give any information about the error.
Msg 7303, Level 16, State 1, Line 1
Cannot initialize the data source object of OLE DB provider «Microsoft.ACE.OLEDB.12.0» for linked server «XlsLnkSrv».

Нет, (Excel забыл закрыть) все-таки гол!


но для нее (на всякий случай напомню) требуется вначале сделать

What is Microsoft Access?

Microsoft Access is a relational database management system (RDBMS) developed by Microsoft. It’s part of the Microsoft Office suite, included in the Professional and higher editions or sold separately.

Microsoft Access provides a quick and easy way to develop databases and is particularly well suited for individuals and small business. Access is the most popular desktop database on the market.

Main Tasks

Some of the main tasks performed in Access include:

  • Create and maintain databases and their tables.
  • Set up rules and restrictions over the type of data that can be entered into the database.
  • Create and run queries.
  • Create forms to allow non-technical users to enter data, search the database, and perform other tasks.
  • Create reports so that the data can be presented in a more readable format, or emailed, printed out, etc.
  • Create macros so that multi-step tasks can be performed with the click of a button (or even upon opening the database).
  • Import and export data from external sources (such as Excel spreadsheets, .csv files, etc)

Benefits of Access

Some of the main benefits of using Access, when compared to some of the more “enterprise level” database management systems, include:

  • Provides a quick and efficient way for non-technical users to create and maintain a database. No need to hire programmers or database developers every time you want a new database, and no need to hire a DBA to look after the database system.
  • Easy to learn – especially for users accustomed to the Microsoft Office suite of products. Access provides “wizards” for some of the more involved tasks. These wizards guide you through the steps of performing a particular task, and can be invaluable for the first-time user who might feel a bit intimidated by it all.
  • No coding required. Most tasks can be done by “point-and-click” via the GUI.
  • Provides a quick and efficient way for those users to generate reports for management, clients, etc
  • The inbuilt forms functionality allows non-technical users to provide their own interface for the database, therefore eliminating the need for an application to be built.
  • Thousands of free templates are available for common (and not so common) database designs. No need to start from scratch if you need a more advanced database – simply download a template and modify as required.

Limitations of Microsoft Access

While it can be the perfect choice for many scenarios, Access does have its limits. It was never intended as an enterprise solution. Access’ strengths lie in providing individuals and businesses with an efficient way to store and retrieve data and generate useful reports without needing to hire developers or get the IT department involved.

For enterprise level applications – such as a corporate CRM – a more sophisticated system such as SQL Server would be a better choice. SQL Server is a database server, and is designed to have many users accessing it at the same time. SQL Sever databases can also hold a lot more data than Access databases. SQL Server has more advanced security features, more optimisation options, networking features, and more.

  • Database size: Access databases can have a maximum size of 2 gigabytes (minus the space needed for system objects). SQL Server databases can have a maximum size a maximum size of 524,272 terabytes with a maximum data file size of 16 terabytes.
  • Simultaneous users: An Access 2016 database has a limit of 255 concurrent users, whereas each instance of SQL Server 2016 allows a maximum of 32,767 simultaneous user connections.
Читать еще:  Базы данных access видео уроки

In practice, these numbers would probably be much lower. An Access database might run into trouble with 1 user, 10 users, or 100 users, depending on its design.

Mind you, the same is true for SQL Server. One poorly designed database could bring the whole database server crashing down. However, the key point is, SQL Server is more robust and scalable than Access.

But even if its not an enterprise level application, sometimes SQL Server is still a better choice. For example, most websites use database servers such as SQL Server or MySQL, even if its a small website with low traffic.

This makes the website more scalable. If it suddenly attracts a lot of traffic, it should be able to handle it.

Also, for smaller websites on shared hosting accounts, it’s easier for the hosting provider to use SQL Server or MySQL because they can have many hundreds, or even thousands, of websites accessing a single database server. Plus even a small website can end up with huge amounts of data in its database over time.

Custom Web Apps

More recent versions of Access have allowed the user to create web applications for their Access databases.

Access 2010 introduced the ability for databases to be published to SharePoint 2010 web sites running Access Services, and uses SharePoint lists to store its data.

Access 2013 introduced “custom web apps”. The web apps can be created from within Access, and when the app is saved, it is saved directly into the SharePoint 2013 server running Access Services or Office 365 site. Access 2013 web solutions store its data in an underlying SQL Server database.

Microsoft Access

Скачать Access Открыть скриншоты Почитать описание Похожие программы

Описание Microsoft Access

Microsoft Access — реляционная система управления базами данных, разработанная корпорацией Microsoft. Отличается большим количеством встроенных образцов для создания баз данных. Есть возможность быстрого экспорта всех связанных источников данных в Excel. В последних версиях программы дизайн интерфейса можно менять между цветным и белым.

Встроенный поиск по настройкам и функциям значительно упрощает работу с программой. Для начала работы достаточно выбрать тип данных для анализа и Microsoft Access самостоятельно выстроит подходящую структуру со встроенными средствами навигации и основными командами.

Основные возможности Microsoft Access:

  • Широкий набор инструментов для создания и работы с базами данных;
  • Большое количество предустановленных шаблонов;
  • Поддержка аппаратного ускорения;
  • Возможность экспорта данных в SQL;
  • Тесная интеграция с остальными приложениями офисного пакета Microsoft Office и сервисом SharePoint;
  • Легкое переключение между вкладками;
  • Легкий доступ к проектам в облаке;
  • Папку для сохранения материалов на компьютере можно выбирать самостоятельно;
  • Использование макросов;
  • Автоматическое сохранение всех внесенных изменений, в том числе и в случае экстренного закрытия проекта.

В приложение встроено средство проверки правописания, которое может работать как в облаке, так и локально. Отфильтровывать и сортировать материал можно в автоматическом режиме с учетом выставленных настроек. Сбор и отправка данных по электронной почте производятся из интерфейса приложения.

Технология IntelliSense позволяет почти полностью автоматизировать процессы, требующие от пользователя выполнения сложных действий — написания кода и сложных выражений. Визуальное отображение отчетов поддерживает форматирование гистограмм, благодаря чему отчеты выглядят гораздо более интуитивно понятными.

Горячие клавиши

Сочетание клавишОписание действия
ALT+HОткрытие вкладки Главная
ALT+QОткрытие поля помощника на ленте
SHIFT+F10Отображение контекстного меню для выбранного элемента
F6Перемещение фокуса в другую область окна
CTRL+O или CTRL+F12Открытие существующей базы данных
TAB или SHIFT+TABПеремещение к следующему или предыдущему полю в режиме таблицы
CTRL+PОткрытие диалогового окна Печать с экрана печати (для таблиц, форм и отчетов)
CTRL+W или CTRL+F4Закрытие активного окна базы данных
ALT+F4Выход из Access
CTRL+O или CTRL+F12Открытие существующей базы данных
CTRL+NОткрытие новой базы данных
ALT+F4Выход из Access
CTRL+HОткрытие вкладки Замена в диалоговом окне Поиск и замена в режиме таблицы или формы
CTRL+FОткрытие вкладки Поиск в диалоговом окне Поиск и замена в режиме таблицы или формы

Поддерживаемые форматы файлов и расширения

  • .accdb — Файл базы данных Microsoft Access 2007 и выше
  • .mdb — Файл базы данных Microsoft Access 2003 и ниже

Минимальные системные требования

Системные требования для запуска и установки Microsoft Access для операционных систем Windows

Microsoft Access 20161 ГГцот 1 ГБот 3 ГБ
Microsoft Access 20131 ГГц1 — 2 ГБот 3 ГБ
Microsoft Access 2010500 МГцот 256 Мбот 1.5 ГБ
Microsoft Access 2007500 МГцот 256 Мбот 1 ГБ
Microsoft Access 2003400 МГцот 64 Мбот 200 МБ

Microsoft Access подходит для всех версий операционных систем Windows.

Ссылка на основную публикацию