Tooprogram.ru

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Word параметры текстового поля

Word параметры текстового поля

На этом шаге мы рассмотрим создание полей формы, которые можно использовать при формировании шаблонов.

Наиболее часто используемые шаблоны можно сделать унинверсальными, включив в шаблон документа поля формы. Создание документа базе такого шаблона сводится к заполнению полей формы нужным текстом.

Поля формы — это поля ввода для оперативного заполнения. Ввести информацию в форму можно с клавиатуры непосредственно в окне Word . Можно также распечатать шаблон, а затем заполнить поля формы вручную. В Word есть три типа полей формы:

  • текстовые поля ;
  • независимые переключатели и
  • списки .

С помошью полей формы в шаблоне документа обозначаются облаcти для ввода данных определенного типа. Поля формы можно заранее сформироватъ как обычный текст. При заполнении поля формы его форматирование автоматически назначается вводимому тексту.

Поле формы можно вставить в абзац, в ячейку таблицы или в текстовое поле. У пользователя есть возможность управлять данными, вводимыми в поля формы (определять список элементов, задавать элемент по умолчанию, форматировать), а также создавать макрокоманды, автоматически выполняемые при входе или выходе из поля, и информационные сообщения для каждого поля.

Как правило, поля формы вставляются и форматируются при создании шаблонов документов. Обработка полей форм выполняется посредством панели инструментов Формы :

Рис.1. Панель Формы

Примечание . Если панель инструментов Формы отсутствует на экране, ее можно отобразить, выполнив пункт меню Вид | Панели инструментов | Формы .

Панель инструментов Формы содержит деcять кнопок, назначение которых описано в следующей таблице:

Поля формы для текста — это области, в которые пользователь может вводить обычный текст. Посредством полей формы для переключателей пользователь дает положительный или отрицательный ответ. Поля формы со списком содержат элементы для выбора.

Чтобы вставить поле формы, необходимо установить курсор ввода в том месте шаблона, где при заполнении формы пользователь будет вводить информацию, и выполнить щелчок на одной из первых трех кнопок панели Формы .

Кнопка Параметры поля формы предоставляет возможность доступа к окну для установки параметров выбранного поля. Вид окна зависит от типа выбранного поля. Окно для установки опций текстового поля формы изображено на рисунке 2:

Рис.2. Диалоговое окно для установки опций текстового поля

Доступные опции и опции, используемые по умолчанию, зависят от типа поля формы.

В списке Тип указывается тип текстового поля формы:

  • Обычный текст ;
  • Число ;
  • Дата ;
  • Текущая дата ;
  • Текущее время ;
  • Вычисления .

Список Максимальная длина предназначен для определения максимальной длины поля. По мере ввода текста длина поля формы изменяется до максимума, заданного в списке Максимальная длина .

В поле Текст по умолчанию вводится текст, который будет отображаться в поле формы при открытии шаблона.

Формат текста устанавливается в поле Формат текста (смотри рисунок 2).

Любая макрокоманда, хранящаяся в шаблоне формы, может выполняться автоматически после установки курсора ввода в поле формы или извлечения оттуда. Макрокоманды назначаются в области Выполнить макрос .

При установке опции разрешить изменения поле становится доступным для занесения информации.

Описанное диалоговое окно открывается и с помощью команды Свойства контекстного меню поля.

На следующем шаге мы закончим создание шаблона документа.

Добавление, копирование или удаление текстового поля

В приложениях Microsoft Office можно добавлять, копировать и удалять надписи. Надписи позволяют добавить текст в любое место документа. Например, вы можете создавать броские цитаты или боковые примечания, чтобы привлечь внимание к важной информации.

Добавление текстового поля

Чтобы узнать, как добавить надпись, выберите приложение в раскрывающемся списке.

  • Какое приложение Office вы используете?
  • Excel
  • Outlook
  • PowerPoint
  • Project
  • Word

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Надпись.

Щелкните лист и перетащите указатель, чтобы нарисовать надпись нужного размера.

Чтобы добавить текст, щелкните надпись и введите или вставьте его.

Чтобы отформатировать текст, выделите его и воспользуйтесь элементами форматирования в группе Шрифт на вкладке Главная.

Чтобы переместить надпись, щелкните ее и, когда указатель превратится в крестообразную стрелку , перетащите ее в новое место.

Откройте сообщение и щелкните его текст.

На вкладке Вставка в группе Текст щелкните Надпись, а затем выберите пункт Нарисовать надпись.

Щелкните текст сообщения и перетащите указатель, чтобы нарисовать надпись нужного размера.

Чтобы добавить текст, щелкните надпись и введите или вставьте его.

Чтобы отформатировать текст, выделите его и воспользуйтесь элементами форматирования в группе Основной текст на вкладке Сообщение.

Чтобы изменить расположение текстового поля, щелкните его и, когда курсор примет вид , перетащите текстовое поле в новое место.

Чтобы настроить перенос текста в надписи, нажмите кнопку Параметры разметки и выберите значение из списка.

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Надпись.

Щелкните презентацию и перетащите указатель, чтобы нарисовать надпись необходимого размера.

Чтобы добавить текст, щелкните надпись и введите или вставьте его.

Если вы не используете мышь

Нажмите клавиши ALT+N, чтобы открыть вкладку Вставка.

С помощью клавиш со стрелками выберите кнопку Надпись.

Нажмите клавиши CTRL+ВВОД, чтобы добавить на слайд надпись, а затем введите текст.

Чтобы отформатировать текст, выделите его и воспользуйтесь элементами форматирования в группе Шрифт на вкладке Главная.

Чтобы изменить расположение текстового поля, щелкните его и, когда курсор примет вид , перетащите текстовое поле в новое место.

В проекте с диаграммой Ганта откройте вкладку Формат и нажмите кнопку Рисование.

Щелкните Надпись и перетащите указатель в диаграмме Ганта, чтобы нарисовать надпись нужного размера.

Чтобы добавить текст, щелкните надпись и введите или вставьте его.

Чтобы отформатировать текст, выделите его, откройте вкладку Задача и воспользуйтесь элементами форматирования в группе Шрифт.

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Надпись и выберите одну из готовых надписей, щелкните Другие надписи на Office.com или выберите команду Нарисовать надпись.

Если вы выбрали пункт Нарисовать надпись, щелкните документ и перетащите указатель, чтобы нарисовать надпись нужного размера.

Чтобы добавить текст, щелкните надпись и введите или вставьте его.

Если вы не используете мышь

Нажмите и отпустите клавиши ALT, N, а затем нажмите клавишу X.

С помощью клавиш со стрелками выберите нужную надпись, а затем нажмите клавишу ВВОД.

Когда вы завершите ввод и решите вернуться к редактированию текста в документе, нажмите клавишу ESC.

Чтобы отформатировать текст, выделите его и воспользуйтесь элементами форматирования в группе Шрифт на вкладке Главная.

Для форматирования самой надписи используйте команды на контекстной вкладке Формат, которая отображается в разделе Средства рисования, когда вы выбираете надпись.

Чтобы изменить расположение текстового поля, щелкните его и, когда курсор примет вид , перетащите текстовое поле в новое место.

Несколько надписей можно связать между собой, чтобы текст из одной надписи перетекал в другую. Щелкните надпись, а затем в разделе Работа с надписями на вкладке Формат в группе Текст нажмите кнопку Создать связь.

Копирование текстового поля

Щелкните границу текстового поля, которое необходимо скопировать.

Нажмите клавиши CTRL+C.

Примечание: Убедитесь, что указатель находится на границе надписи, а не внутри ее. В противном случае скопируется текст, а не надпись.

Щелкните нужное место и нажмите клавиши CTRL+V, чтобы вставить надпись.

Удаление текстового поля

Щелкните границу надписи, которую вы хотите удалить, и нажмите клавишу DELETE.

Примечание: Убедитесь, что указатель находится на границе надписи, а не внутри ее. В противном случае удалится текст, а не надпись.

Добавление текстового поля

Чтобы узнать, как добавить надпись, выберите приложение в раскрывающемся списке.

  • Какое приложение Office вы используете?
  • Excel
  • Outlook
  • PowerPoint
  • Word

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Надпись.

Щелкните лист и перетащите указатель, чтобы нарисовать текстовое поле нужного размера.

Чтобы добавить текст, щелкните текстовое поле, затем введите или вставьте текст.

Чтобы отформатировать текст, выделите его и воспользуйтесь элементами форматирования в группе Шрифт на вкладке Главная.

Чтобы изменить расположение текстового поля, щелкните его и, когда курсор примет вид , перетащите текстовое поле в новое место.

Откройте сообщение и щелкните его текст.

На вкладке Вставка в группе Текст щелкните Надпись, а затем выберите пункт Нарисовать надпись.

Щелкните текст сообщения и перетащите указатель, чтобы нарисовать надпись нужного размера.

Чтобы добавить текст, щелкните надпись и введите или вставьте его.

Чтобы отформатировать текст, выделите его и воспользуйтесь элементами форматирования в группе Основной текст на вкладке Сообщение.

Чтобы изменить расположение текстового поля, щелкните его и, когда курсор примет вид , перетащите текстовое поле в новое место.

Чтобы настроить перенос текста в надписи, нажмите кнопку Параметры разметки и выберите значение из списка.

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Надпись.

Щелкните презентацию и перетащите указатель, чтобы нарисовать текстовое поле нужного размера.

Чтобы добавить текст, щелкните текстовое поле, затем введите или вставьте текст.

Чтобы отформатировать текст, выделите его и воспользуйтесь элементами форматирования в группе Шрифт на вкладке Главная.

Чтобы изменить расположение текстового поля, щелкните его и, когда курсор примет вид , перетащите текстовое поле в новое место.

На вкладке Вставка в группе Текст щелкните Надпись, а затем выберите пункт Нарисовать надпись.

Щелкните в документе и перетащите указатель, чтобы нарисовать текстовое поле нужного размера.

Чтобы добавить текст, щелкните текстовое поле, затем введите или вставьте текст.

При наличии проблем с печатью текстовых полей убедитесь, что установлен флажок Печать рисунков, созданных в Word.

Для этого откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Параметры, щелкните Отображение, а затем в группе Параметры печати установите флажок Печать рисунков, созданных в Word.

Чтобы отформатировать текст, выделите его и воспользуйтесь элементами форматирования в группе Шрифт на вкладке Главная.

Чтобы изменить расположение текстового поля, щелкните его и, когда курсор примет вид , перетащите текстовое поле в новое место.

Несколько нарисованных текстовых полей можно связать между собой, чтобы текст из одного поля перетекал в другое. Щелкните одно из текстовых полей, а затем в разделе Средства рисования на вкладке Формат в группе Текст выберите элемент Создать связь.

Копирование текстового поля

Щелкните границу текстового поля, которое необходимо скопировать.

На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать .

Указатель должен находиться не внутри текстового поля, а на его границе. Если указатель не на границе, то при нажатии кнопки Копировать копируется не само текстовое поле, а только находящийся в нем текст.

На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить.

Удаление текстового поля

Щелкните границу текстового поля, которое нужно удалить, и нажмите клавишу DELETE.

Указатель должен находиться не внутри текстового поля, а на его границе. Если указатель не на границе, то при нажатии клавиши DELETE удаляется не само текстовое поле, а только находящийся в нем текст.

Добавление текстового поля

Чтобы узнать, как добавить надпись, выберите приложение в раскрывающемся списке.

Создание полей


Использование полей

Для нумерации страниц печатного документа, необходимо вставить в него поле нумерации страниц – PAGE. Это можно сделать двумя способами:

  • командами меню Вставка – Номера страниц ;
  • кнопкой Номер страницы на панели инструментов Колонтитулы .

Рассмотрим второй способ :

  1. Выполните команды меню Вставка – Номера страниц – откроется окно диалога “Номера страниц” :
  2. В поле Положение укажите, где должен находиться счетчик страниц : внизу или вверху страницы.
  3. В списке Выравнивание уточните положение счетчика : справа, слева, от центра, внутри (для зеркальных страниц), снаружи (для зеркальных страниц).
  4. Если вы хотите убрать нумерацию с первой страницы документа, снимите флажок Номер на первой страницы. Первая страница остается без номера, хотя она учитывается при нумерации остальных страниц.
  5. Для изменения стиля нумерации, или нумерации с другого номера, нужно воспользоваться кнопкой Формат. Данная кнопка открывает окно диалога “Формат номера страницы”.


Ввод даты и времени

  1. Установите курсор в нужную позицию текста документа (месторасположения даты).
  2. Выполните команды меню Вставка – Дата и время – откроется окно диалога “Дата и время” .
  3. В списке Форматы – выберите формат даты, времени или их комбинацию.
  4. Для вставки даты в виде поля (это информация будет обновляться) установите флажок Обнавлять автоматически .

Замечание : Дату можно вставить в области колонтитулов с помощью кнопки Дата на панели инструментов Колонтитулы .

Добавление названий к таблицам, рисункам, формулам и другим элементам

Word допускает ручное и автоматическое добавление названия к таблице, рисунку, формуле и любому другому элементу документа при его вставке.

Добавление названий к существующим объектам:

  1. Выделите элемент, к которому следует добавить название;
  2. Выполните команды меню Вставка -Название, откроется диалоговое окно «Название» ;
  3. В списке Постоянная часть укажите постоянную часть в названии объекта (рисунок, таблица, диаграмма ит.д.), если значение отсутствует в списке — его можно добавить кнопкой Создать;
  4. В поле Название, после постоянной части и номера объекта введите название объекта;
  5. С помощью списка Положение определите положение подписи относительно объекта (под выделенным объектом, над выделенным объектом);
  6. Тип нумерации можно изменить с помощью кнопки Нумерация;
  7. Кнопка Автоназвание позволяет задать типы объектов, название к которым добавляется автоматически при вставке очередного объекта.
  8. Нажмите кнопку ОК .

Замечание : тексту названия объекта применяется стандартный стиль Название объекта.

Вставка ссылок на объекты

В отчетах, докладах, электронных документах часто приходиться ссылаться на разделы, иллюстрации, таблицы, рисунки. Это может быть:

  • текстовая ссылка на заглавие темы, заголовок таблицы, подрисуночную подпись (См. раздел “…”) ;
  • ссылки на номер страницы, где начинается тема, таблица, находится рисунок (См. страницу …) ;
  • номер объекта (См. таблицу …).

Можно ссылки создавать вручную, а можно использовать поля ссылок. Для добавления ссылки :

  1. Выполните команды меню Вставка – Перекрестная ссылка – откроется окно “Перекрестные ссылки”
  2. В списке Тип ссылки укажите объект, на который вы делаете ссылку (рисунок, таблица, заголовок).
  3. Выберите нужное значение из списка Вставить ссылку на… Содержание списка определяется выбранным типом ссылки (шаг 2). Например, Тип ссылки – заголовок, Вставить ссылку на – текст заголовка, номер страницы (на которой он находится), номер заголовка.
  4. Выберите конкретный объект ссылки из списка Для какого … Данный список содержит элементы документа выбранного типа, на которые можно сослаться с помощью поля ссылка..
  5. Установите параметр Вставить как гиперссылку , если необходимо организовать гиперссылку к перекрестной ссылке.
  6. Нажмите кнопку Вставить .

Замечание : Название объектов ( заголовки, названия таблиц, рисунков и т.д.), на которые может ссылаться Word, должны быть отформатированы стандартными стилями. Например, заголовки – стилями Заголовок1-9 , название таблиц, рисунков стилем Название объекта.

Вставка ссылок на объекты

В отчетах, докладах, электронных документах часто приходиться ссылаться на разделы, иллюстрации, таблицы, рисунки. Это может быть:

  • текстовая ссылка на заглавие темы, заголовок таблицы, подрисуночную подпись (См. раздел “…”) ;
  • ссылки на номер страницы, где начинается тема, таблица, находится рисунок (См. страницу …) ;
  • номер объекта (См. таблицу …).

Можно ссылки создавать вручную, а можно использовать поля ссылок. Для добавления ссылки :

  1. Выполните команды меню Вставка – Перекрестная ссылка – откроется окно “Перекрестные ссылки”
  2. В списке Тип ссылки укажите объект, на который вы делаете ссылку (рисунок, таблица, заголовок).
  3. Выберите нужное значение из списка Вставить ссылку на… Содержание списка определяется выбранным типом ссылки (шаг 2). Например, Тип ссылки – заголовок, Вставить ссылку на – текст заголовка, номер страницы (на которой он находится), номер заголовка.
  4. Выберите конкретный объект ссылки из списка Для какого … Данный список содержит элементы документа выбранного типа, на которые можно сослаться с помощью поля ссылка..
  5. Установите параметр Вставить как гиперссылку , если необходимо организовать гиперссылку к перекрестной ссылке.
  6. Нажмите кнопку Вставить .

Замечание : Название объектов ( заголовки, названия таблиц, рисунков и т.д.), на которые может ссылаться Word, должны быть отформатированы стандартными стилями. Например, заголовки – стилями Заголовок1-9 , название таблиц, рисунков стилем Название объекта.

Вставка сноски


  1. Укажите место для вставки знака сноски.
  2. В меню Вставка выберите команды Ссылка — Сноска .
  3. В разделе Положение выберите тип вставляемой сноски: сноски или концевые сноски .
  4. Укажите место расположения сноски. По умолчанию обычные сноски помещаются внизу страницы, а концевые — в конце документа. Расположение сносок можно изменить, выбрав нужный вариант в списке сноски или концевые сноски .
  5. Выберите нужный формат сноски в разделе Формат
    • В поле Формат номера выберите формат, который следует применять в данном разделе.
    • Для создания пользовательского формата номера в поле другой введите свой знак сноски или нажмите кнопку Символ для использования встроенного символа.
    • В списке Нумерация выберите, следует ли начинать нумерацию заново в каждом разделе или на каждой странице, либо последовательно нумеровать сноски по всему документу.
    • В поле Применить выберите, в какой части документа следует вставлять сноски с номерами нового формата.

  • Для вставки обычной сноски нажмите клавиши CTRL+ALT+F .
  • Для вставки концевой сноски нажмите клавиши CTRL+ALT+D .

Перемещение, копирование и удаление сносок


  1. В документе выделите знак сноски, которую следует переместить, скопировать или удалить.
  2. Переместите, скопируйте или удалите знак сноски:

  • Чтобы переместить знак сноски, перетащите его на новое место.
  • Чтобы скопировать знак сноски, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, перетащите его на новое место.
  • Для удаления нажмите клавишу Del.

  • Создание оглавления


    Изменение оформления оглавления


    1. В меню Вставка последовательно выберите команды меню Ссылка и Оглавление и указатели , а затем откройте вкладку Оглавление .
    2. 2. В списке Форматы выберите параметр Из шаблона и нажмите кнопку Изменить .
    3. 3. В группе Стили выберите стиль, который требуется изменить, и нажмите кнопку Изменить .
    4. 4. В группе Формат выберите нужные параметры.

    Обновление оглавления


    Удаление оглавления


    1. Выделите оглавление вручную или с помощью кнопки Оглавление на панели инструментов Структура .
    2. Нажмите клавишу DEL .

    Использование полей слияния

    Иногда в текстовом редакторе Word требуется напечатать несколько документов (писем, конвертов, каталогов), незначительно отличающихся друг от друга. Для решения этой задачи можно воспользоваться простым копированием и редактированием, а можно — методом слияния документов .

    Принцип слияния состоит в следующем :

    1. Готовится два документа :

    • основной документ содержит общую для всех документов часть (например, текст письма) и поля слияния, с помощью которых в документ будут вставляться данные из источника данных; это всегда документ Word;
    • источник данных – список различий, представленных в виде таблицы (например, таблица, содержащая фамилию, имя, адрес получателя); это может быть таблица Word, Excel, файл базы данных .

    1. При слиянии для каждой записи (или записи, удовлетворяющей заданному условию) в таблице – источнике данных , создается новый документ, текст которого совпадает с основным документом , а вместо полей слияния указываются данные из источника.

    Для слияния документов используются поля слияния : MergeField

    Данное поле вставляет в основной документ ссылку на поле данных в источнике данных. В основном документе слияния имя поля данных отображается внутри двойных угловых скобок (например “Имя”). При слиянии основного документа с выбранным источником данных содержимое указанного поля данных будет вставлено вместо данного поля.

    Перед вставкой полей слияния необходимо выбрать источник данных для основного документа. Чтобы вставить поле :

    1. установите курсор в тексте основного документа в позицию, где должно располагаться данное значение ;
    2. нажмите кнопку Добавить поле слияния на панели инструментов Слияние (данная панель появиться на экране после выбора основного документа и источника данных) и выберите название поля из списка.

    Fillin

    Данное поле предлагает пользователю с помощью окна диалога ввести текст. Ответ печатается там, где расположено поле. Приглашение ввести текст выводится при обработке каждой записи данных из источника данных. Вставить поле можно с помощью панели инструментов Слияние :

    1. установите курсор в позицию, где должен находиться текст ответа ;
    2. нажмите кнопку Добавить поле Word ;
    3. 3. из списка выберите поле Fillin;
    4. 4. в поле Сообщение введите текст сообщения, которое будет выводиться в диалоговом окне (пример, “Укажите дату и место совещания”) ;
    5. 5. в поле Стандартный ответ можно ввести значение, выводимое в качестве ответа по умолчанию ;
    6. 6. установите флажок Только один раз , чтобы во время создания типовых документов диалоговое окно выводилось только в самом начале, а не при обработки каждой записи источника данных ;
    7. нажмите кнопку ОК.

    IF…THEN…ELSE

    Поле IF…THEN…ELSE позволяет выводить в нужной позиции текста информацию только при выполнении указанных условий.

    Поле можно вставить с помощью панели инструментов Слияние :

    1. установите курсор в позицию, где должен находиться текст ответа ;
    2. нажмите кнопку Добавить поле Word ;
    3. из списка выберите поле IF…THEN…ELSE;
    4. задайте условие
      • в списке Поле выберите название анализируемого поля источника данных ;
      • в списке Оператор выберите нужную операцию сравнения ;
      • в поле Значение задайте сравниваемое значение.

    1. в поле Вставить следующий текст введите текст выводимый в случае, если условие является истинным ;
    2. в поле В противном случае вставить следующий текст введите текст выводимый, если условие является ложным ;
    3. нажмите кнопку Ок .

    Пример (план выполнения процедуры слияния): Напечатать несколько одинаковых писем разным адресатам, используя данные из таблицы Word.

    Для решения этой задачи необходимо выполнить следующие действия :

    1. Создать таблицу данных, содержащую ФИО адресата и его адрес .
      ИмяФамилияАдрес
      Сергей ИвановичИвановТомск, пр.Кирова, 25 кв.4
      Тарас ПетровичБульбаТомск, ул.Новгородская, 15 кв.56
      Мария ВикторовнаСидороваТомск, ул.Енисейская,4 кв.3
    2. Набрать текст письма

    Адрес >
    Милый > > Имя>
    Я повзрослела еще на год. Это событие нужно отпраздновать с шиком. Я жду тебя в . Обещаю веселую компанию, много хорошей музыки и еще больше разных деликатесов.

    Имя>, я верю ты порадуешь меня своим присутствием.

    Создание документов и электронных форм

    Поля со списками

    Поля со списками предназначены для выбора в них одного из заранее веденных значений. Значения могут быть любыми: текст, числа, даты и др.

    • Установите курсор в месте вставки.
    • Во вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий и выберите элемент Поле со списком (см. рис. 1.76).
    • Первоначально поле отобразится как серый прямоугольник.

    Для настройки параметров поля со списком нажмите кнопку Свойства во вкладке Разработчик в группе Элементы управления (см. рис. 1.77) или дважды щелкните по нему мышью. В окне Параметры поля со списком ( рис. 1.79) настройте параметры списка.

    Для добавления значения введите его в текстовое поле Элемент списка и нажмите кнопку Добавить. Можно добавить любое число элементов списка. Ошибочно добавленный элемент можно удалить: выделите его в поле Список и нажмите кнопку Удалить.

    Пользуясь кнопками Порядок можно изменить порядок расположения элементов в списке. В поле по умолчанию отображается элемент, находящийся на первой позиции в поле Список.

    Флажок

    Флажок используется для выбора пользователем формы одного из двух вариантов: флажок установлен или нет.

    • Установите курсор в месте вставки.
    • Во вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Инструменты из предыдущих версий и выберите элемент Флажок списком (см. рис. 1.76).
    • Первоначально поле отобразится как серый прямоугольник.

    Для настройки параметров флажка нажмите кнопку Свойства во вкладке Разработчик в группе Элементы управления (см. рис. 1.77) или дважды щелкните по нему мышью.

    В окне Параметры флажка ( рис. 1.80) настройте параметры флажка.

    Можно настроить размер флажка. При установке переключателя Авто флажок имеет размер установленного при оформлении шрифта. Переключатель Точно позволяет установить размер флажка независимый от размера шрифта.

    Можно настроить состояние по умолчанию: снят или установлен.

    Создание текста справки к полям

    Для удобства пользователей формы к каждому полю можно добавить текст справки, который будет отображаться в строке состояния окна Word или выходить при нажатии клавиши F1.

    Для любых полей справка создается одинаково.

    • В окне установки параметров текстового поля (см. рис. 1.78), поля со списком (см. рис. 1.79) или флажка (см. рис. 1.80) нажмите кнопку Текст справки.
    • Во вкладке Строка состояния окна Текст справки для поля формы ( рис. 1.81) установите переключатель Текст справки и введите текст справки. Аналогично введите текст во вкладке Клавиша F1.

    В качестве текста справки можно использовать также элементы автотекста.

    При переходе к полю в защищенном документе, справка будет автоматически отображаться в строке состояния и при нажатии клавиши F1 ( рис. 1.82).

    Изменение формата содержимого поля формы

    В созданной и защищенной форме изменить параметры оформления содержимого поля будет невозможно. Все оформление необходимо произвести при создании формы.

    • Выделите поле формы, которое нужно форматировать.
    • Установите требуемое оформление с использованием вкладки Главная или мини-панели инструментов.

    Автоматизация работы с формой

    В форме можно использовать макросы. Например, после ввода данных в какое-нибудь поле можно автоматически заполнить еще несколько полей.

    Макросы могут автоматически запускаться при входе в поле или выходе из поля.

    • Создайте необходимые макросы и сохраните их в файле формы. Если необходимые макросы содержит другой шаблон, скопируйте данные макросы в шаблон формы.
    • Чтобы макрос запускался при помещении курсора в поле формы, в окне установки параметров текстового поля (см. рис. 1.78), поля со списком (см. рис. 1.79) или флажка (см. рис. 1.80) выберите необходимый макрос в раскрывающемся списке При входе.
    • Чтобы макрос запускался, когда курсор находится в поле формы, в окне установки параметров текстового поля (см. рис. 1.78), поля со списком (см. рис. 1.79) или флажка (см. рис. 1.80) выберите необходимый макрос в раскрывающемся списке При выходе.
    • В окне установки параметров текстового поля (см. рис. 1.78), поля со списком (см. рис. 1.79) или флажка (см. рис. 1.80) нажмите кнопку Текст справки.

    Защита формы

    Перед распространением формы, разработанной для просмотра и заполнения, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

    • Во вкладке Разработчик в группе Защитить нажмите кнопку Защитить документ и выберите команду Ограничить форматирование и редактирование ( рис. 1.83).

    Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные в поля формы.

    Работа с формой

    Заполнение формы

    При заполнении защищенной формы переход между полями можно производить клавишами перемещения курсора. Клавиши со стрелками вниз и вправо, а также клавиша PageDown переводят курсор к следующему полю, а Клавиши со стрелками вверх и влево, а также клавиша PageUp — к предыдущему. Для последовательного перехода по полям можно пользоваться также клавишу Tab.

    Курсор в поле можно зафиксировать также щелчком мыши.

    Данные в текстовые поля защищенной формы можно вводить с клавиатуры или извлекать из буфера обмена. Следует обратить внимание, что при вводе данных в поле формы проверка правописания не производится. Автозамена работает, автотекст — нет.

    При переходе к полю со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение ( рис. 1.86).

    Флажок можно установить (снять) щелчком мыши или клавишей Пробел.

    Печать данных, введенных в электронную форму

    При печати форм можно ограничиться печатью только данных из полей формы и не выводить на печать постоянную часть формы.

    • Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.
    • В категории Дополнительно диалогового окна Параметры Word в разделе При печати этого документа ( рис. 1.87) установите соответствующий флажок.

    Напечатаны будут только данные, введенные в форму. Если электронная форма была разработана на основе готового бланка, и поля формы находятся в тех же местах, что и на бланке, можно вставить бланк в принтер и использовать описанную процедуру для заполнения бланка.

    Читать еще:  Как делать диаграмму в word
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector