Tooprogram.ru

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Автоматический ввод текста в word

Как создавать и вставлять автотекст в MS Word

Функция Автотекст это очень удобный способ экономии времени при работе в программе Microsoft Word. Одним нажатием кнопки Вы можете вставить часто используемые фразы или имена в ваши документы. Например, Вы можете использовать автотекст, чтобы вставить приветствие, адрес или подпись в письмах. Узнайте, как начать работу с автотекстом в Word сейчас! Это очень просто!

Для использования Автотекста в Word 2007 и выше, нужно добавить его на панель быстрого доступа. Затем Вы легко сможете создавать и вставлять свои собственные элементы автотекста.

Добавление Автотекста на панель быстрого доступа

Для добавления функции автотекста на панель быстрого доступа следуйте инструкции ниже:

1. В меню Файл выберите «Параметры».

2. В открывшемся окне Параметры Word нажмите по вкладке «Панель быстрого доступа».

3. В поле «Выберите команды из» поставьте «Все команды», а в списке ниже кликните по «Автотекст» и нажмите кнопку «Добавить».

4. Нажмите «ОК». Теперь кнопка Автотекст появится на панели быстрого доступа:

Добавление текста в Автотекст

1. Выделите текст, который Вы хотите добавить. Это может быть несколько слов, абзацев, поля, графики, таблицы или другие объекты.

2. Нажмите кнопку Автотекст, а затем щелкните «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста» или нажмите ALT+F3.

3. В открывшемся окне «Создание нового стандартного блока» в поле «Имя» введите имя для автотекста. Вы сможете использовать это имя для идентификации данного автотекста в списке или для ручного ввода автотекста, введя его имя (об этом Вы узнаете чуть позже).

4. Коллекция должна оставаться «Автотекст».

5. С помощью поля Категория можно поделить Ваши блоки автотекста по своим категориям.

6. Поле Описание служит только напоминанием для Вас о содержании автотекста. Его можно не вводить.

7. Поле «Сохранить в:» показывает в какой файл будет сохранен Ваш автотекст. Оставляем как есть.

8. В поле Параметры можно выбрать, как будет вставляться блок автотекста: вставлять только содержимое (так как оно было создано), вставлять в новый абзац и вставлять на новую страницу.

9. Нажмите «ОК» чтобы сохранить.

Вставка автотекста в документ

Установите курсор там, где должен быть вставлен автотекст. Есть два способа его вставки:

1. Вручную: Введите имя автотекста и нажмите F3. Также Word может Вам предложить нажать клавишу Ввод (Enter) для вставки.

2. Мышью: Нажмите кнопку Автотекст, кликните по нужной записи, чтобы ее вставить, или нажмите по записи правой кнопкой мыши и выберите, куда вы хотите ее вставить.

Редактирование и удаление записей автотекста

1. Редактирование. Для редактирования свойств автотекста, таких как имя, категория, описание, нажмите правой кнопкой мыши по записи автотекста выберите «Изменить свойства…». Чтобы изменить или переделать сам автотекст его нужно вставить, изменить, а затем сохранить его, так же как новую запись, но с таким же именем. И программа перезапишет старый автотекст на новый.

2. Удаление. Чтобы удалить запись автотекста, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите «Упорядочить и удалить…». У Вас откроется окно «Организатор стандартных блоков», в нем выделите нужную запись автотекста и нажмите кнопку «Удалить». Подтвердите удаление, затем нажмите «Закрыть», чтобы закончить.

Обзор AutoComplete — программы для автозавершения набираемых слов в Word

Удивительно, почему разработчики Microsoft не додумались до сих пор включить в свой редактор такую возможность. По-видимому, они просто не задумывались о том, как сделать процесс набора текста удобней, проще и быстрее. А ведь идея-то лежит на поверхности: дополнять за пользователя окончания слов, экономя его усилия по набору текста и ускоряя ввод текста. В нескольких альтернативных редакторах (OpenOffice, например) эта опция уже входит в состав основных возможностей текстовых процессоров. Но теперь такая возможность есть и у пользователей MS Office. Установите на свой компьютер AutoComplete от компании Aroona Software и вздохните свободнее.

Нельзя сказать, чтобы Microsoft не беспокоилась о пользователях совсем. Есть функции автотекста и автозамены, но они не исчерпывают всех возможностей по упрощению работы пользователя в плане автоматического ввода текста. Для работы этих функций нужно производить манипуляции по настройке и совершать дополнительные действия для ввода текста. Хотя отметим, что и AutoComplete не в состоянии заменить автотекст и автозамену. Это просто еще один и очень удобный инструмент, который может облегчить работу самого обычного пользователя: студента, секретаря, журналиста, любого, кто по роду деятельности связан с необходимостью набора текстов. Программе AutoComplete уже семь лет, у нее есть конкуренты на западном рынке, что говорит о востребованности выполняемой программой функции.

Из необходимости облегчить рутинную работу по набору текста и родилась программа. Пользователям первая версия понравилась, появились запросы на улучшение. Раньше программа называлась «Быстрый ввод», впоследствии она была переименована, так как прямой перевод названия на английский был созвучен с продуктами конкурентов. Последняя версия, 5.0, была полностью переработана исходя из принципа «установил и забыл». То есть программа обладает развитыми настройками по умолчанию и обширной словарной базой. Исходная база — 10 000 слов, при этом пользователь может ее пополнять.

Читать еще:  Как сделать содержание в документе word

Пополнение словаря можно осуществлять по мере необходимости. Для этого достаточно нажать на кнопку «Пополнение словаря», и программа сама добавит все слова, прошедшие орфографическую проверку и содержащие не менее заданного количества букв. (Так как нет смысла добавлять короткие слова.) Это необходимо делать, так как такое пополнение словаря позволяет индивидуализировать его, то есть подгонять под особенности вашей производственной деятельности. Пополнение словаря возможно и автоматически. Для этого предусмотрена специальная функция, включенная по умолчанию в настройках программы.

Как работает программа? Очень просто. После инсталляции программы в панели инструментов Word добавится отключаемая панель AutoComplete, на которой можно включить или отключить функцию автодополнения и вызвать окно настроек программы. AutoComplete отслеживает набираемое пользователем слово и, если оно обнаружено в словаре, предлагает варианты его завершения. Если вас устраивает предложенный вариант, то просто нажмите кнопку Enter — и слово будет допечатано. При этом программа учитывает статистику использования слов. То есть при наборе текста AutoComplete запоминает, какие слова и в каком порядке использовались. Когда же вы набираете слово, программа пытается предложить недавно используемое слово для автозавершения. При предложении слов программа также опирается на частотный словарь, в котором есть информация о частоте использования слов в языке.

Идея простая, конечно же, но, как всегда, важна ее конкретная реализация. В AutoComplete удалось сделать эту опцию довольно удобной. Независимо от уровня квалификации пользователя. Как правило, люди, обладающие техникой слепого набора текста, не очень любят подобные утилиты. Действительно, они порой успевают набрать все слово целиком, пока будет предложен вариант для допечатывания. Особенно это заметно на коротких словах. AutoComplete будет полезен и таким асам от клавиатуры. Им просто надо подобрать настройки скорости. На коротких словах быстрее будет печататься вручную, на длинных словах можно использовать возможности AutoComplete.

Русский язык — это вам не какой-нибудь там английский. В нашем великом и могучем довольно много словоформ. И это создает определенные трудности при предложении вариантов слов для допечатывания. Окончания слов приходится во многих случаях перебивать. Но можно этого и не делать. Программа имеет базу окончаний, то есть при наборе слов она может отрезать эти окончания. Вам останется только дополнить слово окончанием. Это тем более удобно сделать, потому что после завершения автоввода слова курсор остается на последней букве слова.

Настройки программы позволяют установить количество букв слова, после которых она будет делать предложение дополнения слова, а также количество букв, не менее которого нужно предлагать. По умолчанию установлены четыре буквы набора, после которых программа выдает свои варианты для допечатывания. На наш взгляд, эта установка оптимальна. Большее число букв не делает варианты, предлагаемые для допечатывания, более точными, а меньшее число букв дает слишком много вариантов слов для допечатывания и потому безрезультативно.

Резюме

Достаточно часто разработчики больших и значимых программных комплексов забывают о том, что пользователям кроме функциональности нужно еще и удобство работы, выражающееся в самых разных мелочах. Но хорошо, что есть люди, которые не только могут понять потребность студентов, журналистов, секретарей и всей остальной печатающей братии, но и могут решить эти проблемы. AutoComplete от компании Aroona Software — удобный и практичный инструмент, который окажет огромную помощь всем названным выше работникам. Единственным пожеланием можно высказать следующее: необходима функция экспорта словаря из AutoComplete. Даже у человека, всего лишь постоянно набирающего тексты, могут возникнуть ситуации, когда «летит» система. Например, из-за аппаратного сбоя. Или если возникнет необходимость переезда на новый компьютер или жесткий диск. При переустановке системы весь накопленный нелегким трудом индивидуализированный словарь в нынешней редакции программы сохранить невозможно (средствами самой программы). Если бы была возможность экспорта и импорта, то пользователь имел бы возможность переезда на новый компьютер или жесткий диск с уже накопленным опытом. Конечно, можно сделать это простым переносом файла словаря. (Словарь — это обычная база Access, которая лежит в папке автозапуска Word. Ее можно легко скопировать на новый компьютер.) Но все же для непрофессионалов от компьютера такой способ несколько сложноват.

11. Средства автоматизации ввода текста

Последние версии текстового процессора Word позволяют эффективно сократить объем вводимого текста за счет использования средств Автотекст и Автозамена.

Использование автотекста

Автотекст – это режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и собственно автотекстом.

Функция автозавершения.

Текстовый процессор хранит словарь автотекста, состоящий из часто употребляемых слов и фраз. При вводе первых четырех символов словарного элемента появляется всплывающая подсказка с полным текстом слова или фразы. Если это то, что нужно, ввод всего фрагмента завершают нажатием клавиши Enter в противном случае продолжают набор текста с клавиатуры. Пользователь может настроить свой словарь автотекста. Простейший способ внесения нового элемента:

  1. выделить фрагмент (чтобы сохранить элемент вместе с форматированием абзаца, т.е. вид абзаца с отступами, выравниванием и т.п., включите знак абзаца в выделенный фрагмент);
  2. щелкнуть на кнопке Автотекст в панели инструментов (или нажать Alt+F3) и в открывшемся диалоговом окне Автотекст (рис. 11.1) щелкнуть кнопку Добавить. В дальнейшем добавленный элемент можно вводить способом автозавершения, т.е. при появлении всплывающей подсказки после ввода четырех символов нажать Enter.
Читать еще:  Word как сделать отступ в абзаце

Указанное диалоговое окно можно открыть и при помощи меню: Вставка Автотекст или Сервис Параметры автозамены вкладка Автотекст.

Функция автотекста.

Окно Автотекст можно использовать и для другого способа назначения элемента автотекста. Для этого нужно выделить в тексте фрагмент и открыть окно Автотекст. Выделенный фрагмент текста отобразится в поле Образец этого окна

Рис. 11.1. Назначение элемента автотекста

В поле Имя элемента нужно ввести произвольное имя, предназначенное для вызова элемента. Разумеется, имя должно быть коротким – один-два символа, иначе не имеет смысла использовать этот метод. Затем следует щелкнуть на кнопке Добавить и закрыть окно кнопкой Ok.

Для вызова элемента автотекста, назначенного этим способом, нужно набрать имя элемента и нажать клавишу F3. Появится полный текст назначенного элемента автотекста.

Недостатком этого способа является необходимость запоминания имен элементов автотекста.

Элементы списка автотекста распределены по категориям, таким как Прощание или Приветствие. Дополнительно созданные элементы, как правило, следует искать в категории Обычный (если только они не существовали уже в какой-нибудь другой).

  1. Установите курсор в то место, куда требуется вставить элемент списка автотекста.
  2. В меню Вставка выделите пункт Автотекст, а затем выделите категорию, к которой принадлежит нужный элемент.
  3. Выберите имя нужного элемента списка автотекста.

Использование автозамены

Для автоматического обнаружения и исправления опечаток, орфографических ошибок и неправильного использования прописных и строчных букв можно использовать средство «Автозамена».

Например, при вводе слова эфект с последующим пробелом средство «Автозамена» исправляет введенный текст на «эффект», а текст Эток от с последующим пробелом будет исправлен на «Это кот».

Кроме того, автозамену можно использовать для быстрой вставки знаков, которые включены во встроенный список автозамен. Например, для вставки знака © введите (c).

Средства автозамены также позволяют заменить ввод длинной последовательности символов произвольным (коротким) сочетанием других символов.

Назначение элемента автозамены производят в диалоговом окне Сервис Параметры автозамены вкладка Автозамена (рис. 11.2).

Рис. 11 . 2 . Назначение элемента автозамены

В окне Автозамена надо установить флажок Заменять при вводе, в поле Заменить ввести назначаемое сочетание символов (имя элемента автозамены), а в поле на: – полный текст заменяемого фрагмента.

При наборе текста вводят имя элемента, а затем пробел или знак препинания (т.е. символ, который должен следовать далее). При этом имя элемента автоматически заменяется его значением.

Замечание. В окне Автозамена желательно установить и все остальные флажки, – это избавит от необходимости вручную исправлять последствия случайного нажатия клавиш изменения регистра.

Добавление элементов автозамены при проверки орфографии

  1. Щелкните правой кнопкой мыши слово, подчеркнутое волнистой красной линией.
  2. Выделите пункт Автозаменав контекстном меню и выберите вариант замены. Если Microsoft Word не находит вариантов исправления, пункт «Автозамена» в контекстном меню не появится.

Примечание. Если слова с ошибками и опечатками не выделяются в тексте, выберите в меню Сервис команду Параметры и откройте вкладку Правописание. Установите флажок автоматически проверять орфографию.

Если при вводе текста происходят ненужные автоматические замены, то их можно отменить нажатием клавиш CTRL+Z. Для автоматического добавления исключений в список автозамены установите флажок Автоматически добавлять слова в список в диалоговом окне Исключения при автозамене.

Copyright © 2008-2020
Ющик Е.В. e-mail: veta@comp5.ru

Обзор AutoComplete — программы для автозавершения набираемых слов в Word

Удивительно, почему разработчики Microsoft не додумались до сих пор включить в свой редактор такую возможность. По-видимому, они просто не задумывались о том, как сделать процесс набора текста удобней, проще и быстрее. А ведь идея-то лежит на поверхности: дополнять за пользователя окончания слов, экономя его усилия по набору текста и ускоряя ввод текста. В нескольких альтернативных редакторах (OpenOffice, например) эта опция уже входит в состав основных возможностей текстовых процессоров. Но теперь такая возможность есть и у пользователей MS Office. Установите на свой компьютер AutoComplete от компании Aroona Software и вздохните свободнее.

Нельзя сказать, чтобы Microsoft не беспокоилась о пользователях совсем. Есть функции автотекста и автозамены, но они не исчерпывают всех возможностей по упрощению работы пользователя в плане автоматического ввода текста. Для работы этих функций нужно производить манипуляции по настройке и совершать дополнительные действия для ввода текста. Хотя отметим, что и AutoComplete не в состоянии заменить автотекст и автозамену. Это просто еще один и очень удобный инструмент, который может облегчить работу самого обычного пользователя: студента, секретаря, журналиста, любого, кто по роду деятельности связан с необходимостью набора текстов. Программе AutoComplete уже семь лет, у нее есть конкуренты на западном рынке, что говорит о востребованности выполняемой программой функции.

Читать еще:  Поля слияния в word

Из необходимости облегчить рутинную работу по набору текста и родилась программа. Пользователям первая версия понравилась, появились запросы на улучшение. Раньше программа называлась «Быстрый ввод», впоследствии она была переименована, так как прямой перевод названия на английский был созвучен с продуктами конкурентов. Последняя версия, 5.0, была полностью переработана исходя из принципа «установил и забыл». То есть программа обладает развитыми настройками по умолчанию и обширной словарной базой. Исходная база — 10 000 слов, при этом пользователь может ее пополнять.

Пополнение словаря можно осуществлять по мере необходимости. Для этого достаточно нажать на кнопку «Пополнение словаря», и программа сама добавит все слова, прошедшие орфографическую проверку и содержащие не менее заданного количества букв. (Так как нет смысла добавлять короткие слова.) Это необходимо делать, так как такое пополнение словаря позволяет индивидуализировать его, то есть подгонять под особенности вашей производственной деятельности. Пополнение словаря возможно и автоматически. Для этого предусмотрена специальная функция, включенная по умолчанию в настройках программы.

Как работает программа? Очень просто. После инсталляции программы в панели инструментов Word добавится отключаемая панель AutoComplete, на которой можно включить или отключить функцию автодополнения и вызвать окно настроек программы. AutoComplete отслеживает набираемое пользователем слово и, если оно обнаружено в словаре, предлагает варианты его завершения. Если вас устраивает предложенный вариант, то просто нажмите кнопку Enter — и слово будет допечатано. При этом программа учитывает статистику использования слов. То есть при наборе текста AutoComplete запоминает, какие слова и в каком порядке использовались. Когда же вы набираете слово, программа пытается предложить недавно используемое слово для автозавершения. При предложении слов программа также опирается на частотный словарь, в котором есть информация о частоте использования слов в языке.

Идея простая, конечно же, но, как всегда, важна ее конкретная реализация. В AutoComplete удалось сделать эту опцию довольно удобной. Независимо от уровня квалификации пользователя. Как правило, люди, обладающие техникой слепого набора текста, не очень любят подобные утилиты. Действительно, они порой успевают набрать все слово целиком, пока будет предложен вариант для допечатывания. Особенно это заметно на коротких словах. AutoComplete будет полезен и таким асам от клавиатуры. Им просто надо подобрать настройки скорости. На коротких словах быстрее будет печататься вручную, на длинных словах можно использовать возможности AutoComplete.

Русский язык — это вам не какой-нибудь там английский. В нашем великом и могучем довольно много словоформ. И это создает определенные трудности при предложении вариантов слов для допечатывания. Окончания слов приходится во многих случаях перебивать. Но можно этого и не делать. Программа имеет базу окончаний, то есть при наборе слов она может отрезать эти окончания. Вам останется только дополнить слово окончанием. Это тем более удобно сделать, потому что после завершения автоввода слова курсор остается на последней букве слова.

Настройки программы позволяют установить количество букв слова, после которых она будет делать предложение дополнения слова, а также количество букв, не менее которого нужно предлагать. По умолчанию установлены четыре буквы набора, после которых программа выдает свои варианты для допечатывания. На наш взгляд, эта установка оптимальна. Большее число букв не делает варианты, предлагаемые для допечатывания, более точными, а меньшее число букв дает слишком много вариантов слов для допечатывания и потому безрезультативно.

Резюме

Достаточно часто разработчики больших и значимых программных комплексов забывают о том, что пользователям кроме функциональности нужно еще и удобство работы, выражающееся в самых разных мелочах. Но хорошо, что есть люди, которые не только могут понять потребность студентов, журналистов, секретарей и всей остальной печатающей братии, но и могут решить эти проблемы. AutoComplete от компании Aroona Software — удобный и практичный инструмент, который окажет огромную помощь всем названным выше работникам. Единственным пожеланием можно высказать следующее: необходима функция экспорта словаря из AutoComplete. Даже у человека, всего лишь постоянно набирающего тексты, могут возникнуть ситуации, когда «летит» система. Например, из-за аппаратного сбоя. Или если возникнет необходимость переезда на новый компьютер или жесткий диск. При переустановке системы весь накопленный нелегким трудом индивидуализированный словарь в нынешней редакции программы сохранить невозможно (средствами самой программы). Если бы была возможность экспорта и импорта, то пользователь имел бы возможность переезда на новый компьютер или жесткий диск с уже накопленным опытом. Конечно, можно сделать это простым переносом файла словаря. (Словарь — это обычная база Access, которая лежит в папке автозапуска Word. Ее можно легко скопировать на новый компьютер.) Но все же для непрофессионалов от компьютера такой способ несколько сложноват.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector