Tooprogram.ru

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Общий доступ к документу word

Предоставление общего доступа к документу с использованием SharePoint или OneDrive

Хорошо ли это звучит? Отправить файл по электронной почте коллегам. Они добавляют свои отзывы, а затем нужно интегрировать примечания и изменения из 3 или 4 копий оригинала.

К счастью, возможен другой подход. При наличии учетной записи SharePoint или Microsoft OneDrive можно сохранить файлы Word в одной из этих служб, а затем с помощью команды Общий доступ предоставить доступ к ним другим пользователям с правом на чтение или редактирование. Больше не нужно разбираться со множеством файлов — все комментарии рецензентов собраны в одной копии. Доступные другим пользователям действия над файлом зависят от того, какие разрешения им предоставлены.

Ниже приведено полное описание этой процедуры. Просто перейдите к нужному разделу.

Начните с добавления SharePoint или OneDrive в список мест в Word.

В приложении Word откройте вкладку Файл и выберите пункты Сохранить как > Добавить место.

В разделе Добавление места щелкните нужную службу, например Office 365 SharePoint или OneDrive.

Введите нужные сведения в окне входа в службу. Для получения имени пользователя и пароля может потребоваться обратиться в ИТ-отдел.

После завершения новое расположение появится в области Сохранить как приложения Word.

Сохранение документа в новом месте с предоставлением общего доступа к нему

После добавления облачной службы в список мест можно предоставить общий доступ к документу. Для конкретного файла это нужно сделать только один раз.

Откройте документ, доступ к которому нужно предоставить.

Щелкните Файл > Сохранить как.

На странице Сохранить как дважды щелкните нужное расположение: библиотеку документов SharePoint, расположение на своем компьютере, личный сайт MySite или службу OneDrive.

Укажите имя файла и нажмите кнопку Сохранить. Вы вернетесь на вкладку Сведения, где вам понадобится снова нажать кнопку Общий доступ.

В разделе Совместно с пользователями (или Пригласить других людей в Word 2013) введите имена или адреса электронной почты людей, которым вы хотите предоставить доступ к файлу.

Если нужно, то выберите Можно редактировать или Можно просматривать. Первый параметр разрешает другим пользователям изменять файл, а второй обеспечивает его защиту.

Если необходимо, введите сообщение в поле под адресной строкой и выберите команду Общий доступ.

Предоставление общего доступа к уже сохраненному документу

Если файл уже сохранен в SharePoint или OneDrive, выполните указанные ниже действия.

Откройте документ, доступ к которому нужно предоставить.

Нажмите Файл > Общий доступ > Предоставить доступ другим людям (или Пригласить других пользователей в Word 2013).

Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которым нужно предоставить доступ к документу.

Если нужно, выберите Можно редактировать или Можно просматривать. При выборе первого варианта другие пользователи смогут изменять файл. Второй вариант обеспечит лучшую защиту файла.

Если необходимо, введите сообщение в поле под адресной строкой и выберите команду Общий доступ.

Отмена общего доступа к документу

Чтобы отменить общий доступ к документу, выполните указанные ниже действия.

Откройте документ, общий доступ к которому нужно отменить.

На вкладке Файл выберите команду Разрешить общий доступ.

В разделе Предоставить доступ другим людям (или Пригласить других пользователей в Word 2013) щелкните правой кнопкой мыши пользователя, для которого нужно отменить общий доступ, и выберите команду Удалить пользователя.

Дополнительные сведения о OneDrive и Office 365

Чтобы открыть учетную запись OneDrive, ознакомьтесь со сведениями о регистрации в учетной записи Майкрософт.

Читать еще:  Word normal dot где находится

Чтобы подписаться на учетную запись Office 365 SharePoint, посетите домашнюю страницу Microsoft Office 365 .

С вопросами об используемых продуктах SharePoint обращайтесь к системному администратору.

Твой Сетевичок

Все о локальных сетях и сетевом оборудовании

«Файл занят другим пользователем», или как нескольким пользователям работать с одним документом по локальной сети?

Зачастую при работе по локальной сети возникает необходимость в совместном использовании/редактировании несколькими пользователями одного и того же файла без конфликтов и блокировок при запуске документа (таких, как стандартные ошибки «нет доступа или файл уже используется», «файл excel/ word занят другим пользователем» и т.д.)

Реализовать это возможно со всеми продуктами пакета «MS Office» и на настройку не потребуется много времени.

В зависимости от версии офисного пакета, интерфейса и доступный функционал расширяется и становиться более объёмным, однако принцип действий будет незначительно отличаться. В данной статье в качестве примера будет рассмотрен «MS Office 2003 и 2007».

«Файл используется другим пользователем»: как предоставить доступ к файлу всем пользователям сети

Прежде всего, необходимо разместить нужный файл на сетевом ресурсе и включить общий доступ к нему. Для максимального удобства пользователей это должна быть общая сетевая расшаренная папка (поместить её можно в «Общие документы», в свойствах на вкладке «Доступ» отметить пункты «Открыть общий доступ к этой папке» и «Разрешить изменения файлов по сети», после чего нажать «ОК»).

Для начала остановимся на компоненте пакета «MS Office» — «Word»:

  • — откройте нужный документ, перейдите на вкладку «Сервис» и выберите «Общая рабочая область»;
  • — в левой части окна появится окно, в котором необходимо ввести имя «рабочей области» и адрес, где она будет размещена (а именно на узле Windows SharePoint Services);
  • — в верхней части рабочей области находятся кнопки «Состояние», «Члены», «Задачи», «Документы» и «Связи». С помощью данных ссылок можно просмотреть состояние документа, пользователей, работающих с этим документом, поставленные задачи, сторонние документы, входящие в состав рабочей области и т.д.

Файл excel занят другим пользователем: что делать?

Теперь о таком важном компоненте офисного пакета, как электронные таблицы «Excel 2003»:

  • — создание «Общей рабочей области» проходит аналогично предложенной выше инструкции;
  • — но в разделе «Сервис» есть ещё одна очень важная опция под названием «Совместная работа» (он же присутствует и в «Word») — нажмите на данный пункт и выберите «Назначить собрание». Здесь необходимо заполнить поля имя, фамилия, электронная почта и адрес каталога на сервере, где будут храниться данные. С помощью данного функционала (он во многом схож с «Общей рабочей областью») можно так же изменять/редактировать книгу, обсуждать изменения и вносить предложения. По завершению собрания можно отправить копию книги всем участникам — со всеми комментариями и редакциями.

Для версии «Excel 2007» функционал отличается, и для совместной работы с файлом по локальной сети требуется сделать следующее:

— откройте вкладку «Резервирование» далее «Доступ к книге» и установите «птичку» на пункте «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги)»;

— сохраните книгу на расшаренном ресурсе.

Совместная работа с файлами по локальной сети очень удобна. Так, среди достоинств можно отметить:

  • — не требуется ждать, пока другой пользователь завершит работу с документом;
  • — можно оперативно (используя примечания) вносить рекомендации и пояснения внесенным изменениям;
  • — можно ограничить доступ определённым пользователям и запретить им вносить изменения;
  • — можно узнать, кто открыл файл по сети и работает с документом.
Читать еще:  Скачать таблицы для word

Но есть и минусы:

  • — при совместной работе доступен не весь функционал программы;
  • — при одновременном изменении пользователями сети одного и того же участка файла может возникнуть конфликт, и изменения останутся за тем, кто внёс их первым.

Совместное редактирование документов в среде Office 365. Cценарий 2. Microsoft Word

Документ перенесен из vedenev.ya.ru после закрытия сервиса23 декабря 2013 года, 09:46

Продолжаем разбирать варианты совместной работы в среде Office 365.

Сеть Интернет дает возможность работать вместе с людьми, отделёнными от вас географически. При этом часто возникает необходимость редактировать один и тот же документ совместно. Ценность коллективной работы из года в год возрастает.

При использовании Microsoft Office Web Apps сотрудничать с другими людьми проще, потому что вы можете отправлять ссылки на документы вместо вложений. Это избавляет вас от многочисленных вариантов документа, направляемого для согласования и редактирования другим людям.

Второй сценарий посвящен работе с документом Microsoft Word .

Представим себе вариант, когда одновременно над документом Word работает пять человек с разных устройств и в разных версиях Microsoft Office , начиная с 2007. Сценарий такой: я работаю на планшете Microsoft Surface RT . Захожу в среду Office 365, открываю библиотеку документов в SkyDrive Pro (c 2014 года OneDrive) .

Переключаюсь в представление ПК для удобства создания файла
Word.

Создаю файл, открываю доступ участникам системы (аналогично, как и в первом сценарии совместного редактирования, троим участникам).

Участники системы Office 365 получают автоматически письма со ссылкой на документ:

Переходят в назначенное время по ссылке, знакомятся с документом и выбирают для его редактирования Word Web App:

Один из участников совместного редактирования одновременно приглашает пятого – внешнего по отношению к системе Office 365, т.е. открывает ему доступ к документу для возможности вносить изменения. Делает он это из меню документа «ОБЩИЙ ДОСТУП».

Далее в окне «Общий доступ к элементу «Совместная работа в Word », снимает «галочку» у параметра «Требовать выполнения входа», вводит адрес почты внешнего контакта (заранее зарегистрирован в контактах) и открывает общий доступ (В настоящее время из соображений безопасности адрес электронной почты должен быть зарегистрирован как учетная запись Microsoft).

Внешний контакт (корреспондент-гость) получает в своем почтовом ящике письмо со ссылкой на документ, входит по ссылке последовательно, аналогично уже разобранному, в редактирование документа. Однако, у него имеется возможность редактирования документа только в браузере средствами Word Web App :

Все участники совместного редактирования получают информацию о появлении нового участника (Корреспондент-гость):

Корреспондент-гость приступает к редактированию:

Что видит корреспондент-гость при начале редактирования? Он видит цветные курсоры в местах редактирования документа другими участниками совместного редактирования

Усложняем сценарий: допустим, один участников в ходе совместной работы хочет продолжить редактирование документа в Microsoft Word 2013, установленном на его персональном компьютере.

Для этого он выбирает пункт меню «ОТКРЫТЬ В WORD »:

На его персональном компьютере, из соображений безопасности, последовательно будет запрошен адрес почты в системе, а затем и пароль для входа

В окне Word , слева снизу, будет доступна информация о других участниках совместного редактирования

Другие участники, также заметят изменение статуса и появление новой информации у себя:

Несмотря на то, что в Word возможностей редактирования прибавилось, необходимо для быстрого получения отображения изменений в документе сохранять его вручную:

Читать еще:  Специальные символы в word

Текст, который редактирует автономный пользователь выделяется скобками:

Другие участники видят это так (в этом случае блокируется весь абзац и, несмотря на то что, туда можно поместить цветной курсор – редактировать документ в этом месте другому участнику не удастся):

Вывод : в среде Office 365 можно совместно редактировать документ

Word в реальном времени всеми удобными способами.

Общий доступ к документам Microsoft Word

Word 2013 упрощает процесс предоставления общего доступа к документам посредством сервиса OneDrive. Ранее, если возникала необходимость поделиться файлом, можно было отправить его по электронной почте в качестве вложения. Правда при таком подходе появлялось множество разных версий документа, которые в дальнейшем становилось трудно отслеживать. В этом уроке Вы научитесь предоставлять общий доступ к документам Word напрямую из приложения, что дает огромные преимущества.

Открывая пользователям доступ к файлу непосредственно через Word 2013, Вы предоставляете доступ к одному и тому же файлу. Это позволяет Вам и другим пользователям совместно редактировать один и тот же документ без необходимости отслеживать множество версий.

Для того чтобы предоставить общий доступ к документу, прежде всего его необходимо сохранить в облачном хранилище OneDrive.

Как открыть доступ к документу

  1. Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage, затем выберите Общий доступ.
  2. Появится панель Общий доступ.
  3. С левой стороны панели Вы можете выбрать способ предоставления общего доступа, а с правой его параметры.

Параметры общего доступа

Данная область изменяется в зависимости от того, какой способ предоставления общего доступа к файлу Вы выбираете. У Вас есть возможность выбирать и контролировать процесс предоставления доступа к документу. Например, Вы можете установить права на редактирование документа пользователями, которым предоставляется общий доступ к файлу.

Способы предоставления общего доступа

1. Пригласить других людей

Здесь Вы можете пригласить других людей посмотреть или отредактировать документ. Рекомендуем пользоваться этой опцией в большинстве случаев, так как этот вариант оставляет у Вас наибольший уровень контроля и конфиденциальности при предоставлении доступа к документу.

Эта опция выбрана по умолчанию при открытии вкладки Общий доступ.

2. Получить ссылку

Здесь вы можете получить ссылку и с помощью нее поделиться документом. Например, Вы можете опубликовать ссылку в блоге или отправить группе людей по электронной почте. У Вас есть возможность создать два типа ссылок, в первом случае пользователи смогут только просматривать документ, а во втором еще и редактировать.

3. Опубликовать в социальных сетях

Здесь Вы можете опубликовать ссылку на документ в любой из социальных сетей, к которой подключена Ваша учетная запись Microsoft, например, Facebook или LinkedIn. У Вас также есть возможность добавить личное сообщение и задать права на редактирование.

4. Отправить по электронной почте

Эта опция позволяет отправить документ по электронной почте с помощью приложения Microsoft Outlook 2013.

5. Онлайн-презентация

Данная опция позволяет поделиться документом в виде презентации в режиме реального времени. Такой вариант особенно удобен в момент конференцсвязи.

Word сформирует ссылку, которую другие пользователи смогут открыть в веб-браузере. Вы всегда можете приостановить презентацию для внесения изменений, а затем возобновить ее.

6. Опубликовать в блоге

С помощью данного инструмента Word Вы можете опубликовать документ непосредственно в Вашем блоге. Естественно только в случае, если Вы пользуетесь одним из поддерживаемых Word блоггерских сайтов (движков), к примеру, SharePoint, WordPress или Blogger.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector