Tooprogram.ru

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Общий доступ к файлу word 2020

Предоставление общего доступа к документу с использованием SharePoint или OneDrive

Хорошо ли это звучит? Отправить файл по электронной почте коллегам. Они добавляют свои отзывы, а затем нужно интегрировать примечания и изменения из 3 или 4 копий оригинала.

К счастью, возможен другой подход. При наличии учетной записи SharePoint или Microsoft OneDrive можно сохранить файлы Word в одной из этих служб, а затем с помощью команды Общий доступ предоставить доступ к ним другим пользователям с правом на чтение или редактирование. Больше не нужно разбираться со множеством файлов — все комментарии рецензентов собраны в одной копии. Доступные другим пользователям действия над файлом зависят от того, какие разрешения им предоставлены.

Ниже приведено полное описание этой процедуры. Просто перейдите к нужному разделу.

Начните с добавления SharePoint или OneDrive в список мест в Word.

В приложении Word откройте вкладку Файл и выберите пункты Сохранить как > Добавить место.

В разделе Добавление места щелкните нужную службу, например Office 365 SharePoint или OneDrive.

Введите нужные сведения в окне входа в службу. Для получения имени пользователя и пароля может потребоваться обратиться в ИТ-отдел.

После завершения новое расположение появится в области Сохранить как приложения Word.

Сохранение документа в новом месте с предоставлением общего доступа к нему

После добавления облачной службы в список мест можно предоставить общий доступ к документу. Для конкретного файла это нужно сделать только один раз.

Откройте документ, доступ к которому нужно предоставить.

Щелкните Файл > Сохранить как.

На странице Сохранить как дважды щелкните нужное расположение: библиотеку документов SharePoint, расположение на своем компьютере, личный сайт MySite или службу OneDrive.

Укажите имя файла и нажмите кнопку Сохранить. Вы вернетесь на вкладку Сведения, где вам понадобится снова нажать кнопку Общий доступ.

В разделе Совместно с пользователями (или Пригласить других людей в Word 2013) введите имена или адреса электронной почты людей, которым вы хотите предоставить доступ к файлу.

Если нужно, то выберите Можно редактировать или Можно просматривать. Первый параметр разрешает другим пользователям изменять файл, а второй обеспечивает его защиту.

Если необходимо, введите сообщение в поле под адресной строкой и выберите команду Общий доступ.

Предоставление общего доступа к уже сохраненному документу

Если файл уже сохранен в SharePoint или OneDrive, выполните указанные ниже действия.

Откройте документ, доступ к которому нужно предоставить.

Нажмите Файл > Общий доступ > Предоставить доступ другим людям (или Пригласить других пользователей в Word 2013).

Введите имена или адреса электронной почты пользователей, которым нужно предоставить доступ к документу.

Если нужно, выберите Можно редактировать или Можно просматривать. При выборе первого варианта другие пользователи смогут изменять файл. Второй вариант обеспечит лучшую защиту файла.

Если необходимо, введите сообщение в поле под адресной строкой и выберите команду Общий доступ.

Отмена общего доступа к документу

Чтобы отменить общий доступ к документу, выполните указанные ниже действия.

Откройте документ, общий доступ к которому нужно отменить.

На вкладке Файл выберите команду Разрешить общий доступ.

В разделе Предоставить доступ другим людям (или Пригласить других пользователей в Word 2013) щелкните правой кнопкой мыши пользователя, для которого нужно отменить общий доступ, и выберите команду Удалить пользователя.

Дополнительные сведения о OneDrive и Office 365

Чтобы открыть учетную запись OneDrive, ознакомьтесь со сведениями о регистрации в учетной записи Майкрософт.

Чтобы подписаться на учетную запись Office 365 SharePoint, посетите домашнюю страницу Microsoft Office 365 .

С вопросами об используемых продуктах SharePoint обращайтесь к системному администратору.

Общий доступ к документам Microsoft Word

Word 2013 упрощает процесс предоставления общего доступа к документам посредством сервиса OneDrive. Ранее, если возникала необходимость поделиться файлом, можно было отправить его по электронной почте в качестве вложения. Правда при таком подходе появлялось множество разных версий документа, которые в дальнейшем становилось трудно отслеживать. В этом уроке Вы научитесь предоставлять общий доступ к документам Word напрямую из приложения, что дает огромные преимущества.

Открывая пользователям доступ к файлу непосредственно через Word 2013, Вы предоставляете доступ к одному и тому же файлу. Это позволяет Вам и другим пользователям совместно редактировать один и тот же документ без необходимости отслеживать множество версий.

Для того чтобы предоставить общий доступ к документу, прежде всего его необходимо сохранить в облачном хранилище OneDrive.

Как открыть доступ к документу

  1. Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage, затем выберите Общий доступ.
  2. Появится панель Общий доступ.
  3. С левой стороны панели Вы можете выбрать способ предоставления общего доступа, а с правой его параметры.

Параметры общего доступа

Данная область изменяется в зависимости от того, какой способ предоставления общего доступа к файлу Вы выбираете. У Вас есть возможность выбирать и контролировать процесс предоставления доступа к документу. Например, Вы можете установить права на редактирование документа пользователями, которым предоставляется общий доступ к файлу.

Способы предоставления общего доступа

1. Пригласить других людей

Здесь Вы можете пригласить других людей посмотреть или отредактировать документ. Рекомендуем пользоваться этой опцией в большинстве случаев, так как этот вариант оставляет у Вас наибольший уровень контроля и конфиденциальности при предоставлении доступа к документу.

Эта опция выбрана по умолчанию при открытии вкладки Общий доступ.

2. Получить ссылку

Здесь вы можете получить ссылку и с помощью нее поделиться документом. Например, Вы можете опубликовать ссылку в блоге или отправить группе людей по электронной почте. У Вас есть возможность создать два типа ссылок, в первом случае пользователи смогут только просматривать документ, а во втором еще и редактировать.

Читать еще:  Удалить колонтитулы word 2020

3. Опубликовать в социальных сетях

Здесь Вы можете опубликовать ссылку на документ в любой из социальных сетей, к которой подключена Ваша учетная запись Microsoft, например, Facebook или LinkedIn. У Вас также есть возможность добавить личное сообщение и задать права на редактирование.

4. Отправить по электронной почте

Эта опция позволяет отправить документ по электронной почте с помощью приложения Microsoft Outlook 2013.

5. Онлайн-презентация

Данная опция позволяет поделиться документом в виде презентации в режиме реального времени. Такой вариант особенно удобен в момент конференцсвязи.

Word сформирует ссылку, которую другие пользователи смогут открыть в веб-браузере. Вы всегда можете приостановить презентацию для внесения изменений, а затем возобновить ее.

6. Опубликовать в блоге

С помощью данного инструмента Word Вы можете опубликовать документ непосредственно в Вашем блоге. Естественно только в случае, если Вы пользуетесь одним из поддерживаемых Word блоггерских сайтов (движков), к примеру, SharePoint, WordPress или Blogger.

Совместная работа в удаленном режиме

Мир вокруг нас меняется. Если раньше удаленная работа казалась чем-то совершенно экзотическим, то сейчас это уже считается в порядке вещей: по недавно проведенным исследованиям выяснилось, что к 2020 году одна пятая часть всех россиян будут работать удаленно. А, например, в США уже сейчас удаленно работают больше трети всех американцев.

У меня удаленная работа обычно была связана с документами формата MS Word. (Ну и изредка — с файлами презентаций.) В текстовом редакторе Word еще со старых версий (минимум лет двадцать назад) присутствовали удобнейшие средства рецензирования и совместного редактирования документов, причем в документе можно было сохранять всю историю внесения изменений и вы всегда могли посмотреть, кто из пользователей какие именно изменения производил.

Кстати, по моей практике подавляющее большинство пользователей (и даже профессиональных редакторов) понятия не имеют о том, что в Word существуют подобные средства, и, когда им приходится совместно работать над документами, делают это по старинке: вносят исправления в текст по живому и пишут подробные комментарии в примечаниях.

В старые времена, когда не было облачных сервисов, документы пересылались по электронной почте (или передавались на дискетах) и это было не очень удобно: какие-то версии файлов в процессе терялись, новые версии замещались старыми — и при этом терялась часть исправлений.

Но со временем у компании Microsoft появилось два очень существенных новшества, значительно облегчающих совместную работу над документами.

А новшества эти следующие: онлайновая версия офисного пакета MS Office, позволяющая работать в привычных Word, Excel и Power Point с любого компьютера, имеющего доступ в Интернет, и облачный сервис OneDrive, с помощью которого можно легко организовать хранение документов, над которыми ведется совместная работа, прямо в Интернете: при этом пользователи уже вообще никак не привязаны к конкретным компьютерам и могут иметь доступ к нужным документам откуда угодно.

Мне по роду работы главным редактором в нескольких проектах нередко приходится в подробностях объяснять схему совместной удаленной работы над документами новым авторам, поэтому я решил изложить это все в отдельной статье: оно пригодится и для новых авторов, да и, вполне возможно, кто-то из вас, дорогие читатели, для себя найдет это полезным.

Как это все делается? Для начала нужно зарегистрироваться в облачном сервисе OneDrive, который пригодится и для совместной работы, и для архивирования важных данных, и для удаленного доступа к вашим документам и медиафайлам.

Если у вас уже есть учетная запись Microsoft, то в OneDrive можно войти с этой учетной записью, а если нет — просто создайте эту учетную запись: для этого потребуется указать какой-нибудь работающий e-mail, к которому у вас есть доступ.

Принцип работы облачного сервиса OneDrive примерно такой же, как и у, например, Dropbox: вы имеете доступ к вашему персональному хранилищу в Интернете (на сайте OneDrive) и это хранилище можно синхронизировать с соответствующим хранилищем на рабочем компьютере, ноутбуке, планшете, смартфоне. Для синхронизации с облаком на компьютер (ноутбук, планшет, смартфон) устанавливается соответствующее приложение OneDrive, в котором производятся настройки синхронизации.

Указываете папку, где будут располагаться папки OneDrive, указываете, какие из них должны синхронизироваться, — и все, дальше OneDrive все будет делать самостоятельно.

Также OneDrive умеет автоматически отправлять в облако фотографии и видео, которые вы делаете вашим смартфоном или планшетом.

По умолчанию бесплатно вам выделяют в облаке 15 Гб пространства, что вполне хватит для фото и документов. Однако если вы используете план Office 365 (а я именно его и использую буквально с первого дня появления — это очень удобно), где за 286 рублей в месяц или 2874 рубля в год вам предоставляются Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher и Access, причем вы можете их устанавливать для пяти пользователей на пяти компьютерах, пяти планшетах и пяти смартфонах, то с этим планом для каждого пользователя в OneDrive выделяется аж 1 Тб, а уж туда слона можно запихнуть.


Мой OneDrive

Впрочем, облачные возможности OneDrive — это удобно и полезно, однако нас сейчас этот сервис интересует прежде всего с точки зрения организации совместной удаленной работы. И тут OneDrive, конечно, заметно выигрывает у Dropbox, потому что именно под OneDrive хорошо заточены приложения MS Office.

Читать еще:  Как защитить паролем файл word

И работает это очень и очень просто. Смотрите. Например, создали вы в MS Word какую-то статью. Эту статью вам потом нужно отправить редактору (начальнику, коллеге), чтобы он сделал там свои замечания и статью подредактировал.

Для этого вам данную статью нужно сохранить не в локальной папке, а в соответствующей папке OneDrive. Делается это буквально в один клик: в Word при сохранении документа просто выбираете свой OneDrive. (При первом доступе OneDrive попросит указать ваши данные учетной записи — e-mail и пароль.)

Ну и далее сохраняете свой документ, например, в папке «Документы Office Live». Или создаете в OneDrive для этого какую-то другую папку — как вам удобно.

OneDrive интегрируется с Windows, и операционная система работает с его папками точно так же, как с локальными папками компьютера.

Теперь что нужно сделать? Дать доступ к этому документу вашему редактору (начальнику, коллеге). Это делается очень просто. В Word нажимаете ФайлОбщий доступ. Появляется вот такое окно.

Там введите адрес того человека (людей), который должен прочитать и отредактировать вашу статью, после чего нажмите кнопку «Общий доступ».

Ему на e-mail придет соответствующее уведомление примерно такого вида.

А у вас в данных документа появятся все абоненты, которых вы пригласили.

Далее вашему абоненту остается просто щелкнуть по ссылке — и у него эта статья появится для чтения в онлайновой версии Word.

Там есть ссылка «Редактировать документ»: с ее помощью документ можно открыть для редактирования в онлайновой версии или в MS Word.

Удобнее, конечно, работать с документом в Word, однако, в случае когда вы находитесь за чужим компьютером, онлайновая версия может стать выходом из положения.


Статья в онлайновом редакторе

Дальше главное, чтобы при редактировании статьи у абонента был включен режим отслеживания исправлений — это в разделе Рецензирование.

Отображать или не отображать эти исправления на экране — включается в соответствующем меню.

Тот, кто редактирует документ, обычно все исправления на экране не отображает — так редактировать неудобно. Зато, когда автор получает документ после редактирования, он включает режим «Все исправления» — и прекрасно во всех мелочах видит то, что с его текстом делал редактор: и исправления, и удаления, и переформатирования, и примечания.


Скриншот кликабелен

На примечания можно отвечать, и там всегда видно, кто какие примечания делал.

Автор делает требуемые исправления, что-то там редактирует — и снова отправляет это редактору. У того тоже прекрасно видно, как изменился документ со времени его последнего редактирования, причем изменения и дополнения, сделанные автором, показываются другим цветом — это очень наглядно. (Вообще, для исправлений каждого пользователя выбирается какой-то свой цвет.)


Скриншот кликабелен

Причем достаточно выбрать режим показа «Без исправлений» — статья будет показана так, как должна выглядеть в законченном виде.

Подобным образом над документом (электронной таблицей, презентацией, базой данных, расписанием) могут работать десятки различных людей. MS Office будет бережно записывать все дополнения и изменения, и там всегда можно будет откатываться на какие-то предыдущие версии.

Причем система вполне нормально работает в многопользовательском режиме, то есть когда над документом одновременно трудятся несколько человек. И вы всегда можете увидеть, кто в данный момент вместе с вами работает над этим документом.

Возможности редактирования документа могут ограничиваться: например, одним пользователям будет разрешено только добавлять примечания, другим вообще разрешить только чтение. Также можно ограничивать набор разрешенных к применению стилей.

Кстати, в окончательном документе крайне желательно убрать всю историю изменений и комментарии, особенно если он предназначен для использования какими-то другими людьми. Сделать это довольно просто: нужно документ сохранить под новым именем и в меню РецензированиеПринять выбрать пункт «Принять все исправления и прекратить отслеживание» — тогда вы получите окончательный текст (таблицу, презентацию и так далее) без всякой лишней информации.

А то я знаю случаи, когда пользователи очень жалели, что не стерли всю историю изменений в документе, а особенно — комментарии.

Вот как-то так организуется удаленная работа нескольких человек над одним документом. Как видите, все очень просто, легко и удобно. Учетная запись Microsoft, использование OneDrive, использование онлайновых или офлайновых версий пакета MS Office, отслеживание изменений, различные виды просмотра изменений. И ваша совместная работа над документами будет крайне удобной, и всегда можно будет отслеживать любые шаги по изменению документа.

Вроде бы все это вещи общеизвестные, но я, как ни странно, очень часто сталкиваюсь с тем, что, когда, например, мне должны прислать мою статью с какими-то правками, люди присылают документ без отслеживания изменений и я должен сличать их текст с моим, чтобы понять, где и что они понаисправляли. Да это же просто дикость какая-то: что им стоило включить отслеживание изменений — и я бы потом все мгновенно увидел.

Так что не пренебрегайте подобными возможностями, они позволяют очень сильно экономить время и очень эффективно совместно удаленно работать над какими-то файлами.

Доступ к правке текста

Чтобы отправить ответ, вы должны войти или зарегистрироваться

Сообщений [ 5 ]

1 Тема от Nataliya 12.02.2015 21:46:31

  • Nataliya
  • сержант
  • Неактивен
  • Откуда: Москва
  • Зарегистрирован: 03.09.2014
  • Сообщений: 21
  • Поблагодарили: 2

Тема: Доступ к правке текста

Друзья такая тема меня интересует.
Файл Word, 2010-я версия, лежит на сетевом диске. Этим файлом пользуется много людей. Сам текст они не изменяют. Изменения по тексту вносит только 1 человек. Но, когда ему требуется внести по тексту новую инфу, приходится делать не только массовую рассылку для оповещения, чтобы все закрыли этот файл у себя на компе, но и самое главное ждать когда же наконец будет доступна возможность вносить правку в текст, чтобы новая информация была всем доступна.
Вопрос № 1, есть ли возможность реализовать в ворде этому единственному человеку вносить правку, когда требуется (кроме конечно случая открыть файл первым и иметь на него права, чтобы остальным этот файл был доступен только для чтения/копирования информации)?
Вопрос № 2, если возможность такая отсутствует, есть ли какая то альтернатива, чтобы файл можно было иметь возможность править и при этом другие люди не блокировали файл.

Читать еще:  Как создать график в word

2 Ответ от aap77 12.02.2015 23:06:12

  • aap77
  • генерал-полковник
  • Неактивен
  • Зарегистрирован: 12.09.2011
  • Сообщений: 925
  • Поблагодарили: 242

Re: Доступ к правке текста

Возможности работать с одним файлом одновременно нет.
НО. Привожу как пример.
1. Человек работает с файлом в ПАПКЕ №1.
2. После внесения правок файл сохраняется в ПАПКЕ №1 как оригинал, а в ПАПКЕ№2 сохраняется файл с временем последней правки. Например: Документ1_12_02_15.doc
В принципе макрос не так сложен.

3 Ответ от Alex_Gur 13.02.2015 06:54:05

  • Alex_Gur
  • Модератор
  • Неактивен
  • Откуда: Москва
  • Зарегистрирован: 28.07.2011
  • Сообщений: 2,758
  • Поблагодарили: 492

Re: Доступ к правке текста

Посмотрите, пожалуйста, следующее видео, подготовленное сотрудниками компании Microsoft:
внешняя ссылка
Для совместной работы в Word 2010, вероятно, потребуется специальная настройка в среде SharePoint.

4 Ответ от yshindin 13.02.2015 16:43:55

  • yshindin
  • генерал-полковник
  • Неактивен
  • Откуда: Москва
  • Зарегистрирован: 12.05.2012
  • Сообщений: 446
  • Поблагодарили: 170
  • За сообщение: 1

Re: Доступ к правке текста

Вопрос № 1, есть ли возможность реализовать в ворде этому единственному человеку вносить правку, когда требуется (кроме конечно случая открыть файл первым и иметь на него права, чтобы остальным этот файл был доступен только для чтения/копирования информации)?
Вопрос № 2, если возможность такая отсутствует, есть ли какая то альтернатива, чтобы файл можно было иметь возможность править и при этом другие люди не блокировали файл.

Для удобной коллективной работы с файлами общего доступа (напр., проектная среда) можно организовать репозиторий на сетевом ресурсе, напр., на базе Tortoise Subversion. Создайте репозиторный проект с корневой папкой под этот файл (а можно туда поместить и другие файлы). Учредите через Subversion политику обязательного блокирования файла перед его изменением (Get Lock). При применении SVN (т.е., Subversion) каждый пользователь репозитория может иметь локальную копию файла (по команде Update). Для размещения измененной локальной копии обратно в репозиторий пользователь должен выполнить команду Commit. По команде Show Log можно узнать, кто менял файл (ведется полная история изменений). Чем хорош SVN — можно работать с репзитрием удаленно. В общем, подкиньте идею вашему сетевому администратору. При такой схеме каждый будет читать локальную копию файла, а автор может класть в репозиторий обновления. Правда, автор должен извещать потенциальных читателей файла о том, что файл изменился — чтобы другие пользователи могли получить себе обновленную копию путем операции Update. Кстати, Update можно давать сразу на всю репозиторную папку — тогда все измененные файлы попадают в локальную папку.

5 Ответ от Nataliya 14.02.2015 21:15:02

  • Nataliya
  • сержант
  • Неактивен
  • Откуда: Москва
  • Зарегистрирован: 03.09.2014
  • Сообщений: 21
  • Поблагодарили: 2

Re: Доступ к правке текста

Для удобной коллективной работы с файлами общего доступа (напр., проектная среда) можно организовать репозиторий на сетевом ресурсе, напр., на базе Tortoise Subversion. Создайте репозиторный проект с корневой папкой под этот файл (а можно туда поместить и другие файлы). Учредите через Subversion политику обязательного блокирования файла перед его изменением (Get Lock). При применении SVN (т.е., Subversion) каждый пользователь репозитория может иметь локальную копию файла (по команде Update). Для размещения измененной локальной копии обратно в репозиторий пользователь должен выполнить команду Commit. По команде Show Log можно узнать, кто менял файл (ведется полная история изменений). Чем хорош SVN — можно работать с репзитрием удаленно. В общем, подкиньте идею вашему сетевому администратору. При такой схеме каждый будет читать локальную копию файла, а автор может класть в репозиторий обновления. Правда, автор должен извещать потенциальных читателей файла о том, что файл изменился — чтобы другие пользователи могли получить себе обновленную копию путем операции Update. Кстати, Update можно давать сразу на всю репозиторную папку — тогда все измененные файлы попадают в локальную папку.

Спасибо всем за советы и предложения, но к сожалению организация не та, чтобы там им что то предлагать.
Честно говоря надеялась, что можно простым VBA обойстись, но видимо здесь майкрософт не стал развивать эту тему по поводу прав доступа к файла в Word. Как то так.

Сообщений [ 5 ]

Чтобы отправить ответ, вы должны войти или зарегистрироваться

Вы можете помочь в развитии сайта, сделав пожертвование:

Или помочь сайту популярной криптовалютой:

BTC Адрес: 1Pi3a4c6sJPbfF2sSYR2noy61DMBkncSTQ

ETH Адрес: 0x7d046a6eaa1bd712f7a6937b042e9eee4998f634

LTC Адрес: LUyT9HtGjtDyLDyEbLJZ8WZWGYUr537qbZ

DOGE Адрес: DENN2ncxBc6CcgY8SbcHGpAF87siBVq4tU

BAT Адрес: 0x7d046a6eaa1bd712f7a6937b042e9eee4998f634

XRP Адрес: rEb8TK3gBgk5auZkwc6sHnwrGVJH8DuaLh Депозит Tag: 105314946

USDT (ERC-20) Адрес: 0x7d046a6eaa1bd712f7a6937b042e9eee4998f634

Яндекс Деньги: 410013576807538

Вебмани (R ещё работает): R140551758553 или Z216149053852

А тут весь список наших разных крипто адресов, может какой добрый человек пожертвует немного монет или токенов — получит плюсик в карму от нас 🙂 Благо Дарим, за любую помощь!

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector