Tooprogram.ru

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Данные проверка в excel 2020

Проверка данных в Excel

Используйте проверку данных в Excel, чтобы убедиться, что пользователи вводят в ячейки только определенные значения.

Пример проверки данных

В этом примере мы сделаем такое ограничение, при котором пользователи смогут вводить только целое число между 0 и 10.

Как создать правило проверки данных

Чтобы создать правило проверки данных, следуйте нашей инструкции:

  1. Выделите ячейку С2.
  2. На вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Проверка данных (Data Validation).

На вкладке Параметры (Settings) диалогового окна Проверка вводимых значений (Data Validation) сделайте следующее:

  • Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите Целое число (Whole number).
  • Из выпадающего списка Значение (Data) выберите Между (Between).
  • Введите минимальное и максимальное значения.

Сообщение для ввода

Сообщения для ввода появляются, когда пользователь выделяет ячейку. Они указывают ему, что нужно вводить. Перейдите на вкладку Сообщение для ввода (Input Message) и сделайте следующее:

  1. Поставьте галочку напротив Отображать подсказку, если ячейка является текущей (Show input message when cell is selected).
  2. Введите заголовок.
  3. Введите само сообщение.

Сообщение об ошибке

Если пользователи игнорируют сообщение для ввода и вводят недопустимое число, вы можете показать им уведомление об ошибке. Перейдите на вкладку Сообщение об ошибке (Error Alert) и сделайте следующее:

  1. Поставьте галочку напротив параметра Выводить сообщение об ошибке (Show error alert after invalid data is entered).
  2. Введите заголовок.
  3. Введите сообщение об ошибке.

  • Нажмите ОК.
  • Результат проверки данных

    1. Выделите ячейку С2.


    Попробуйте ввести число больше, чем 10.

    Примечание: Чтобы удалить проверку данных из ячейки, выделите её и на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Проверка данных (Data Validation). Затем кликните по Очистить все (Clear All). Чтобы быстро выбрать все ячейки с проверкой данных, используйте инструмент Выделение группы ячеек (Go To Special).

    Проверка данных в EXCEL

    При вводе большого количества информации в ячейки таблицы легко допустить ошибку. В EXCEL существует инструмент для проверки введенных данных сразу после нажатия клавиши ENTER – Проверка данных.

    Инструмент Проверка данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ) не был бы столь популярным, если бы его функциональность ограничивалась бы только собственно проверкой. Ниже кратко перечислены основные приемы работы с этим инструментом.

    A. Проверка введенных значений

    Как видно на рисунке снизу, условия проверки вводимого значения можно настроить очень гибко.

    Можно разрешить ввод значений в ячейку только определенного типа, выбрав необходимое условие из выпадающего (раскрывающегося) списка:

    • Целое число . В ячейку разрешен ввод только целых чисел, причем принадлежащих определенному диапазону;
    • Действительное . В ячейку разрешен ввод только чисел, в том числе с десятичной частью (нельзя ввести текст, дату ввести можно);
    • Дата. Предполагается, что в ячейку будут вводиться даты начиная от 01.01.1900 до 31.12.9999. Подробнее о формате Дата — в статье Как Excel хранит дату и время
    • Время . Предполагается, что в ячейку с Проверкой данный этого типа будет вводиться время. Например, на рисунке ниже приведено условие, когда в ячейку разрешено вводить время принадлежащее только второй половине дня, т.е. от 12:00:00 до 23:59:59. Вместо утомительного ввода значения 12:00:00 можно использовать его числовой эквивалент 0,5. Возможность ввода чисел вместо времени следует из того, что любой дате в EXCEL сопоставлено положительное целое число, а следовательно времени (т.к. это часть суток), соответствует дробная часть числа (например, 0,5 – это полдень). Числовым эквивалентом для 23:59:59 будет 0,99999.

    • Длина текста . В ячейку разрешен ввод только определенного количества символов. При этом ограничении можно вводить и числа и даты, главное, чтобы количество введенных символов не противоречило ограничению по длине текста. Например, при ограничении количества символов менее 5, нельзя ввести дату позднее 13/10/2173, т.к. ей соответствует число 99999, а 14/10/2173 — это уже 100000, т.е. 6 символов. Интересно, что при ограничении, например, менее 5 символов, вы не сможете ввести в ячейку формулу =КОРЕНЬ(2) , т.к. результат =1,4142135623731 (в зависимости от заданной в EXCEL точности), а вот =КОРЕНЬ(4) – сможете, ведь результат =2, а это только 1 символ.
    • Список . Наверное, самый интересный тип данных. В этом случае ввод значений в ячейку можно ограничить ранее определенным списком. Например, если в качестве источника указать через точку с запятой единицы измерения товара шт;кг;кв.м;куб.м , то ничего другого, кроме этих 4-х значений из списка вам выбрать не удастся. В источнике можно указать диапазон ячеек, содержащий заранее сформированный список или ссылку на Именованную формулу . Пример приведен в статье Выпадающий (раскрывающийся) список
    • Другой . В ячейку разрешен ввод значений удовлетворяющих более сложным критериям. Для задания критериев необходимо использовать формулу. Рассмотрим это условие подробнее.

    При выбранном типе Другой, в поле Формула нужно ввести формулу для расчета логического значения. Если оно принимает значение ИСТИНА, то такое значение разрешено вводить в ячейку, если ЛОЖЬ, то ваше значение ввести не получится. В качестве аргумента формулы нужно использовать ссылку на саму ячейку, к которой применяется Проверка данных или ссылку на зависящую от нее ячейку. Например,

    Введите формулу

    Пояснение

    Ячейка B2 содержала только текст

    В Типе данных нет возможности выбрать тип Текст , поэтому приходится этого добиваться косвенно. Вы можете Проверку данных применить прямо к ячейке B2

    Допустить ввод значения в ячейку B1 только в случае, если после ввода значение в ячейке D1 будет больше 100, в D2 меньше, чем 400

    Проверку данных применяем к ячейке B1 . При этом в ячейке D1 введена формула =B1*2 , а в D2 – формула =B1*3 . Хотя эта формула эквивалентна ограничению Действительное с диапазоном от 50 до 133,33, но при более сложных связях ячеек, этот прием может быть полезен

    Значение в ячейке, содержащей возраст работника ( С1 ), всегда должно быть больше числа полных лет работы ( D1 ) плюс 18 (минимальный возраст приема на работу)

    При заполнении таблицы данными о возрасте и стаже работы можно поставить эту проверку для обеих ячеек ( C1 и D1 ). Для этого нужно выделить сразу 2 ячейки, вызвать Проверку данных и немного модифицировать формулу =ЕСЛИ($C1>$D1+18;ИСТИНА;ЛОЖЬ)

    Все данные в диапазоне ячеек A1:A20 содержали уникальные значения

    Необходимо выделить ячейки А1:А20 , вызвать инструмент Проверка данных и ввести формулу. Вторую формулу можно использовать для всего столбца А , для этого необходимо выделить не диапазон, а весь столбец А

    Значение в ячейке, содержащей имя кода продукта ( B5 ), всегда начиналось со стандартного префикса «ID-» и имело длину не менее 10 знаков.

    Проверку данных вводим для ячейки B5

    При выделении нескольких ячеек, там где нужно, не забывайте указывать абсолютную ссылку на ячейки (например, $A$1:$A$20 ).

    При использовании инструмента Проверка данных , предполагается, что в ячейку будут вводиться константы ( 123, товар1, 01.05.2010 и пр.), хотя никто не запрещает вводить и формулы. В этом случае проверяться все равно будет результат вычисления формулы. Вообще вводить формулы в ячейки с проверкой данных не советую – легко запутаться. В этом случае советую использовать Условное форматирование .

    В. Отображение комментария, если ячейка является текущей.

    Используйте вкладку Сообщение для вывода , чтобы отображать комментарий.

    В отличие от обычного примечания ( Рецензирование/ Примечание/ Создать примечание ), которое пропадает после того, как курсор мыши уходит с ячейки (если не активна опция Показать все примечания ), этот комментарий отображается всегда, когда ячейка выделена.

    С. Вывод подробного сообщения об ошибке.

    После ввода ошибочного значения Проверка данных может отобразить подробное сообщение о том, что было сделано не так. Это некий аналог Msgbox() из VBA .

    D. Создание связанных диапазонов (списков)

    Если в качестве Типа данных на вкладке Параметры мы выберем Список , то сможем сформировать связанные диапазоны. Тема так обширна, что она выделена в отдельную статью Связанный список .

    Е. Использование в правилах ссылок на другие листы

    В EXCEL 2007 в Проверке данных , как и в Условном форматировании нельзя впрямую указать ссылку на диапазоны другого листа, например, так =Лист2!$A$1 . Позволяют обойти это ограничение использование Имен .

    Если в Проверке данных нужно сделать, например, ссылку на ячейку А1 другого листа, то нужно сначала определить Имя для этой ячейки, а затем сослаться на это имя в правиле Проверке данных .

    В Excel 2010, напротив, можно использовать правила проверки данных, ссылающиеся на значения на других листах. В Excel 2007 и Excel 97-2003 проверка данных этого типа не поддерживается и не отображается на листе. Однако все правила проверки данных остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2010, если они не были изменены в Excel 2007 или Excel 97-2003.

    F. Как срабатывает Проверка данных

    Проверка данных явно срабатывает при вводе в ячейку значений с клавиатуры с последующим нажатием клавиши ENTER . В этом случае появляется окно с описанием ошибки.

    Если значения вставляются через Буфер обмена ( Вставить значения ) или с использованием сочетания клавиш CTRL + D (копирование значения из ячейки сверху) или копируются Маркером заполнения сверху вниз, то проверка в явном виде не осуществляется. Кроме того, при копировании значений можно вообще случайно удалить правила Проверки данных , например если в ячейке источнике не определена Проверка данных , а данные из нее вставляются через Буфер обмен а с использованием комбинации клавиш CTRL+V .

    Поясним на примере. Предположим, к ячейке А1 применена Проверка данных с условием проверки Другой , где в поле формула введено =СТРОКА(A1)=1 , т.е. для всех ячеек из первой строки условие Проверки данных будет принимать значение ИСТИНА, для других строк — ЛОЖЬ вне зависимости от содержания ячейки.

    Теперь выделим ячейку А2 и нажмем CTRL+D . Значение из А1 скопируется в А2 вместе с условием Проверки данных . Несмотря на то, что теперь условие Проверки данных будет принимать значение ЛОЖЬ, никакого предупреждающего сообщения выведено не будет. Чтобы убедиться, что данные в ячейках соответствуют условиям определенным в Проверке данных , нужно вызвать команду меню Обвести неверные данные ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные ). Ячейки с неверными данными будут обведены красными овалами. Теперь опять выделим ячеку А2 и нажмем клавишу F2 (войдем в режим Правки), затем нажмем ENTER — появится окно с сообщением, что введенное значение неверно.

    Есть еще один способ обхода проверки данных. Предположим, ввод в ячейку ограничен значениями от 1 до 3. Теперь в любую другую ячейку без Проверки данных введем значение 4. Выделим эту ячейку, в Строке формул выделим значение 4 и скопируем его в Буфер обмена . Теперь выделим ячейку с Проверкой данных и нажмем CTRL+V . Значение вставилось в ячейку! Кроме того, Проверка данных осталась нетронутой в отличие от случая, когда через Буфер обмена , например, вставляется значение из WORD. Чтобы убедиться, что данные в ячейке не соответствуют условиям определенным в Проверке данных , нужно вызвать команду меню Обвести неверные данные ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные ).

    G. Поиск ячеек с Проверкой данных

    Если на листе много ячеек с Проверкой данных , то можно использовать инструмент Выделение группы ячеек ( Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ).

    Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.

    4 техники анализа данных в Microsoft Excel

    Если вам по работе или учёбе приходится погружаться в океан цифр и искать в них подтверждение своих гипотез, вам определённо пригодятся эти техники работы в Microsoft Excel. Как их применять — показываем с помощью гифок.

    Тренер Учебного центра Softline с 2008 года.

    1. Сводные таблицы

    Базовый инструмент для работы с огромным количеством неструктурированных данных, из которых можно быстро сделать выводы и не возиться с фильтрацией и сортировкой вручную. Сводные таблицы можно создать с помощью нескольких действий и быстро настроить в зависимости от того, как именно вы хотите отобразить результаты.

    Полезное дополнение. Вы также можете создавать сводные диаграммы на основе сводных таблиц, которые будут автоматически обновляться при их изменении. Это полезно, если вам, например, нужно регулярно создавать отчёты по одним и тем же параметрам.

    Как работать

    Исходные данные могут быть любыми: данные по продажам, отгрузкам, доставкам и так далее.

    1. Откройте файл с таблицей, данные которой надо проанализировать.
    2. Выделите диапазон данных для анализа.
    3. Перейдите на вкладку «Вставка» → «Таблица» → «Сводная таблица» (для macOS на вкладке «Данные» в группе «Анализ»).
    4. Должно появиться диалоговое окно «Создание сводной таблицы».
    5. Настройте отображение данных, которые есть у вас в таблице.

    Перед нами таблица с неструктурированными данными. Мы можем их систематизировать и настроить отображение тех данных, которые есть у нас в таблице. «Сумму заказов» отправляем в «Значения», а «Продавцов», «Дату продажи» — в «Строки». По данным разных продавцов за разные годы тут же посчитались суммы. При необходимости можно развернуть каждый год, квартал или месяц — получим более детальную информацию за конкретный период.

    Набор опций будет зависеть от количества столбцов. Например, у нас пять столбцов. Их нужно просто правильно расположить и выбрать, что мы хотим показать. Скажем, сумму.

    Можно её детализировать, например, по странам. Переносим «Страны».

    Можно посмотреть результаты по продавцам. Меняем «Страну» на «Продавцов». По продавцам результаты будут такие.

    2. 3D-карты

    Этот способ визуализации данных с географической привязкой позволяет анализировать данные, находить закономерности, имеющие региональное происхождение.

    Полезное дополнение. Координаты нигде прописывать не нужно — достаточно лишь корректно указать географическое название в таблице.

    Как работать

    1. Откройте файл с таблицей, данные которой нужно визуализировать. Например, с информацией по разным городам и странам.
    2. Подготовьте данные для отображения на карте: «Главная» → «Форматировать как таблицу».
    3. Выделите диапазон данных для анализа.
    4. На вкладке «Вставка» есть кнопка 3D-карта.

    Точки на карте — это наши города. Но просто города нам не очень интересны — интересно увидеть информацию, привязанную к этим городам. Например, суммы, которые можно отобразить через высоту столбика. При наведении курсора на столбик показывается сумма.

    Также достаточно информативной является круговая диаграмма по годам. Размер круга задаётся суммой.

    3. Лист прогнозов

    Зачастую в бизнес-процессах наблюдаются сезонные закономерности, которые необходимо учитывать при планировании. Лист прогноза — наиболее точный инструмент для прогнозирования в Excel, чем все функции, которые были до этого и есть сейчас. Его можно использовать для планирования деятельности коммерческих, финансовых, маркетинговых и других служб.

    Полезное дополнение. Для расчёта прогноза потребуются данные за более ранние периоды. Точность прогнозирования зависит от количества данных по периодам — лучше не меньше, чем за год. Вам требуются одинаковые интервалы между точками данных (например, месяц или равное количество дней).

    Как работать

    1. Откройте таблицу с данными за период и соответствующими ему показателями, например, от года.
    2. Выделите два ряда данных.
    3. На вкладке «Данные» в группе нажмите кнопку «Лист прогноза».
    4. В окне «Создание листа прогноза» выберите график или гистограмму для визуального представления прогноза.
    5. Выберите дату окончания прогноза.

    В примере ниже у нас есть данные за 2011, 2012 и 2013 годы. Важно указывать не числа, а именно временные периоды (то есть не 5 марта 2013 года, а март 2013-го).

    Для прогноза на 2014 год вам потребуются два ряда данных: даты и соответствующие им значения показателей. Выделяем оба ряда данных.

    На вкладке «Данные» в группе «Прогноз» нажимаем на «Лист прогноза». В появившемся окне «Создание листа прогноза» выбираем формат представления прогноза — график или гистограмму. В поле «Завершение прогноза» выбираем дату окончания, а затем нажимаем кнопку «Создать». Оранжевая линия — это и есть прогноз.

    4. Быстрый анализ

    Эта функциональность, пожалуй, первый шаг к тому, что можно назвать бизнес-анализом. Приятно, что эта функциональность реализована наиболее дружественным по отношению к пользователю способом: желаемый результат достигается буквально в несколько кликов. Ничего не нужно считать, не надо записывать никаких формул. Достаточно выделить нужный диапазон и выбрать, какой результат вы хотите получить.

    Полезное дополнение. Мгновенно можно создавать различные типы диаграмм или спарклайны (микрографики прямо в ячейке).

    Как работать

    1. Откройте таблицу с данными для анализа.
    2. Выделите нужный для анализа диапазон.
    3. При выделении диапазона внизу всегда появляется кнопка «Быстрый анализ». Она сразу предлагает совершить с данными несколько возможных действий. Например, найти итоги. Мы можем узнать суммы, они проставляются внизу.

    В быстром анализе также есть несколько вариантов форматирования. Посмотреть, какие значения больше, а какие меньше, можно в самих ячейках гистограммы.

    Также можно проставить в ячейках разноцветные значки: зелёные — наибольшие значения, красные — наименьшие.

    Надеемся, что эти приёмы помогут ускорить работу с анализом данных в Microsoft Excel и быстрее покорить вершины этого сложного, но такого полезного с точки зрения работы с цифрами приложения.

    Проверка ввода данных в Excel и ее особенности

    Иногда возникает необходимость перестраховаться от ошибок перед вводом в ячейки данных несоответствующим определенным условиям. Например, в номенклатуре магазина товаров и цен недолжно быть возможности ввода отрицательных чисел и нулей. Ведь магазин не раздает товар с доплатой или за бесплатно.

    Проверка вводимых данных в Excel

    Для того, чтобы предотвратить ошибки оператора компьютерного набору в Excel, будем использовать проверку данных ввода. Тем самым создадим ему комфортные условия для рутинной работы, где сложно не допустить ошибки.

    У нас имеется лист номенклатуры товаров магазина:

    1. Выделите столбец B и выберите инструмент «Данные»-«Проверка данных».
    2. Заполняем значениями поля на вкладке «Параметры» как показано на рисунке:
    3. На вкладке «Сообщение для ввода» создаем особое примечание, в котором при помещения курсора на ячейку будет отображаться условия для ее заполнения. И жмем ОК.

    Теперь проверим. В ячейку B2 введите натуральное число, а в ячейку B3 отрицательное. Как видно в ячейке B3 действие оператора набора – заблокировано. Отображается сообщение об ошибке: «Введенное значение неверно».

    Примечание. При желании можно написать собственный текст для ошибки на третей закладке настроек инструмента «Сообщение об ошибке».

    Чтобы удалить проверку данных в Excel нужно: выделить соответствующий диапазон ячеек, выбрать инструмент и нажать на кнопку «Очистить все» (указано на втором рисунке).

    Особенности проверки данных

    Данным способом проверяются данные только в процессе ввода. Если данные уже введенные они будут не проверенные. Например, в столбце B нельзя ввести текст после установки условий заполнения в нем ячеек. Но заголовок в ячейке B1 «Цена» остался без предупреждения об ошибке.

    Внимание! Если ячейки будут скопированы, а не введены то их значения так же не будут проверены.

    Чтобы проверить соответствуют ли все введенные данные, определенным условиям в столбце и нет ли там ошибок, следует использовать другой инструмент: «Данные»-«Проверка данных»-«Обвести неверные данные».

    Если значения в столбце B должны соответствовать определенным условиям, но содержит ошибки, то все они будут обведены красным овалом. Этот инструмент очень удобно использовать, когда нужно проверить уже введенные или скопированные данные.

    Конечно, можно выполнить проверку данных в столбце с помощью логической функции Excel – «ЕСЛИ». Или условное форматирование. Но применение инструмента «Проверка данных» – более эффективно, удобно и продуктивно для данной задачи. Особенно если нам нужно одновременно выполнить проверку по нескольким столбцам. В таком случаи более заметна рациональность его использования.

    Читать еще:  Документ ms excel файл с расширением
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector
    Чтобы