Tooprogram.ru

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Именованные диапазоны в excel

Exceltip

Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

Именованные диапазоны в Excel — несколько трюков использования

Именованные диапазоны, вероятно, один из самых полезных инструментов в Excel. Именованные диапазоны добавляют интерактивность в книгу, делают длинные формулы короткими и, при правильном использовании, обеспечивают механизм обмена информации по всей книге. Учитывая, какую пользу несут именованные диапазоны в Excel, решил уделить немного внимания им на этом блоге.

Итак, несколько советов, которые сделают вашу работу с именованными диапазонами в Excel более быстрой и продуктивной.

Многоразовое создание именованного диапазона в один прием

Обычно, при создании именованного диапазона из заданного набора данных, необходимо написать (или выбрать) адрес именованного диапазона и дать ему имя. Тем не менее, во многих случаях, когда у вас уже имеются заголовки для данных на листе, существует более простой вариант создания.

К примеру, у вас имеется набор данных (как показано ниже) и вы хотите создать отдельные именованные диапазоны для каждой колонки. Вместо того чтобы создавать их по одному, вы можете воспользоваться сочетанием клавиш CTRL + SHIFT + F3, которое откроет диалоговое окно Создание имен из выделенного диапазона. Тоже самое окно доступно во вкладке Формулы -> Определенные имена –> Создать из выделенного. Теперь вы можете создать больше одного диапазона – по строкам, столбцам, оба варианта.

Когда вы щелкните ОК, Excel создаст четыре именованных диапазона. Заголовок каждого диапазона будет служить его названием. При необходимости вы можете легко отредактировать любой атрибут диапазонов.

Доступ к управлению именованными диапазонами

Чтобы открыть диалоговое окно Диспетчер имен, перейдите по вкладке Формулы в группу Определенные имена и щелкните по кнопке Диспетчер имен. Либо нажатием сочетаний клавиш Ctrl + F3.

Использование формулы СМЕЩ

Именованные диапазоны и вполовину не были бы такими полезными и интересными без формулы СМЕЩ. Функция СМЕЩ помогает позиционировать и расширять данный диапазон. Результатом использования ее может стать мощный динамический диапазон, который имеет способность расширяться и изменяться.

Использование абсолютных ссылок при работе с именованными диапазонами

На самом деле не уверен, это конструктивная особенность или ошибка. Используя относительные ссылки (A1 вместо $A$1) при определении именованного диапазона, они не остаются на том же месте, как бы вы этого не хотели. Давайте рассмотрим этот случай на примере. Предположим, вы хотите создать диапазон, который смещается вниз на 10 строк от ячейки A1. Первое, что приходит в голову, это написать формулу =СМЕЩ(A1;10;0).

Пока все хорошо. Если вы захотите воспользоваться этим именованным диапазоном, необходимо подобрать для нее ячейку (скажем B1) и ввести что-то типа =мой_имен_диап. Где мой_имен_диап — это имя, которое вы дали диапазону на предыдущем шаге.

Но если вы выберите другую ячейку и снова откроете диспетчер имен, формула, которую вы ввели до этого =СМЕЩ(Лист1!A1;10;0), магическим образом преобразится (к примеру, =СМЕЩ(Лист1!A1048576;10;0)). Это происходит потому, что при создании именованного диапазона мы использовали относительные ссылки, т.е. целевой диапазон будет все время смещаться в зависимости от адреса, выбранной на данный момент, ячейки.

Использование F2 для изменения именованного диапазона

Еще одна полезная вещь, использование F2 при изменении именованного диапазона. Попробуйте воспользоваться кнопками стрелок на клавиатуре для навигации по формуле именованного диапазона, вы увидите замечательные преобразования.

Чтобы избежать недоразумений при использовании стрелок, нажмите клавишу F2.

Возможно у вас имеются свои трюки по использованию именованных диапазонов?! Не хотите поделиться?)

Вам также могут быть интересны следующие статьи

2 комментария

Подскажите, а использование именованных диапазонов влияет на размер файла? Если использовать имена это влияет на производительность формул? Спасибо.

Здравствуйте, Ренат! Очень интересная диаграмма, даже при том, что и не классический тримап. Скажите, а можно построить подобную диаграмму так, чтобы её составляющие были положительные и отрицательные. Чтобы их размер зависел, насколько далеко их значение от 0, а располагались они справа и слева от оси, в зависимости от знака? Была бы очень интересная диаграмма весов.

Именованный диапазон в EXCEL

Обычно ссылки на диапазоны ячеек вводятся непосредственно в формулы, например =СУММ(А1:А10) . Другим подходом является использование в качестве ссылки имени диапазона. В статье рассмотрим какие преимущества дает использование имени.

Назовем Именованным диапазоном в MS EXCEL, диапазон ячеек, которому присвоено Имя (советуем перед прочтением этой статьи ознакомиться с правилами создания Имен ).

Преимуществом именованного диапазона является его информативность. Сравним две записи одной формулы для суммирования, например, объемов продаж: =СУММ($B$2:$B$10) и =СУММ(Продажи) . Хотя формулы вернут один и тот же результат (если, конечно, диапазону B2:B10 присвоено имя Продажи ), но иногда проще работать не напрямую с диапазонами, а с их именами.

Совет : Узнать на какой диапазон ячеек ссылается Имя можно через Диспетчер имен расположенный в меню Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен .

Ниже рассмотрим как присваивать имя диапазонам. Оказывается, что диапазону ячеек можно присвоить имя по разному: используя абсолютную или смешанную адресацию .

Задача1 (Именованный диапазон с абсолютной адресацией)

Пусть необходимо найти объем продаж товаров (см. файл примера лист 1сезон ):

Присвоим Имя Продажи диапазону B2:B10 . При создании имени будем использовать абсолютную адресацию .

  • выделите, диапазон B2:B10 на листе 1сезон ;
  • на вкладке Формулы в группе Определенные имена выберите команду Присвоить имя ;
  • в поле Имя введите: Продажи ;
  • в поле Область выберите лист 1сезон (имя будет работать только на этом листе) или оставьте значение Книга , чтобы имя было доступно на любом листе книги;
  • убедитесь, что в поле Диапазон введена формула =’1сезон’!$B$2:$B$10
  • нажмите ОК.
Читать еще:  Как очистить таблицу в excel

Теперь в любой ячейке листа 1сезон можно написать формулу в простом и наглядном виде: =СУММ(Продажи) . Будет выведена сумма значений из диапазона B2:B10 .

Также можно, например, подсчитать среднее значение продаж, записав =СРЗНАЧ(Продажи) .

Обратите внимание, что EXCEL при создании имени использовал абсолютную адресацию $B$1:$B$10 . Абсолютная ссылка жестко фиксирует диапазон суммирования: в какой ячейке на листе Вы бы не написали формулу =СУММ(Продажи) – суммирование будет производиться по одному и тому же диапазону B1:B10 .

Иногда выгодно использовать не абсолютную, а относительную ссылку, об этом ниже.

Задача2 (Именованный диапазон с относительной адресацией)

Теперь найдем сумму продаж товаров в четырех сезонах. Данные о продажах находятся на листе 4сезона (см. файл примера ) в диапазонах: B2:B10 , C 2: C 10 , D 2: D 10 , E2:E10 . Формулы поместим соответственно в ячейках B11 , C 11 , D 11 , E 11 .

По аналогии с абсолютной адресацией из предыдущей задачи, можно, конечно, создать 4 именованных диапазона с абсолютной адресацией, но есть решение лучше. С использованием относительной адресации можно ограничиться созданием только одного Именованного диапазона Сезонные_продажи .

  • выделите ячейку B11 , в которой будет находится формула суммирования (при использовании относительной адресации важно четко фиксировать нахождение активной ячейки в момент создания имени );
  • на вкладке Формулы в группе Определенные имена выберите команду Присвоить имя ;
  • в поле Имя введите: Сезонные_Продажи ;
  • в поле Область выберите лист 4сезона (имя будет работать только на этом листе);
  • убедитесь, что в поле Диапазон введена формула =’4сезона’!B$2:B$10
  • нажмите ОК.

Мы использовали смешанную адресацию B$2:B$10 (без знака $ перед названием столбца). Такая адресация позволяет суммировать значения находящиеся в строках 2 , 3 ,… 10 , в том столбце, в котором размещена формула суммирования. Формулу суммирования можно разместить в любой строке ниже десятой (иначе возникнет циклическая ссылка).

Теперь введем формулу =СУММ(Сезонные_Продажи) в ячейку B11. Затем, с помощью Маркера заполнения , скопируем ее в ячейки С11 , D 11 , E 11 , и получим суммы продаж в каждом из 4-х сезонов. Формула в ячейках B 11, С11 , D 11 и E 11 одна и та же!

СОВЕТ: Если выделить ячейку, содержащую формулу с именем диапазона, и нажать клавишу F2 , то соответствующие ячейки будут обведены синей рамкой (визуальное отображение Именованного диапазона ).

Использование именованных диапазонов в сложных формулах

Предположим, что имеется сложная (длинная) формула, в которой несколько раз используется ссылка на один и тот же диапазон:

Если нам потребуется изменить ссылку на диапазон данных, то это придется сделать 3 раза. Например, ссылку E2:E8 поменять на J14:J20 .

Но, если перед составлением сложной формулы мы присвоим диапазону E2:E8 какое-нибудь имя (например, Цены ), то ссылку на диапазон придется менять только 1 раз и даже не в формуле, а в Диспетчере имен !

Более того, при создании формул EXCEL будет сам подсказывать имя диапазона! Для этого достаточно ввести первую букву его имени.

Excel добавит к именам формул, начинающихся на эту букву, еще и имя диапазона!

Именованные диапазоны в excel

Мы привыкли ссылаться на ячейки и диапазоны по их адресам. Например, A5 или B2:D17 . Однако, не все знают, что диапазону можно присвоить символьное имя и использовать его в качестве полноценной замены привычных адресов в формулах. На первый взгляд это дополнительные манипуляции, которые не приносят очевидной пользы, но это не так. Мы с вами разберём, как минимум, 7 причин, почему стоит использовать именованные диапазоны.

Я считаю, что умение оперировать именованными диапазонами ( далее ИД ) и понимание, для чего они нужны, одни из ключевых навыков квалифицированного пользователя Excel.

Создаём ИД

Создать ИД можно двумя способами:

Быстрый способ . Выделяем необходимый диапазон или ячейку. Идём в поле адреса и вводим там имя создаваемого ИД.

Стандартный способ . Выделяем диапазон, а потом выбираем пункт меню Присвоить имя с ленты ФОРМУЛЫ . В диалоговом окне вводим желаемое имя, меняем или оставляем без изменений область действия, примечание, адрес диапазона.

7 причин полюбить именованные диапазоны

Причина первая

Сравните 2 формулы:

В каком случае у вас больше шансов интуитивно догадаться, что мы вычисляем? Ответ очевиден — во втором случае. Потому что вместо скучных и безликих координат диапазонов, вы видите идентификаторы, которые рождают у вас некоторые ассоциации: Товары — это наверняка таблица с информацией о товарах, PrdSelected — это, видимо, выбранный пользователем продукт, Продукт — какой-то справочник продуктов, а VAT_Rate — без сомнения ставка НДС.

ИД делают формулы более дружественными к пользователю, наглядными и интуитивно понятными!

У вас не рябит в глазах от букв, цифр и знаков доллара в адресах диапазонов.

Причина вторая

Предположим у вас на листе 500 формул ВПР (VLOOKUP), которые ссылаются на один и тот же диапазон ячеек, из которого вы извлекаете данные. В случае изменения координат этого диапазона, вы будете вынуждены исправить его координаты в пятистах формулах. Безусловно, это можно сделать при помощи инструмента Поиск с заменой , но факт остаётся фактом — так или иначе вам надо менять формулы в большом количестве ячеек. А теперь представьте, что вы ссылаетесь в формулах на ИД. При изменении координат ИД, вы ОДИН раз изменяете его координаты в Диспетчере имён . При этом нет необходимости исправлять какие бы то ни было формулы. Это реальная экономия вашего времени!

Отпадает необходимость править формулы в ячейках из-за изменения адресов диапазонов.

Причина третья

Объявив ИД, вы можете его легко вставить в формулу. Есть 3 возможности:

Читать еще:  Подсчет слов в excel

Вызвать диалоговое окно Вставка имени (горячая клавиша F3 );

Начав набор названия ИД с клавиатуры и завершив выбором из раскрывшегося списка объектов;

Воспользовавшись пунктом меню Использовать в формуле на ленте ФОРМУЛЫ .

Формулы вводятся быстрее, приятнее и у вас меньше шансов внести в формулу ошибку.

Причина четвёртая

Используя обычные адреса диапазонов вы всегда должны думать, какой тип адресации применить, чтобы формула не поползла при протягивании или, напротив, поползла в нужном направлении. Речь идёт об относительных и абсолютных ссылках. Адес диапазона, введеный как A1:B5 при распространении (копировании) формулы вниз в следующей ячейке превратится в A2:B6 , потом в A3:B7 и т.д. Поэтому при вводе вы должны использовать абсолютную ссылку вида $A$1:$B$5 , от которых особенно рябит в глазах. Ссылки в виде ИД лишены данного недостатка.

Нет проблем при протягивании формул.

Причина пятая

ИД позволяют реализовать динамические диапазоны, которые подстраиваются под фактические размеры вашей таблицы. Это очень удобно, когда вы добавляете к какому-либо справочнику новые строки или столбцы. Делается это при помощи формул СМЕЩ + СЧЁТЗ (OFFSET+COUNTA), так:

Товары!$A$1 — точка отсчёта. Берите верхний левый угол таблицы;

1 — смещение по строкам для верхнего левого угла ИД. Поскольку у нас таблица с заголовками, то данные начинаются на 1 строку ниже, относительно указанной точки отсчёта;

0 — смещение по столбцам для верхнего левого угла ИД. Его у нас нет.

СЧЁТЗ(Товары!$A:$A)-1 — эта функция подсчитывает количество непустых строк в указанном диапазоне ( $A:$A ), а единицу вычитаем за счёт пропущенной строки с заголовками столбцов. При расширении таблицы вниз колонка A должна обязательно заполняться данными, либо выберите другой столбец, для которого это условие будет выполняться;

СЧЁТЗ(Товары!$1:$1) — подсчёт количества непустых столбцов по тому же принципу (на основе строки 1:1 ).

Проконтролировать правильно ли вы написали формулу, можно зайдя в Диспетчер имён , выделив нужный ИД и встав курсором на формулу. При этом сам диапазон должен выделиться пунктирной линией.

Возможность задать динамические границы при определении ИД.

Причина шестая

ИД облегчают перенос формул на другие листы, в другие книги, либо перенос данных в другое место. Особенно удобно использовать ИД, когда вы ссылаетесь на другую книгу, потому что видеть в формулах длиннющие префиксы с путём к файлу книги, содержащий нужный диапазон, не составляет никакого удовольствия. Причём ИД в этом случае определять надо в той книге, в которой вы строите формулы, так как формула может использовать только ИД, определенный в родной книге. А сам ИД будет ссылаться на другую книгу.

Облегчение ссылок на другие книги, упрощение переноса формул на другие листы/книги.

Причина седьмая

В Excel 2007 и ранее нельзя было определить в Проверке данных (Data Val >Лист4!$A$2:$A$4 , а надо было обязательно определить ИД, и вот только так можно было сослаться на другой лист.


Ссылка на источник данных для списка в функции Проверка данных.

Управление ИД

Осуществляется при помощи данного блока меню на ленте ФОРМУЛЫ :

Получение списка всех ИД

Через диалог Вставка имени ( F3 или через меню Использовать в формуле — Вставить имена. ) можно получить в ячейки таблицы список всех ИД. Это выглядит так:

Замена обычных диапазонов на ИД

Если вы сначала написали формулы, а потом решили определить ИД, то обычные координаты диапазонов можно заменить на ИД через меню Присвоить имя , диалог Применить имена.

Массовое создание ИД

ИД можно создавать массово на основе ваших таблицы и заголовков столбцов/строк. Выделите необходимый диапазон данных и выберите пункт меню Создать из выделенного . Будет предложен такой диалог:

Укажите в нём, где располагаются имена ваших ИД. Если вы укажете, что имена расположены в верхней строке, то Excel создаст ИД для каждой строки и назовёт их теми идентификаторами, которые в верхней строке располагаются. В предложенном примере мы имеем 5 столбцов и после нажатия OK можно проконтролировать, что создано 5 ИД с соответствующими именами:

Тоже самое можно проделать и со строками, если на то есть необходимость.

Именованные константы

Помимо ссылок на ячейки в ИД можно указать ссылку на числовую константу. Например:

Именованную константу можно использовать в формулах наравне с другими числами, однако её имя будет вам напоминать о её назначении, а в случае необходимости вы всегда легко её сможете изменить без необходимости правки формул.

Многими возможнотями ИД (и даже больше) обладают также умные таблицы.

Динамический диапазон с автоподстройкой размеров

Есть ли у вас таблицы с данными в Excel, размеры которых могут изменяться, т.е. количество строк (столбцов) может увеличиваться или уменьшаться в процессе работы? Если размеры таблицы «плавают», то придется постоянно мониторить этот момент и подправлять:

  • ссылки в формулах отчетов, которые ссылаются на нашу таблицу
  • исходные диапазоны сводных таблиц, которые построены по нашей таблице
  • исходные диапазоны диаграмм, построенных по нашей таблице
  • диапазоны для выпадающих списков, которые используют нашу таблицу в качестве источника данных

Все это в сумме не даст вам скучать 😉

Гораздо удобнее и правильнее будет создать динамический «резиновый» диапазон, который автоматически будет подстраиваться в размерах под реальное количество строк-столбцов данных. Чтобы реализовать такое, есть несколько способов.

Способ 1. Умная таблица

Выделите ваш диапазон ячеек и выберите на вкладке Главная – Форматировать как Таблицу (Home – Format as Table):

Если вам не нужен полосатый дизайн, который добавляется к таблице побочным эффектом, то его можно отключить на появившейся вкладке Конструктор (Design). Каждая созданная таким образом таблица получает имя, которое можно заменить на более удобное там же на вкладке Конструктор (Design) в поле Имя таблицы (Table Name) .

Читать еще:  Что такое столбец в excel

Теперь можно использовать динамические ссылки на нашу «умную таблицу»:

  • Таблица1 – ссылка на всю таблицу кроме строки заголовка (A2:D5)
  • Таблица1[#Все] – ссылка на всю таблицу целиком (A1:D5)
  • Таблица1[Питер] – ссылка на диапазон-столбец без первой ячейки-заголовка (C2:C5)
  • Таблица1[#Заголовки] – ссылка на «шапку» с названиями столбцов (A1:D1)

Такие ссылки замечательно работают в формулах, например:

=СУММ(Таблица1[Москва]) – вычисление суммы по столбцу «Москва»

=ВПР(F5;Таблица1;3;0) – поиск в таблице месяца из ячейки F5 и выдача питерской суммы по нему (что такое ВПР?)

Такие ссылки можно успешно использовать при создании сводных таблиц, выбрав на вкладке Вставка – Сводная таблица (Insert – Pivot Table) и введя имя умной таблицы в качестве источника данных:

Если выделить фрагмент такой таблицы (например, первых два столбца) и создать диаграмму любого типа, то при дописывании новых строк они автоматически будут добавляться к диаграмме.

При создании выпадающих списков прямые ссылки на элементы умной таблицы использовать нельзя, но можно легко обойти это ограничение с помощью тактической хитрости – использовать функцию ДВССЫЛ (INDIRECT) , которая превращает текст в ссылку:

Т.е. ссылка на умную таблицу в виде текстовой строки (в кавычках!) превращается в полноценную ссылку, а уж ее выпадающий список нормально воспринимает.

Способ 2. Динамический именованный диапазон

Если превращение ваших данных в умную таблицу по каким-либо причинам нежелательно, то можно воспользоваться чуть более сложным, но гораздо более незаметным и универсальным методом – создать в Excel динамический именованный диапазон, ссылающийся на нашу таблицу. Потом, как и в случае с умной таблицей, можно будет свободно использовать имя созданного диапазона в любых формулах, отчетах, диаграммах и т.д. Для начала рассмотрим простой пример:

Задача: сделать динамический именованный диапазон, который ссылался бы на список городов и автоматически растягивался-сжимался в размерах при дописывании новых городов либо их удалении.

Нам потребуются две встроенных функции Excel, имеющиеся в любой версии – ПОИКСПОЗ (MATCH) для определения последней ячейки диапазона и ИНДЕКС (INDEX) для создания динамической ссылки.

Ищем последнюю ячейку с помощью ПОИСКПОЗ

ПОИСКПОЗ(искомое_значение;диапазон;тип_сопоставления) – функция, которая ищет заданное значение в диапазоне (строке или столбце) и выдает порядковый номер ячейки, где оно было найдено. Например, формула ПОИСКПОЗ(“март”;A1:A5;0) выдаст в качестве результата число 4, т.к. слово «март» расположено в четвертой по счету ячейке в столбце A1:A5. Последний аргумент функции Тип_сопоставления = 0 означает, что мы ведем поиск точного соответствия. Если этот аргумент не указать, то функция переключится в режим поиска ближайшего наименьшего значения – это как раз и можно успешно использовать для нахождения последней занятой ячейки в нашем массиве.

Суть трюка проста. ПОИСКПОЗ перебирает в поиске ячейки в диапазоне сверху-вниз и, по идее, должна остановиться, когда найдет ближайшее наименьшее значение к заданному. Если указать в качестве искомого значение заведомо больше, чем любое имеющееся в таблице, то ПОИСКПОЗ дойдет до самого конца таблицы, ничего не найдет и выдаст порядковый номер последней заполненной ячейки. А нам это и нужно!

Если в нашем массиве только числа, то можно в качестве искомого значения указать число, которое заведомо больше любого из имеющихся в таблице:

Для гарантии можно использовать число 9E+307 (9 умножить на 10 в 307 степени, т.е. 9 с 307 нулями) – максимальное число, с которым в принципе может работать Excel.

Если же в нашем столбце текстовые значения, то в качестве эквивалента максимально большого числа можно вставить конструкцию ПОВТОР(“я”;255) – текстовую строку, состоящую из 255 букв «я» — последней буквы алфавита. Поскольку при поиске Excel, фактически, сравнивает коды символов, то любой текст в нашей таблице будет технически «меньше» такой длинной «яяяяя….я» строки:

Формируем ссылку с помощью ИНДЕКС

Теперь, когда мы знаем позицию последнего непустого элемента в таблице, осталось сформировать ссылку на весь наш диапазон. Для этого используем функцию:

ИНДЕКС(диапазон; номер_строки; номер_столбца)

Она выдает содержимое ячейки из диапазона по номеру строки и столбца, т.е. например функция =ИНДЕКС(A1:D5;3;4) по нашей таблице с городами и месяцами из предыдущего способа выдаст 1240 – содержимое из 3-й строки и 4-го столбца, т.е. ячейки D3. Если столбец всего один, то его номер можно не указывать, т.е. формула ИНДЕКС(A2:A6;3) выдаст «Самару» на последнем скриншоте.

Причем есть один не совсем очевидный нюанс: если ИНДЕКС не просто введена в ячейку после знака =, как обычно, а используется как финальная часть ссылки на диапазон после двоеточия, то выдает она уже не содержимое ячейки, а ее адрес! Таким образом формула вида $A$2:ИНДЕКС($A$2:$A$100;3) даст на выходе уже ссылку на диапазон A2:A4.

И вот тут в дело вступает функция ПОИСКПОЗ, которую мы вставляем внутрь ИНДЕКС, чтобы динамически определить конец списка:

=$A$2:ИНДЕКС($A$2:$A$100; ПОИСКПОЗ(ПОВТОР(«я»;255) ;A2:A100))

Создаем именованный диапазон

Осталось упаковать все это в единое целое. Откройте вкладку Формулы (Formulas) и нажмите кнопку Диспетчер Имен (Name Manager) . В открывшемся окне нажмите кнопку Создать (New) , введите имя нашего диапазона и формулу в поле Диапазон (Reference) :

Осталось нажать на ОК и готовый диапазон можно использовать в любых формулах, выпадающих списках или диаграммах.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector