Tooprogram.ru

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Рассылка в word

Почтовая рассылка средствами Word и Excel.

Постановка задачи

Предположим, что у нас имеется вот такая таблица Excel:

В ней хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса, имена и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником с помощью вот такого поздравительного письма в Word:

Задача состоит в том, чтобы автоматически создать на каждого отдельное письмо, куда будут подставлены ФИО и название компании клиента, с тем чтобы потом эти письма вывести на печать.
Решить подобную проблему можно либо в Excel с использованием макросов, либо с помощью специально созданного для этого инструмента в Microsoft Word — Слияния (Mail Merge) .

Шаг 1. Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов должна удовлетворять нескольким простым условиям:

  • шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек)
  • в таблице не должно быть объединенных ячеек
  • в таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются)
  • т.к. Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая). «

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (FormatasTable) с вкладки Главная (Home) для создания подобных таблиц с данными для рассылки.

Шаг 2. Подготовка шаблона письма в Word

Здесь все проще — нужен обычный документ Word с оставленными в нем пустыми местами для вставки полей из списка Excel.

Шаг 3. Слияние

Открываем шаблон письма в Word и запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) — Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge) .
Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters).

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document) .

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов. После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния :

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать — куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе пользователь уже может предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из набора.

Этап 6. Завершение слияния

Нажатие ссылки Печать приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Вот и все! Получившийся документ можно отправить на печать или отредактировать-сохранить по желанию для похожих рассылок в будущем.

Помощь
Задать вопрос
программы
обучение
экзамены
компьютеры
Бесплатный звонок
ICQ-консультанты
Skype-консультанты
Общая справка
Как оформить заказ
Тарифы доставки
Способы оплаты
Прайс-лист
Карта сайта

Популярные статьи
Информационная безопасность Антивирусное ПО и защита от спама Eset Software Лаборатория Касперского


Бестселлеры
Курсы обучения «Atlassian JIRA — система управления проектами и задачами на предприятии»
Microsoft Office 365 для Дома 32-bit/x64. 5 ПК/Mac + 5 Планшетов + 5 Телефонов. Подписка на 1 год. Электронный ключ
Microsoft Windows 10 Профессиональная 32-bit/64-bit. Все языки. Электронный ключ
Microsoft Office для Дома и Учебы 2019. Все языки. Электронный ключ
Курс «Oracle. Программирование на SQL и PL/SQL»
Курс «Основы TOGAF® 9»
Microsoft Windows Professional 10 Sngl OLP 1 License No Level Legalization GetGenuine wCOA (FQC-09481)
Microsoft Office 365 Персональный 32-bit/x64. 1 ПК/MAC + 1 Планшет + 1 Телефон. Все языки. Подписка на 1 год. Электронный ключ
Windows Server 2016 Standard
Курс «Нотация BPMN 2.0. Ее использование для моделирования бизнес-процессов и их регламентации»
Антивирус ESET NOD32 Antivirus Business Edition
Corel CorelDRAW Home & Student Suite X8

О нас
Интернет-магазин ITShop.ru предлагает широкий спектр услуг информационных технологий и ПО.

На протяжении многих лет интернет-магазин предлагает товары и услуги, ориентированные на бизнес-пользователей и специалистов по информационным технологиям.

Хорошие отзывы постоянных клиентов и высокий уровень специалистов позволяет получить наивысший результат при совместной работе.

Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты

Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.

Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.

Шаг 1. Подготовка основного документа

Выберите Рассылки > Начать слияние > Сообщения электронной почты.

Шаг 2. Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.

Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.

Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.

Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.

Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.

Выберите Рассылки > Строка приветствия.

Выберите нужный формат.

Нажмите кнопку ОК, чтобы вставить поле слияния.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Вы можете добавить другие поля из источника данных. Дополнительные сведения см. в статье Вставка полей слияния.

Примечание: После вставки полей вам потребуется вручную отформатировать сообщение электронной почты.

Если часть адреса или другие поля отсутствуют, см. статью Слияние: подбор полей, чтобы исправить проблему.

Чтобы изменить шрифт, его размер или интервал между абзацами для содержимого, с которым производится слияние, выделите имя поля слияния и внесите нужные изменения.

Нажмите кнопку Просмотреть результаты, а затем нажимайте кнопки Далее или Назад , чтобы просмотреть имена и адреса в тексте письма.

Щелкните Найти о объединить > Отправить электронные сообщения.

В поле Кому выберите столбец электронного адреса или поле из списка рассылки.

Примечание: Word отправляет отдельное сообщение на каждый из электронных адресов. Добавить получателей копии и скрытой копии невозможно. Вы можете включать ссылки, но не можете добавлять вложения в сообщение электронной почты.

В поле Тема введите тему сообщения.

В поле Формат выберите вариант HTML (используется по умолчанию) или Текст, чтобы отправить документ в виде текста сообщения.

В группе Отправить записи используйте один из следующих параметров:

Все записи (по умолчанию).

Текущую запись, чтобы отправить только запись, отображаемую на экране.

С и По, чтобы отправить только диапазон записей.

Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить слияние.

В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете основной документ, сохраняется и его подключение к источнику данных. Для повторного использования откройте документ и ответьте Да, когда появится запрос на сохранение подключения к источнику данных.

См. также

Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.

Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.

Шаг 1. Создание основного документа в Word

Выберите Рассылки > Начать слияние > Сообщения электронной почты.

В Word введите текст сообщения, которое нужно отправить.

Шаг 2. Настройка списка рассылки

Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.

Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.

Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.

Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.

Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.

Выберите Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле для добавления.

В основном документе выберите область Перетащите поля в эту область или введите текст и щелкните или нажмите текст, чтобы удалить его.

Добавьте и отформатируйте нужные поля, а затем нажмите кнопку ОК.

Выберите Рассылки > Просмотреть результаты, чтобы посмотреть, как будут выглядеть сообщения.

Используйте стрелки влево и вправо на вкладке Рассылки для перехода между сообщениями.

Чтобы добавить или удалить поля слияния, еще раз выберите элемент Просмотреть результаты.

После завершения выберите Рассылки > Найти и объединить > Слияние по электронной почте.

Параметр Слияние по электронной почте недоступен, если вы не выбрали программу электронной почты, используемую по умолчанию.

Выберите поле слияния Кому, тему и формат отправки (в виде текста, HTML или вложения). При отправке в виде вложения в сообщении не будет основного текста, но оно отправляется в виде вложенного документа.

Нажмите кнопку Выполнить слияние и поместить в «Исходящие».

Массовая рассылка (слияние) с помощью Excel и Word

Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:

  • легки в использовании
  • малоизвестны
  • приносят охрененную пользу

и еще один нюанс — это единственный из всех инструментов, который использует связь с Word. Даже более того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.

Применение инструмента

Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку — ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.

Или ситуация — когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов — новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, уведомление — маркетологи например часто вынуждены клепать подобные письма с конвертами своим клиентам.

Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.

В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.

Что необходимо

В первую очередь нам нужны:

  • Документ-шаблон в Word’е
  • Список адресатов с их характеристиками (адресами, полом, обращением. )

У меня для примера простенькое письмецо:

Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:

Слияние — вот как называется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и нажимаем на вкладке «Рассылки» — «Начать слияние» — «Пошаговый мастер слияния».

Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.

  1. Выбор типа документа. Я выбрал «Письма»
  2. Открытие документа. Я уже открыл, поэтому «Текущий документ».
  3. Выбор получателей. У меня уже готовый список, поэтому «Использование списка» и Обзор. Там выбираю свой файл.
  4. Создание письма. Мне много блоков надо ввести, поэтому поочередно выбираю нужное место в письме и через «Другие элементы» вставляю нужный мне элемент.
  5. Просмотр писем. Здесь можно прокрутить ваши записи, т.е. посмотреть все документы, нажимая на соответствующие стрелочки.
  6. Завершение слияния. Тут есть два варианта — «Печать» — можете распечатать готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант «Изменить часть писем» — здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При этом также можно выбрать какие письма вам выгрузятся в Word, а какие не нужны.

Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать

Отвечаете «Да» и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.

Очевидный плюс этого инструмента — никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться лишь к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).

Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «Топ-10 инструментов Excel «. Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.

P.S. Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку в правой части страницы (Бесплатный курс «Топ-10 инструментов Excel») и будьте в курсе новых событий.

Массовая рассылка (слияние) с помощью Excel и Word : 9 комментариев

А как приложить файл к каждому письму?

Честно, не уверен, что это возможно.

«А как приложить файл к каждому письму?»
Через слияние — это невозможно. Можно только без использования Word. Есть рассыльщики писем в Excel, которые нужным образом настраиваются. Через них можно и файлы вкладывать, и содержание письма персональное через формулы устанавливать, и отправлять одним кликом письма для 1000 получателей. В поисковике набери «Макрос отправки письма из Excel через Outlook» и найдешь.

Отличная статья, спасибо! Всё делала по Вашей инструкции — получилось! Один вопрос: как настроить отображение дат в формате ДД.ММ.ГГГГ? (По умолчанию они выходят в виде ММ/ДД/ГГГГ)

» как настроить отображение дат в формате ДД.ММ.ГГГГ?»
В исходнике Excel дату необходимо хранить в виде текста. Например создайте дополнительный столбец, с формулой =Текст(A2;»дд.мм.гггг») и в Word ссылайтесь на этот столбец.

У меня в оутлуке несколько почт, как выбрать нужную почту отправления?

Боюсь, что пойдет та, что по умолчанию.

Замечательная статья, только имена указаны не в родительном, а в дательном падеже)

Слияние документов Word и Excel

Слияние документов Word и Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.

Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.

  • создадим пустой документ;
  • перейдём на вкладку «Рассылки»;
  • в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
  • выбираем пункт «Обычный документ Word».

Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».

Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».

В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».

Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен.

Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».

Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».

Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.

Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».

Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».

Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA.

Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.

Читать еще:  Вставка сноски в word
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector