Tooprogram.ru

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Поля слияния в word

Вставка полей слияния

После связывания источника данных с документом можно добавить поля слияния, чтобы персонализировать документ сведениями из источника данных. Поля слияния берутся из заголовков столбцов в источнике данных.

В следующем примере показано, как коллекции полей слияния «Блок адреса» и «Строка приветствия» могут извлекать данные из таблицы Excel в документ на бланке.

Поля «Блок адреса» и «Строка приветствия» являются коллекциями полей слияния.

Примечание: Если команды полей слияния отображаются затененными, нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите тип списка рассылки, который вы используете. Если список еще не готов, выберите пункт Ввести новый список, чтобы создать список в Word.

Добавление блока адреса

Щелкните или нажмите страницу документа, где нужно добавить блок адреса.

На вкладке Рассылки нажмите кнопку Блок адреса.

В Word откроются параметры для выбора степени формальности имени в адресе.

Добавление строки приветствия

Щелкните или нажмите страницу документа там, куда хотите добавить приветствие.

Нажмите кнопку Строка приветствия.

Выберите нужный стиль имени и задайте другие параметры.

Добавление отдельных полей слияния

Чтобы добавить данные, например номера телефонов или адреса электронной почты, вставьте соответствующие поля слияния. Кроме того, поля слияния, например имя, не обязательно должны быть частью блока адреса или строки приветствия. Если вы хотите персонализировать документ, включив в него имена получателей, отдельно вставьте поле слияния Имя_.

Щелкните или нажмите место, где нужно разместить поле слияния.

Щелкните стрелку раскрывающегося списка под кнопкой Вставить поле слияния и выберите поле.

Если названия поля нет в списке, нажмите кнопку Вставить поле слияния.

Чтобы просмотреть список полей в источнике данных, выберите пункт Поля базы данных.

Выберите команду Вставить.

Примечание: Если некоторые числа, денежные единицы или даты имеют неправильный формат, см. статью Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.

Использование правил для дополнительной персонализации

Возможно, вы захотите выделять сообщения с учетом данных в определенных полях источника данных. Например, в накладных может содержаться фраза «Просрочено» для клиентов, если значение поля «Срок оплаты» является прошедшей датой.

Этот уровень дополнительной персонализации зависит от правил настройки и кодов полей. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Правила и выберите нужное правило.

Дополнительные сведения об использовании правил слияния см. в статье Настройка правил для слияния сообщений электронной почты.

Добавление отдельных полей слияния

Чтобы добавить данные, например номера телефонов или адреса электронной почты, вставьте соответствующие поля слияния. Кроме того, поля слияния, например имя, не обязательно должны быть частью блока адреса или строки приветствия. Если вы хотите персонализировать документ, включив в него имена получателей, отдельно вставьте поле слияния Имя_.

Щелкните или нажмите место, где нужно разместить поле слияния.

Щелкните стрелку раскрывающегося списка под кнопкой Вставить поле слияния и выберите поле.

Примечание: Если некоторые числа, денежные единицы или даты имеют неправильный формат, см. статью Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.

Использование правил для дополнительной персонализации

Возможно, вы захотите выделять сообщения с учетом данных в определенных полях источника данных. Например, в накладных может содержаться фраза «Просрочено» для клиентов, если значение поля «Срок оплаты» является прошедшей датой.

Этот уровень дополнительной персонализации зависит от правил настройки и кодов полей. На вкладке Рассылки нажмите кнопку Правила и выберите нужное правило.

Дополнительные сведения об использовании правил слияния см. в статье Настройка правил для слияния сообщений электронной почты.

Слияние документов Word и Excel

Слияние документов Word и Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

Читать еще:  Вставка объектов в документ word

Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.

Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.

  • создадим пустой документ;
  • перейдём на вкладку «Рассылки»;
  • в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
  • выбираем пункт «Обычный документ Word».

Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».

Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».

В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».

Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.

Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».

Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».

Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.

Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».

Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».

Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA.

Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.

Добавление поля слияния в Word

Пришло время разместить поля источника данных в тексте главного документа.

1. Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Создание письма в области задач. Поместите курсор в первую строку документа и щелкните на команде Другие элементы. Откроется окно диалога Добавление поля слияния, в котором содержится список полей источника данных, созданного в предыдущем упражнении.

2. Выделите пункт Имя и щелкните на кнопке Вставить. Поле слияния появится в первой строке главного документа. Оно содержит специальный код, сообщающий программе Word, где следует размещать информацию из соответствующего ноля источника данных. Затем выберите пункт Фамилия и снова щелкните на кнопке Вставить. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть окно диалога Добавить поле слияния.

Читать еще:  Smart art word

3. Введите пробел, чтобы отделить имя от фамилии.

4. Нажмите клавишу Enter, откройте окно диалога Добавление поля слияния и выделите в списке пункт Адрес 1.

5. Снова нажмите Enter и выделите в том же списке пункт Индекс.

6. Переместите курсор в конец слова Уважаемый и нажмите клавишу Пробел.

7. Выберите в списке Добавление поля слияния поле Имя, нажмите клавишу Пробел и там же выберите поле Фамилия. Теперь главный документ должен выглядеть так, как показано на рис. 8.11.

Рис. 8.11. Главный документ с полями слияния

При слиянии Word позволяет не только перебрать все записи источника данных, но и отобрать некоторые из них. Для этого можно воспользоваться полями Word или запросом. Список Добавить поле Word панели инструментов Слияние позволяет добавлять в документ следующие поля, выполняющие отбор записей источника данных на основе определенных правил:

* ASK (Запрос) и FILLIN (Заполнение) генерируют паузу в процессе печати слияния и дают возможность вводить дополнительный текст в каждый экземпляр документа, например индивидуальный номер клиента или пароль;
* IF. THEN. ELSE позволяет ввести условие и действие, которое выполняется в случае истинности или ложности условия;
* MERGE REC (Номер записи) и MERGE SEQ (Номер по порядку ) добавляют в документ соответственно номер записи источника данных и порядковый номер экземпляра слияния. Если в слиянии участвуют не все записи источника данных, эти номера будут отличаться друг от друга;
* NEXT (Следующая запись) и NEXTIF (Следующая запись, если) дают возможность напечатать в одном экземпляре документа информацию из нескольких последовательных записей источника данных;
* SET BOOKMARK (Закладка) позволяет связать некоторый текст документа с закладкой, которую можно вставлять в документ любое число раз. Если изменится исходный текст, обозначенный закладкой, то он моментально обновится во всех точках вставки этой закладки;
* SKIPIF (Пропустить запись, если) дает возможность ввести условие, в случае истинности которого текущая запись будет пропущена и не попадет в слияние.

Давайте добавим в слияние пару полей Word.

8. Нажатием клавиш Ctrl+Home переместитесь в начало документа и выберите в панели инструментов Слияние команду Добавить поле Word > SKIPIF.

Рис. 8.12. Добавление поля Word

9. В раскрывающемся списке Поле выберите пункт Индекс, как показано на рис. 8.12.

10. В списке Оператор выберите пункт Равно.

11. Введите в поле Значение величину 114113.

12. Щелкните на кнопке ОК. Теперь при слиянии в источнике данных будут пропущены те записи, в поле Индекс которых записано значение 114113.

13. Нажмите клавиши Ctrl+End, а затем два раза клавишу Enter. Выберите команду Добавить поле Word > MERGEREC. С помощью этого поля вы сможете отследить, какие записи источника данных попадут в слияние. Теперь главный документ станет таким, как показано на рис. 8.13.

14. Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Просмотр писем области задач.

15. Щелкните на команде Изменить список в области задач, чтобы создать запрос, с помощью которого записи будут рассортированы по алфавиту имен получателей писем.

Рис. 8.13. Главный документ с полями Word

Давайте добавим правило отбора, оставляющее только адресатов из компании «Фантом». Щелкните на стрелке рядом с заголовком столбца Организация и в раскрывшемся списке выберите пункт Дополнительно. В появившемся окне диалога есть две вкладки. Первая из них — Отбор записей, — представленная на рис. 8.14, позволяет фильтровать записи источника данных.

Читать еще:  Как объединить ячейки в word

16. В списке Поле выберите пункт Организация.

17. В списке Оператор оставьте вариант Равно.

18. В поле Значение введите текст Фантом.

19. Раскройте вкладку Сортировка записей и настройте ее параметры.

20. Щелкните на кнопке ОК. Это обеспечит сортировку результата слияния по алфавиту фамилий адресатов, а затем по алфавиту их имен.

Примечание Назначение одинаковых правил сортировки для писем и наклеек на конверты позволяет при отправке писем не тратить время на поиск нужного конверта. Конверты с наклейками будут лежать на вашем столе в том же порядке, что и письма.

21. Щелчком на кнопке ОК закройте окно диалога Получатели и сохраните новую версию главного документа.

Поля слияния в документе и защита от изменений

Доброго времени суток!

MS Office 2007
Был сделан шаблон в Word, поля которого заполняются с помощью средств рассылки.
Для этого в Excel на одном листе изготовлена форма для заполнения. Достаточно много полей либо вычисляемые, либо по полям, заполняемым вручную, делается выборка из других таблиц-справочников.
На другом листе все эти данные формируются в вид базы данных, т.е. в таблицу, в которой, собственно говоря, заголовки столбцов и единственная запись.
Далее вызывается документ Word в котором в поля слияния вставляются эти данные из второго листа Excel.
Кстати, достаточно много полей с повторяющимися данными — так нужно.

Может быть всё это можно было сделать более красиво, но работает. Кроме того ещё желательно чтобы было без использования VBA. Правда осталась одна, точнее две не решённых проблемы, но о ней м.б. в другой раз.

Поскольку в итоговом документе много текста, который не подлежит изменению, то надо бы документ защитить от изменения, кроме полей слияния. Но вот тут столкнулся с тем, что сразу после подключения таблицы — «Выбора получателей», защита документа блокируется, т.е. все опции «Защиты документа» бледно-серые и не доступны.

Это так задумано или я чего-то не «догоняю»?

10.02.2014, 23:20

Отображение изменений в документе
Мне надо, чтобы при изменении какого-либо поля в документе, это отображалось в Логе документа.

Контроль изменений в документе
Добрый день! На предприятии возникла необходимость контроля документооборота. Сотрудникам разных.

Рассылка Изменений В Документе
Добрый день, коллеги! Очень надеюсь на ваши советы и помощь. Возник такой вот вопрос. Конфигурация.

Откат изменений в документе
Всем привет! есть некий процесс обработки документов, предполагающий их (этих документов) правку.

11.02.2014, 02:05212.02.2014, 10:34 [ТС]3

Почитав где-то в Справках о INCLUDETEXT не совсем понял о том, что защитит ли «он» информацию и как от изменений в готовом документе?

И не подскажете ли какую-нибудь нормальную литературу на эту тему, ну не только о INCLUDETEXT?

Например, есть ещё и поля работающие с базами данных, тут тоже из информации из Справки в голове как-то не укладывается как их использовать.

12.02.2014, 10:34
12.02.2014, 10:34

Заказываю контрольные, курсовые, дипломные и любые другие студенческие работы здесь.

Протоколирование изменений полей в документе
Задача следующая: К документам базы данных доступ на редактирование имеют несколько человек.

Изменение/сохранений изменений в XML документе
Добрый день! Что нужно,чтобы при нажатии на тот или иной узел в дереве компонента TreeView XML.

Сохранение изменений в документе без окна о замене файла
Программой открывается файл в excel Вносятся программой в него изменения. Закрывается файл, но.

Защита листа от изменений.
Т.е. защитить лист от изменений, но макросы чтоб могли менять данные на листе.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector