Tooprogram.ru

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Способы создания объектов в ms access

Создание баз данных MS Access

Окно базы данных

Особым окном в MS Access является окно БД (рис. 6.16), которое позволяет получить доступ ко всем объектам БД и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов MS Access: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули.

С каждым объектом БД можно работать в двух режимах. Первый режим можно назвать режимом выполнения:

— для таблиц, запросов, форм и страниц доступа к данным этот режим означает открытие соответствующего объекта и называется, соответственно, режим Таблицы (для таблиц и запросов), режим Формы, режим Страницы;

— для отчета – это режим предварительного просмотра;

— для макроса – это действительно режим выполнения;

— для модуля этот режим отключен.


Второй режим – это режим Конструктора. Данный режим применяется ко всем типам объектов и предназначен для создания и изменения объектов.

Выбрать нужный режим можно с помощью кнопок, которые находятся в левой части панели инструментов окна БД, с помощью команд меню Вид или с помощью кнопок на панели инструментов MS Access.

В MS Access создать БД можно двумя способами. Имеется возможность создать пустую БД, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента БД.

Можно с помощью мастера сразу создать БД определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания БД. Мастер создает новую БД целиком, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм и отчетов в уже существующую БД. Данный способ создания БД использует существующие шаблоны по определенной тематике.

При запуске MS Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую БД или открыть существующую. При создании новой БД в процессе работы прежняя БД будет автоматически закрыта.

При создании БД с помощью мастера необходимо выбрать в этом диалоговом окне способ создания базы данных переключателем Мастера, страницы и проекты БД (рис. 6.17), а затем нажать кнопку ОК. Откроется окно Создание, в котором необходимо выбрать тип создаваемой БД (рис. 6.18).

Это окно позволяет использовать готовые БД (10 типов), представленные в виде шаблонов по определенной тематике. Выбор необходимого шаблона производится на вкладке Базы данных.

После создания файл БД обновляется автоматически при закрытии и выполнении всех операций. Далее, следуя указаниям мастера, необходимо открыть шесть окон Создание базы данных (рис. 6.19).

С помощью этих окон можно определить вид оформления документов, вставить дополнительные поля в имеющиеся таблицы, присвоить имя создаваемой БД. Итогом создания БД с помощью мастера является открытие окна Главная кнопочная форма (рис. 6.20).

Создание таблиц

Таблицы – основные объекты БД, которые используются для хранения данных. Любой таблице характерны два компонента: структура таблицы и её данные. Структура таблицы должна быть спроектирована и создана перед вводом в неё данных. Она определяется вводимыми и хранимыми данными и правилами ввода, изменения и удаления данных. Структура таблицы включает следующую информацию:

— Имя таблицы, по которому можно обратиться к ней.

— Столбцы таблицы. Каждый столбец имеет имя и тип данного.

— Табличные и столбцовые ограничения целостности, определенные на уровне таблицы или на уровне столбца.


В MS Access имеется несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации:

— в режиме Конструктора;

— в режиме Мастера таблиц;

— в режиме Таблицы;

— путём импорта в текущую БД структур таблиц и данных из внешнего источника;

— путём создания в текущей БД таблиц, связанных с таблицами внешнего источника.

Независимо от метода создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения структуры таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

Создание таблицы в режиме Конструктора

Режим конструктора позволяет гибко управлять всеми создаваемыми и уже имеющимися компонентами таблицы. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

— После запуска MS Access перейти в окно БД. Выбрав вкладку Таблицы,нажать кнопку Создать.Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей БД невозможно. Если связанная таблица является таблицей MS Access, для добавления поля необходимо открыть исходную БД. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.

— В окне Новая таблицавыбрать элемент Конструктор(рис. 6.21).

— Определить в таблице каждое поле. Это делается с помощью окна Таблица (рис. 6.22). В верхней части окна расположены столбцы, в которые вводятся имя, тип данных и краткое описание каждого поля. После выбора типа данных для поля в левой нижней части окна таблицы можно задать свойства поля. При работе с полем определенного типа вкладка свойств Общие принимает соответствующий формат.

Читать еще:  Таблицы в ms access

— Пользователь имеет возможность определять формат отображения данных, указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки, задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля. В MS Access свойства полей используются при просмотре или изменении данных пользователем. Например, заданные пользователем значения свойств Формат поля, Маска вводаи Подписьопределяют вид БД, таблицы и запроса. Элементы управления в новых формах и отчетах, присоединенные к полям таблицы, наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию.

Создание таблицы в режиме Мастера таблиц

С помощью Мастера таблиц можно создавать часто встречающиеся структуры данных. Мастер таблиц позволяет создать новую таблицу на основе 25 образцов делового и 20 образцов таблиц личного применения.

Процесс создания объекта БД при помощи Мастера делится на несколько шагов, на каждом из которых можно установить требуемые характеристики создаваемого объекта.

Чтобы использовать Мастер создания таблиц, необходимо:

1. Щёлкнуть на значке Создание таблицы с помощью Мастера.

2. В диалоговом окне Создание таблицнеобходимо выбрать вид таблицы: Деловые или Личные (рис. 6.23).

3. В списке Образцы таблиц выбрать образец создаваемой таблицы.

4. Щелкнув на кнопке со стрелкой вправо (> – переместить одно поле,>> – переместить все поля), добавить из списка Образцы полей выбранное поле в структуру создаваемой таблицы. После выбора необходимых полей будет сформирована структура таблицы. При необходимости переименовать какое – либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы и нажать кнопку Переименовать поле, затем ввести в диалоговом окне Переименование поля новое имя и нажать кнопку ОК.

5.

Щелкнув на кнопке Далее,откроется второе окно Создание таблиц(рис. 6.24). В нём необходимо ввести имя таблицы и определить способ определения ключа. Затем щелкнуть на кнопке Далее.

6.

В следующем окне (рис. 6.25) Мастертаблиц предлагает установить связи между существующими и создаваемой таблицей. Он пытается сам создать связи между таблицами и предоставляет информацию о создаваемых связях пользователю в виде списка. При необходимости исправить связи нужно выбрать соответствующую строку списка и нажать кнопку Связи.

7.

В окне Связи (рис. 6.26) нужно выбрать тип связи с данной таблицей. Далее Мастер сгенерирует таблицу и откроет ее в режиме ввода данных после щелчка на кнопке Готово.

Создание таблицы в режиме таблицы

В этом режиме создается пустая таблица на основе таблицы, используемой по умолчанию. Структура создаваемой таблицы имеет 20 полей и 30 пустых записей. При ее сохранении анализируются данные и выбирается тип для каждого поля, который больше всего соответствует введенным данным. Создание таблиц в данном режиме имеет ограниченное применение. Поля таблицы не имеют содержательных имен, поэтому необходимо редактировать структуру, чтобы переименовать поля.

Дата добавления: 2014-12-27 ; Просмотров: 1030 ; Нарушение авторских прав?

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

  1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
  2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
  3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
  4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
  5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
  6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
  7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.
Читать еще:  Основные объекты access

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

  1. Запустите MS Access 2007.
  2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
  3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

  1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
  2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
  2. Нажать на кнопку «Схема данных».
  3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
  4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
  5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

  1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
  2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
  3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
  4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
  5. Нажмите кнопку «Выполнить».
  6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

  1. Перейти во вкладку «Создание».
  2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
  3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

  1. Кликните по кнопке «Выполнить».
  2. Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

  • для заполнения кортежа:
    INSERT INTO Преподаватели
    VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’);
  • для редактирования записи:
    UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
  • для удаления:
    DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

  1. Откройте интересующую таблицу.
  2. Перейдите во вкладку «Создание».
  3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

  1. Перейдите во вкладку «Создание».
  2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
  3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
  4. Добавьте необходимый уровень группировки.
  5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
  6. Настройте вид макета для отчета.
  7. Выберите подходящий стиль оформления.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

  1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
  2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
  3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Работа с СУБД MS Access

Цель лекции: Ознакомиться Microsoft Access. Microsoft Access является реляционной базой данных. Дать основные понятия по объектам базы данных . Рассмотреть основные принципы работы Microsoft Access.

Объекты Microsoft Access

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД , как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица. Объект , который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос. Объект , который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE ( запрос по образцу) или инструкции SQL ( структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма. Объект , предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA .

4. Отчет. Объект , предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос. Объект , представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос , который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA .

6. Модуль. Объект , содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы — служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет ).

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 6.1.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector