Tooprogram.ru

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Проектирование базы данных в среде access

Методические указания к практической работе по Информатике «Проектирование базы данных в СУБД MS Access»

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

Практическое занятие 24

Проектирование базы данных в СУБД MS Access .

Цель: Изучить методику построения и описания базы данных в СУБД MS Access .

Оборудование: Персональный компьютер, методические указания

Время выполнения: 2 часа

База данных — это совокупность данных и связей между ними.

В качестве примера можно привести пример структуры организации, содержащей отделы, сотрудников отделов, их план работ.

Access — это гибкая программа, позволяющая работать как с простыми, так и со сложными базами данных. Следует добавить, что это реляционная база данных, то есть база данных, которая позволяет определять отношения между различными категориями информации (как, например, между данными об отделах и данными об их сотрудниках). В результате вы имеете возможность пользоваться данными совместно.

Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Однако в базе данных Access есть и другие важные компоненты, которые принято называть объектами.

1.Таблицы — содержат данные.

2.Запросы — позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные.

3.Формы — позволяют просматривать и редактировать информацию.

4.Отчеты — позволяют обобщать и распечатывать информацию.

Задание 1. Создание новой базы данных

Откройте программу MS Access. В центре экрана, нажмите пиктограмму «Новая база данных».

В правой части окна появится поле для ввода названия БД. Назовите новую базу данных «Кадры + ваша фамилия» и выберете свою персональную папку для сохранения БД.

Задание 2. Создание таблиц

При создании новой БД в задании 1 по умолчанию появится одна пустая таблица. Создайте еще две дополнительные таблицы. Используйте кнопку «Таблица» на вкладке «Создание».

Сохраните таблицы под именами в соответствии с информацией, которая будет отражена в этих таблицах: «Сотрудники», «Должности», «Отделы». Чтобы сохранить таблицу в рабочей области нажмите на вкладке соответствующей таблицы правой кнопкой мыши для вызова контекстного меню, выберите пункт сохранить или нажмите пиктограмму «Сохранить» на панели быстрого доступа.

Перейдите в режим конструктора таблицы и создайте необходимые поля. Чтобы перейти в режим конструктора на вкладке «Главная» нажмите кнопку «Режим»

Для каждой таблицы определите поля, тип данных и размер в соответствие с информацией, которая будет содержаться в этих полях.

Поле «Семейное положение» будет числовым – холостой (1), семейный (2).

Задание 3. Создание связей

Для того чтобы, создать или изменить связи между таблицами, нужно сначала закрыть все таблицы. Затем на панели инструментов «Работа с данными» нажмите кнопку «Схема данных».

Добавьте на схему все существующие таблицы и закройте окно добавления объектов.

В рабочей области отобразятся пока еще не связанные между собой таблицы.

Для изменения и создания связей нажмите кнопку «Изменить связи» на панели «Конструктор».

В появившемся окне нажмите кнопку «Новое». Откроется окно для создания связи. В качестве левой таблицы (сторона «один» связи «один ко многим») выберите таблицу «Должности» и столбец «Код должности». Для правой таблицы выберите таблицу «Сотрудники» и столбец «Код должности». Нажмите кнопку «ОК».

В открывшемся окне оставьте галочку «Обеспечение целостности данных» и создайте связь. Связь отобразится в рабочей области.

Создайте связь между таблицами «Сотрудники» и «Отделы» аналогичным образом. В итого связи между таблицами будут выглядеть следующим образом.

1. Что такое ключевое поле?

2. Как создать связь между таблицами в MS Access?

3. Зачем используется свойство обеспечение целостности данных?

Проектирование объектов баз данных в среде Access

  • Читать Online

Рассмотрены средства проектирования основных объектов баз данных на основе системы управления базами данных Access. Описаны альтернативные способы построения таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов в среде Access. Даны рекомендации по использованию средств проектирования баз данных в процессе решения реальных задач. Содержание учебного пособия соответствует разделу курса лекций, которые авторы читают в МГТУ им. Н.Э. Баумана, а также лабораторным и курсовым работам.

Для студентов вузов, изучающих информатику и вычислительную технику.

ОГЛАВЛЕНИЕ
1. Интегрированная среда Access. Построение баз данных с помощью шаблонов
1.1. Загрузка Access
1.2. Интегрированная среда Access
1.3. Создание баз данных с помощью шаблонов
2. Проектирование таблиц
2.1. Создание таблиц путем ввода данных
2.2. Создание таблиц с помощью мастера
2.3. Создание таблиц с помощью конструктора
2.4. Связывание таблиц на схеме данных
3. Проектирование запросов с помощью конструктора
3.1. Проектирование запросов на выборку
3.2. Проектирование перекрестных запросов
3.3. Проектирование запроса на создание таблицы
3.4. Проектирование запроса на добавление
3.5. Проектирование запроса на обновление
3.6. Проектирование запроса на удаление
3.7. Проектирование запросов на основе нескольких таблиц
4. Проектирование запросов с помощью мастеров
4.1. Формирование простого запроса
4.2. Формирование перекрестного запроса
4.3. Вывод повторяющихся записей
4.4. Поиск записей без подчиненных
5. Проектирование форм с помощью конструктора
5.1. Создание формы посредством конструктора
5.2. Редактирование формы посредством конструктора
5.3. Свойства формы и ее элементов
6. Проектирование форм с помощью мастеров
6.1. Проектирование форм с помощью мастера форм
6.2. Автоформа в столбец
6.3. Ленточная автоформа
6.4. Табличная автоформа
6.5. Автоформа типа сводной таблицы
6.6. Автоформа типа сводной диаграммы
6.7. Диаграмма
6.8. Сводная таблица
6.9. Создание формы посредством инструмента «Новый объект»
6.10. Диспетчер кнопочных форм
7. Проектирование отчетов с помощью конструктора
7.1. Запуск конструктора отчетов
7.2. Формирование в отчете полей с данными
7.3. Проектирование отчетов с группировкой по полям
7.4. Использование панели элементов в конструкторе отчетов
7.5. Внедрение в отчет подчиненной формы или отчета
8. Проектирование отчетов с помощью мастеров
8.1. Мастер отчетов
8.2. Автоотчет в столбец
8.3. Автоотчет ленточный
8.4. Мастер диаграмм
8.5. Мастер наклеек
9. Использование макросов
9.1. Создание макроса
9.2. Примеры макрокоманд
9.3. Связывание макросов с событиями
9.4. Создание макросов с условиями

Читать еще:  Ms access database

Проектирование баз данных в Ms Access (стр. 1 из 3)

По дисциплине «Информационные системы в экономике»

Тема: «Проектирование баз данных в Ms Access»

Задание: «Создание пользовательских баз данных в СУБД Access для обработки информации по расчету зарплаты предприятий государственной структуры»

MicrosoftAccess — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных. СУБД

Основные компоненты MS Access:

· построитель экранных форм;

· построитель SQL -запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);

· построитель отчётов, выводимых на печать.

Данная курсовая работа состоит из 18 страниц, и включает в себя иллюстрации составленных в программе MSACCESS таблиц, таких как «Предприятие», «Взносы во внебюджетные фонды», «Сотрудники», «Удержания из заработной платы», «Расчет», запросов, форм и отчетов, составленных на основе вышеуказанных таблиц. При написании работы были использованы такие источники как книги Исаева Г.Н. «Информационные системы в экономике», Гайдамакин Н.А. «Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс», Когаловский М.Р. «Энциклопедия технологий баз данных», а также интернет источник (http://www.citforum.ru)

Программный комплекс MS Office является самым распространенным пакетом автоматизации работы в офисе. Поэтому СУБД (Система управления базами данных) Access, входящая в комплект профессиональной версии комплекса стала де-факто стандартной базой данных, используемой в современном бизнесе. СУБД крайне полезна в бизнесе для организации документооборота, так как позволяет исключить дублирование и ускорить обработку документов клиентов, и, следовательно, увеличить оборот и доход фирмы. Улучшение вида документов при этом положительно влияет на имидж фирмы и тоже позволяет привлекать клиентов. Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

База данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MS Access поддерживаются два способа создания базы данных. Вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для Вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.

Один из основных плюсов разработки на MS Access – плотная связь с Microsoft Office. Для нормальной работы созданного приложения достаточно установить Офис. При этом так же устанавливаются все нужные для работы Access библиотеки, ODBC и т.д., что не всегда скажешь про тот же Delphi. Acess достаточно хорошо совместим с MS SQL Server и другими форматами баз данных.

Каждая задача при решении включает в себя выбор способа решения. Acces при всей его внешней простоте позволяет решать весьма сложные задачи. Access достаточно серьезный инструмент, на котором быстро и хорошо можно сделать довольно сложные вещи. Для многих проектов, где важна скорость разработки, Access подходит как нельзя лучше.

Каждый язык программирования предназначен под определенные цели и задачи. И Acess решает достаточно большое количество офисных, бухгалтерских и других подобных задач. Программирование в Access, создание структуры базы данных аналогичны как и в других средах. И не зачем стрелять из пушки по воробьям и делать что-то на Informixe, если все это проще сделать на Access.

Освоив основные принципы, легко перейти к другим средствам разработки. Отличие будет только в обертке — названиях функций, процедур, синтаксических правилах и т.д. Но основное — принцип создания баз и алгоритмов останется.

Acces изначально представлялся как настольная база данных, и в этой сфере ему трудно найти равного соперника. Так же Acess очень хороший контейнер для хранения запросов и таблиц при работе с ними через ADO. Если не устраивает типовой набор контролов, то можно написать интерфейс для работы при помощи других средств, например, VisualStudio или Delphi.

Access позволяет разработать профессиональную базу данных в более короткие сроки и за меньшие деньги, и вполне удовлетворить запросы заказчика. Кроме того, такое решение обладает большей гибкостью, настраиваемостью, в него легко можно внести дополнения и изменения, быстрее и дешевле чем в промышленные базы данных на основе Oracle и C++. Что касается трат на покупку MS Access, то он входит в MS Office, а этот продукт уже имеется на большинстве предприятий. Трудно представить себе компьютер, на котором бы не был установлен MS Office.

Читать еще:  Что такое запрос в access

Выбор и обоснование структурной схемы базы данных

Microsoft Access обладает всеми чертами классической системы управления базами данных (СУБД). Access — это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки приложений баз данных. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов — мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов. В Microsoft Access включены мастера, помогающие производить анализ структуры данных, импортировать электронные таблицы и текстовые данные, повышать быстродействие приложения, создавать и настраивать одно из более, чем двадцати типов приложений с использованием встроенных шаблонов. Чтобы полностью автоматизировать работу приложения, можно использовать макросы для связывания данных с формами и отчетами. Большинство приложений можно создать, не написав ни единой строки программного кода. Однако при необходимости построения действительно сложного приложения можно использовать язык программирования — Visual Basic для приложений.

Для проектирования базы данных необходимо располагать описанием выбранной предметной области, которое должно охватывать реальные объекты и процессы, определять все необходимые источники информации для обеспечения предполагаемых запросов пользователя и решаемых в приложении задач. Следует заметить, что чаще всего базы данных создаются средствами СУБД в области организационно-экономического управления.

Данная курсовая работа состоит из пяти таблиц. Одной – родительской и четырех вспомогательных. Это обусловлено тем, что при расчете заработной платы предприятия необходимо отдельно рассчитать суммы денежных средств для уплаты во внебюджетные фонды, удержание из заработной платы (в том числе налог на доходы физических лиц (13%), суммы алиментов, если таковые имеют место быть, штрафы за бракованную продукцию и другие удержания).

Создание таблиц

Таблица содержит данные по определенной теме, например, об организации, ее сотрудниках, отрасли производства. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном предприятии. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как наименование предприятия, отрасль ФИО руководителя и количество сотрудников. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле – столбцом.

База данных может включать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может состоять из множества полей различного типа, включая текст, числа, даты и рисунки.

При создании новой базы данных на компьютере создается новый файл, который используется как контейнер для всех объектов в базе данных, включая таблицы.

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных (by entering data), с помощью Конструктора таблиц (in Design view) и с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard). Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц (рис 1).

Для обеспечения более эффективной работы рекомендуется воспользоваться специальным мастером создания таблиц. Этот мастер позволяет строить поля, coответствующие самым разнообразным требованиям. С его помощью можно создать базовую структуру таблицы. Для этого надо:

1. Дважды щелкнуть на ссылке Создание таблиц с помощью мастера в разделе Таблицы окна База данных. Как и в большинстве случаев, мастер запросит ввод — определенной информации и предоставит для этой цели несколько панелей. В каждой такой панели отображается содержимое окна мастера, а для перехода между панелями предназначены кнопки Назад и Далее.

2. В первой панели мастера выберите переключатель Деловые и образец таблицы Список рассылки (эти опции выбраны изначально). Вы видите, что в прокручиваемом списке содержится немало и других таблиц. Обычно выбирается таблица, структура которой похожа на структуру создаваемой вами таблицы.

3. Затем переносят требуемые поля из списка Образцы полей в область Поля новой таблицы. Этот интерфейс с двумя окнами часто встречается в Access. Например кнопки, с помощью которых можно переносить поля из одного окна в другое.

Проектирование базы данных в среде access

В течение многих лет преимущественно использовались плоские таблицы (плоские БД) типа списков в Excel. В настоящее время наибольшее распространение при разработке БД получили реляционные модели данных. Реляционная модель данных является совокупностью простейших двумерных таблиц – отношений (англ. relation), т.е. простейшая двумерная таблица определяется как отношение (множество однотипных записей объединенных одной темой).

От термина relation (отношение) происходит название реляционная модель данных. В реляционных БД используется несколько двумерных таблиц, в которых строки называются записями, а столбцы полями, между записями которых устанавливаются связи. Этот способ организации данных позволяет данные (записи) в одной таблице связывать с данными (записями) в других таблицах через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля.

Основные понятия реляционных БД: нормализация, связи и ключи .

1. Принципы нормализации:

Читать еще:  Запрос диапазон access

2. Виды логической связи.

Связь устанавливается между двумя общими полями (столбцами) двух таблиц.

Существуют связи с отношением «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим».

Отношения, которые могут существовать между записями двух таблиц:

  • один – к — одному, каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице;
  • один – ко — многим, каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей другой таблице;
  • многие – к — одному, множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице;

Тип отношения в создаваемой связи зависит от способа определения связываемых полей:

  • Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса.
  • Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

Ключ – это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние.

Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний (вторичный) ключ — это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.
Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей.

Существует три типа первичных ключей: ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ и составной ключ.

  • Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение.
  • Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null.
  • Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц многие — ко — многим.

В поле первичного ключа должны быть только уникальные значения в каждой строке таблицы, т.е. совпадение не допускается, а в поле вторичного или внешнего ключа совпадение значений в строках таблицы допускается.

Если возникают затруднения с выбором подходящего типа первичного ключа, то в качестве ключа целесообразно выбрать поле счетчика.

Этапы проектирования БД.

  • Исследование предметной области;
  • Анализ данных (сущностей и их атрибутов) ;

В процессе проектирования определяется структура реляционной БД (состав таблиц, их структура и логические связи). Структура таблицы определяется составом столбцов, типом данных и размерами столбцов, ключами таблицы.

К базовым понятиями модели БД «сущность – связь» относятся: сущности, связи между ними и их атрибуты (свойства).

Сущность – любой конкретный или абстрактный объект в рассматриваемой предметной области.

Сущности – это базовые типы информации, которые хранятся в БД (в реляционной БД каждой сущности назначается таблица). К сущностям могут относиться: студенты, клиенты, подразделения и т.д.

Атрибут – это свойство сущности в предметной области. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности. Например, для сущности студент могут быть использованы следующие атрибуты: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, паспортные данные и т.д. В реляционной БД атрибуты хранятся в полях таблиц.

Связьвзаимосвязь между сущностями в предметной области. Связи представляют собой соединения между частями БД (в реляционной БД – это соединение между записями таблиц).

Пример проектирования БД:


  • 1)Рассмотрим предметную область:Учебная часть (Успеваемость учениковшколы):

    В данной БД должны храниться данные об учениках, классах, об успеваемости учащихся по различным предметам.

    2)Определим сущности, атрибуты сущностей:

    Основными предметно-значимыми сущностями нашей БД являются:

    Основные предметно-значимые атрибуты сущностей:

    • учащиеся – фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения;
    • классы – название, литера;
    • предметы– название;
    • успеваемость – оценка, вид контроля.

    3)Устанавливаем логические связи между таблицами .

    • между таблицами Учащиеся и Успеваемость необходимо установить связь один – ко – многим ( каждой записи из таблицы Учащиеся соответствует несколько записей в таблице Успеваемость, так как у каждого ученика может быть несколько оценок)
    • между таблицами Классы и Учащиеся необходимо установить связь один – ко – многим исходя из того, что в классе имеется много учеников, а каждый ученик входит в состав одного класса.
    • между таблицами Предметы и Успеваемость определена связь как один – ко – многим, потому что по каждой дисциплине может быть поставлено несколько оценок различным учащимся.

    На основе вышеизложенного составляем модель сущность – связь для БД «Учебная часть»:

    — стрелка является условным обозначением связи: один – ко – многим.

  • Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector